La tramitación de las Indemnizaciones a las que dan derecho las Comisiones de Servicio adecuadamente autorizadas y verificadas, conforme a la Norma 9.1.3 de las Normas de Funcionamiento del Presupuesto de la Universidad Politécnica de Valencia 2022, corresponden al personal de administración y servicios de la Universidad.
Se accede a la solicitud en la sección Seguimiento, apartado Seleccione una solicitud a tramitar – Indemnización de comisión de servicios.
A continuación se detallan los apartados más relevantes de la solicitud de indemnizaciones y los datos a introducir en cada uno de ellos.
Datos de la solicitud
Se ha de seleccionar la solicitud de comisión de servicios que se va a indemnizar de la lista desplegable, si no aparece directamente hay que buscarla por nombre o NIF del comisionado, o referencia de la solicitud de comisión de servicios.
Configuración del itinerario
Se Introduce el itinerario del viaje del comisionado.
- Multiviaje → Las comisiones de servicio se pueden realizar agrupando viajes en distintas fechas, teniendo en cuenta que el objeto y el destino de la comisión de servicios son los mismos para todas las fechas introducidas.
Para más información de cómo proceder dirigirse a Multiviaje.
- Tránsito → Si al configurar el itinerario, una ciudad se marca como “Tránsito”, ésta no tendrá gasto asociado, de esta manera indicamos que se trata de un destino donde se hace escala.
- Ciudad → La primera ciudad indicada en el itinerario se refiere a la ciudad de salida y fecha de salida respectivamente.
El resto de ciudades a introducir son las ciudades de llegada (destino) y sus fechas de llegada.
Si se repite una ciudad como destino en diferentes días, se agrupa por ciudades. Es decir, solo se muestra una pestaña por cada ciudad distinta.
Se introducen los conceptos de gastos en cada una de las pestañas de las ciudades del itinerario:
- Se selecciona un concepto de la lista ofrecida por la aplicación.
2. Se indica en 
el "Pago a otros", si procede, si no la casilla se deja sin seleccionar (se explica más detalladamente a continuación).
3. Se indica la fecha en la que se efectuó el gasto.
Como se puede ver en la siguiente imagen, solo aparecen activos los días en los que se puede efectuar gasto en la ciudad de la pestaña seleccionada:
4. Se describe el gasto brevemente.
5. Se indica la cantidad y el importe.
Existen unos importes máximos para algunos conceptos marcados por la normativa (Decreto 24/1997 de 11 de febrero del Gobierno Valenciano), son Manutención y Alojamiento.
Si el importe introducido en el concepto supera el máximo permitido se devengará el importe estipulado en el Decreto.
En el documento PDF que genera la aplicación se marcará con DOCV:
Si la indemnización corresponde a un viaje de representación institucional de la Universitat o de ámbito competencial, atendiendo a la norma 9.1.5 Indemnización de las comisiones de servicios, las indemnizaciones por hospedaje y restauración se devengarán en los importes efectivamente realizados, de acuerdo con la justificación documental de los mismos, por tanto, no se podrán introducir conceptos de Manutención.
6. Moneda, por defecto aparece Euros. Si el gasto se ha realizado en otra moneda se debe seleccionar la moneda en la que se ha efectuado dicho gasto e indicar la cantidad en Importe.
Además habrá que introducir el importe en Euros y la aplicación calcula automáticamente el cambio de moneda correspondiente.
7. Por último, se pulsará
para validar los datos introducidos.
A continuación, se describe con más detalle:
- Pago a otros → Se debe de marcar si el importe no va a ser abonado al comisionado (por ejemplo, facturas de agencias de viajes).
En el caso de que la indemnización se haya tramitado con un Anticipo de Fondos a Justificar no se mostrará esta opción ya que será el comisionado el que deba realizar todos los pagos correspondientes.
A tener en cuenta:
- El "Pago a otros" siempre se debe añadir en una etiqueta a la indemnización en el apartado Etiquetas para la tramitación, aunque el endosatario será distinto al comisionado.
2. El tercero de todos los documentos contables correspondientes a la indemnización registrados en Serpis siempre debe ser el comisionado, salvo en el caso de inscripciones a congreso, donde la factura estará a nombre de la Universitat y el tercero será la entidad emisora.
Etiquetas para la tramitación
La etiqueta a introducir en la indemnización deberá estar registrada en Serpis para poder realizar las validaciones correspondientes.
Si se ha llegado a este punto y las etiquetas no están registradas en Serpis, se puede grabar como borrador la indemnización de servicios y después recuperarla para introducir las etiquetas.
A tener en cuenta:
Al registrar las facturas que se van a introducir en la indemnización se deben rellenar las líneas de la factura (DATOS F3) antes de incluir la etiqueta en la indemnización.
1. Las facturas de inscripción a actividad/congreso deben contabilizarse por la económica correspondiente, que son:
22850 Gastos diversos: Reuniones y conferencias(C.Ins)
68351 Reuniones y conferencias(C.Inscr.,Divers.,etc..)
Al registrar este tipo de facturas se deben rellenar las líneas de la factura (DATOS F3) antes de incluir la etiqueta en la indemnización.
2. El importe del concepto de inscripción a actividad/congreso debe coincidir con el importe de la factura.
3. El importe total de la indemnización (suma de todos los conceptos) debe coincidir con el total de los documentos contables registrados en Serpis. En la siguiente imagen se encuadra en rojo donde se detalla el importe total de la indemnización.
3. El comisionado debe ser el mismo que el tercero indicado en el documento contable registrado en Serpis, excepto en las inscripciones a actividades.
4. Cualquier factura introducida en la indemnización debe estar contabilizada por una económica permitida en Indemnizaciones:
22850 Gastos diversos: Reuniones y conferencias (C.Ins)
23110 Gastos de viajes por gestión y representación
23120 Gastos de viajes por docencia
23130 Gastos de viajes por investigación
23160 Gastos de locomoción
23180 Indemniz. de otros gastos por razón de servicios
68351 Reuniones y conferencias ( C.Inscr.,Divers.,etc..)
68354 Dietas, locomoción y traslados
Anticipos de fondos a justificar
Cuando exista un AFJ en la solicitud de la comisión de servicios, al realizar la indemnización pueden darse tres situaciones:
1. Que el importe del anticipo sea menor que el importe de la indemnización, hay que abonar al comisionado la diferencia entre el importe total de la indemnización y el AFJ recibido anteriormente, que será el importe de la operación AFJ+.
No se podrá contabilizar la operación hasta que el Responsable de la oficina gestora que financia la indemnización, haya firmado esta para que se genere la operación AFJ+ correspondiente a la diferencia de importes.
Se registrarán las etiquetas en Serpis, y se introducirán estas etiquetas en la indemnización. La contabilización de la operación no se podrá realizar en este momento, para poder contabilizarse tiene que estar hecho el AFJ+, que se genera en el momento en que el Responsable de la oficina gestora que financia firma la indemnización.
Al firmar el Responsable de la oficina gestora que financia la indemnización, se realiza el AFJ+, y se enviará un mail a la persona que realizó dicha indemnización para informarle que ya puede realizar la contabilización.
Además, para poder gestionar estos casos más fácilmente se puede consultar la opción Operaciones AFJ pendientes en el siguiente enlace Operaciones AFJ Pendientes.
En resumen, los pasos a realizar serían los siguientes:
- Se registran los documentos en Serpis.
- Se introducen las etiquetas de los documentos en la indemnización.
- Se envía la indemnización a la firma.
- Firma el Responsable de la oficina gestora que financia la indemnización, lo que implica la creación del AFJ+
- El solicitante de la indemnización recibirá un mail indicando que se ha realizado la operación AFJ+
- Se realizarán los documentos contables en Serpis.
2. Que el importe del anticipo coincida con el importe de la indemnización.
Se registrarán las etiquetas en Serpis y se introducirán en la indemnización. La contabilización de las etiquetas se podrá realizar a la vez que se registran o posteriormente.
3. Que el importe del anticipo sea mayor que el importe de la indemnización, el comisionado debe abonar a la UPV la diferencia (DFJ).
Se registrarán las etiquetas en Serpis y se introducirán en la indemnización. La contabilización de las etiquetas se podrá realizar a la vez que se registran o posteriormente.
Adjuntar ficheros (opcional)
Opción para incorporar a la indemnización cualquier documentación en formato pdf.
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