La gestión de las inscripciones en el Centro Infantil Vera consta de las siguientes fases que se explican a continuación:
Toda la gestión se realiza a través de las siguientes aplicaciones, cuyos manuales son:
Publicación de la convocatoria de matrícula:
Antes de publicar la convocatoria de matrícula es necesario enviar un GREGAL al ASIC indicando la siguiente información:
- Fechas de inscripción en la convocatoria → Para actualizar las fechas en las que debe aparecer el formulario en la sede electrónica.
- Documento con las bases de la convocatoria → Para enlazarlo en el apartado de más información del formulario de la sede electrónica.
- Fecha y hora de la reunión informativa para los alumnos de nuevo ingreso → Se actualiza en la plantilla de correo que se les envía a los padres cuando se acepta la solicitud.
- Plazo para el pago de los recibos de matrícula → Para actualizarlo en la generación de recibos de matrículas y en los correos de notificación.
- Importes de matrícula para actualizarlo en la generación de los recibos → Para actualizarlo en la generación de recibos de matrículas.
Solicitudes por Sede Electrónica:
Durante el plazo de solicitud, los empleados y el personal externo a la UPV pueden rellenar la solicitud a través del siguiente formulario de sede electrónica: https://sede.upv.es/oficina_tactica/?idioma=es_ES#/tramita/20/277/cauce?idform=CI_Matricula.Las solicitudes se quedan almacenadas en Táctica para ser procesadas.
Revisión de solicitudes:
Una vez finaliza el plazo de matrícula, podemos revisar las solicitudes que se han ido registrando desde Táctica, tal y como explica el apartado Ver una solicitud (expediente) del manual. Además podemos realizar correcciones de algunos datos en el caso de que se hayan realizado incorrectamente.
Para evaluar las solicitudes podemos visualizarlas desde la aplicación de la Intranet que permite exportarlas a Excel, desde el apartado Inscripciones > Listado de solicitudes.
Incorporar solicitudes una vez finalizado el plazo:
Aunque haya finalizado el plazo de solicitud, los gestores pueden incorporar solicitudes manualmente desde Táctica, tal y como explica el apartado Incorporar solicitudes manualmente del manual.
Reserva de plazas (selección de solicitudes):
Una vez hemos revisado las solicitudes o hemos incorporado alguna solicitud, debemos Actualizar estado de matrícula (avanzar fase): tal y como indica el manual de Táctica. Para ello seleccionaremos una de las siguientes fases:
| FASE | DESCRIPCIÖN |
|---|---|
| Matricula aceptada provisional | Solicitudes que disponen de una reserva de plaza pero que debe revisarse su situación en septiembre para comprobar que cumplen los requisitos de la convocatoria: necesitan matricularse de un nuevo curso, están a la espera de la renovación del contrato, etc. |
| Matrícula aceptada definitiva | Solicitudes que disponen de una reserva de plaza y actualmente cumplen todos los requisitos de la convocatoria. No es necesario volverlas a revisar en septiembre ya que la situación del solicitante no va a cambiar. |
| Matrícula rechazada | Solicitudes de matrículas que se han rechazado por no cumplir las condiciones de la convocatoria. Es necesario indicar un motivo de rechazo en las solicitud, por ejemplo si el alumno no cumple los requisitos de edad. |
| Lista de espera | Solicitudes de matrículas que cumplen los requisitos de la convocatoria pero que no disponen de una plaza libre y quedan a la espera por si hay alguna renuncia. |
| Desiste solicitado | Solicitudes de matrículas que el solicitante ha pedido que anulemos porque ya no desea la inscripción en el centro. |
Generación de recibo de matrícula:
Para formalizar la matrícula, los solicitantes deben ingresar la cuota correspondiente a los meses de septiembre y octubre. Para ello, debemos generar un recibo de matrícula para todas aquellas solicitudes que se encuentran en estado Matricula aceptada provisional o definitiva. Esto podemos realizarlo desde el apartado Recibos > Recibos matrículas
Aceptación definitiva de matrícula:
Una vez hayamos comprado que las matrículas se han pagado, debemos Actualizar estado de matrícula (avanzar fase): hasta una fase final. Para ello seleccionaremos una de las siguientes fases:
| FASE | DESCRIPCIÖN |
|---|---|
| Matricula pagada | Solicitudes que han realizado el pago y reúnen ya los requisitos (en el caso de aceptación provisional). Estas solicitudes pasan directamente a ser alumnos del centro. |
| Desiste aceptado | Solicitudes aceptadas que una vez se han generado el recibo, deciden renunciar a la plaza. |
| No admitidos | Solicitudes que finalmente no cumplen los requisitos de matrícula o se han quedado en lista de espera sin plaza. |
Listado de datos de contacto para AFACI:
Una vez tenemos el listado de matriculados definitivo, podemos generar un listado de datos de contacto para AFACI desde el menú Alumnos > Datos para AFACI
Distribución de alumnos por aulas:
Una vez tenemos el listado de matriculados definitivo, tenemos que asignar las aulas de cada alumno desde el menú Alumnos > Alumnos por Aula. Además en esta pantalla podemos editar los datos de los alumnos y añadir algunas observaciones.
Cuando terminemos la asignación de alumnos por aulas, podemos generar las fichas desde la opción Alumnos > Fichas de aula
Generación de recibos mensuales:
Todos los meses debemos generar los recibos con la cuota mensual desde el menú Recibos > Recibos mensuales
Si ha cambiado algún dato de domiciliación, podemos actualizarlo desde la pantalla de Recibos > Datos domiciliaciones.
Baja de alumnos (una vez iniciado el curso):
Para dar de baja alumnos que si han llegado a asistir al centro y que no se le generen los recibos al mes siguientes, tenemos que indicar la fecha de baja desde el menú Alumnos > Alumnos por Aula
Otra información de interés:
- Manual de la aplicación antigua: Manual+Centro+Infantil+Vera+(En+desuso).doc