Se ofrece a Servicios de la UPV, Centros, Departamentos, Grupos de Investigación, etc. la posibilidad de creación de listas de distribución autogestionables.
Para solicitar la creación de listas de distribución es necesario leer la normativa y rellenar el impreso de Solicitud de Lista de distribución
¿Qué son las listas de distribución?
Las listas de distribución son mecanismos de difusión de información basadas en el correo electrónico.
El objetivo de una lista de distribución es hacer llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos. Las listas de distribución son útiles para compartir información en un Servicio u Organización o para organizar grupos de trabajo cuyos componentes deban estar permanentemente informados del desarrollo de una tarea.
Cualquier lista de distribución debe tener un administrador de la lista, que se encarga de gestionarla, y usuarios que son los que envían mensaje a la lista para ser distribuidos o reciben los mensajes de la lista. Además de estos administradores y usuarios de las listas se puede destacar la presencia del administrador del servicio de listas de distribución que es la persona encargada de crear y configurar las listas. El administrador del servicio de listas de distribución es personal del Área de Sistemas de Información y Comunicaciones, mientras que el administrador de una lista puede ser cualquier persona con dirección de correo electrónico (e-mail) que se haga cargo de ella y aprenda a administrarla. Para administrar una lista de distribución NO hace falta tener grandes conocimientos de ningún tipo: sólo es necesario saber navegar por web o saberse manejar con el correo electrónico y conocer unas pocas instrucciones.
Para implantar el servicio de listas de distribución en la UPV se ha utilizado un programa que permite crear, gestionar y utilizar las listas denominado Mailman. La comunicación con este programa Mailman se puede realizar de dos formas:
- A través de un interfaz web:
https://listas.upv.es - Mediante el envío de mensajes de correo electrónico a la dirección < lista >-request@upv.es Para obtener un resumen de ordenes disponibles, mandar un mensaje que contenga en el cuerpo (o en el subject), la palabra HELP. Mailman nos responderá con un mensaje con ayuda sobre los comandos que podemos utilizar.
Mailman mantiene bajo su control las listas que se van creando en la UPV. El usuario interactúa con Mailman de dos formas: enviando un mensaje a una de sus listas para que Mailman lo distribuya entre sus miembros o solicitando que Mailman efectúe alguna operación sobre una de sus listas (suscribirlo, desuscribirlo, solicitar información, etc.).
Tipos de listas disponibles en la UPV
Cuando se crea una lista de distribución, se le asignan una serie de atributos que la dotan de unas características particulares en cuanto a la manera de suscribirse, la gestión de los mensajes enviados a la misma, la privacidad de los contenidos, etc.
Antes de solicitar una lista de distribución al ASIC es necesario tener claros los siguientes términos, que son los que se piden en el formulario de solicitud:
- Política de suscripción: Abierta o Cerrada (Se refiere a cómo se gestionarán las solicitudes de suscripción de nuevos usuarios)
'Cerrada' exigirá autorización por parte del administrador de la lista y confirmación por parte del solicitante.
'Abierta' pedirá confirmación al solicitante.
- Política de suscripción: Abierta o Cerrada (Se refiere a cómo se gestionarán las solicitudes de suscripción de nuevos usuarios)
- Moderación de los mensajes de los suscriptores: No moderar, Aprobar, Rechazar o Eliminar
Si se van a moderar las contribuciones de mensajes, esto es, si los suscriptores van poder enviar libremente mensajes a la lista o van a ser moderados, en cuyo caso indicamos qué hacer con los mensajes recibidos.
'No moderar' acepta todos los mensajes de los suscriptores.
'Aprobar' retiene el mensaje hasta que el administrador lo apruebe.
'Rechazar' lo devuelve al remitente con mensaje de devolución.
'Eliminar' lo elimina sin notificación alguna.
- Moderación de los mensajes de los no-suscriptores: Aceptar, Aprobar, Rechazar o Eliminar
Este parámetro indica qué se hará con los mensajes cuyos remitentes no sean suscriptores.
'Aceptar' admite cualquier mensaje.
'Aprobar' requiere la aprobación por parte del administrador.
'Rechazar' devuelve el mensaje informando del motivo al remitente.
'Eliminar' se deshace del mensaje sin notificación alguna.
- Privacidad del archivo de contribuciones a la lista: público o privado
Con esto indicamos quién puede ver el historial de contribuciones a la lista.
'Público' permite el acceso a la recopilación de mensajes a cualquier usuario.
'Privado' hace que sólo los suscriptores (con su usuario y contraseña) puedan consultar los contenidos de dicha lista.
- Privacidad del archivo de contribuciones a la lista: público o privado
Listas públicas disponibles en la UPV
Manuales
- Administración listas de correo con Mailman
- Administración listas de distribución con Mailman
- Guía para suscriptores de listas de distribución con Mailman
Solicitud de listas Mailman
Normativa
Solicitantes:
- Puede solicitar la creación de lista de distribución cualquier Servicio de la UPV, Centros, Departamentos, Grupos de Investigación, etc. En general, todos los organismos vinculados a la UPV. Todas las listas perteneceran al dominio "@upv.es".
- La petición se realizará mediante el formulario colgado a tal efecto en la web del ASIC debidamente cumplimentado y enviado por correo electrónico.
Características de la Lista de Distribución:
- Las listas que se pueden crear en la UPV podrán tener las siguientes características:
- Según se necesite estar suscrito para poder mandar mensajes a la lista: públicas o privadas.
- Según el control en la suscripción: abiertas o cerradas.
- Según exista un moderador: moderadas y no moderadas. - Todas las listas de Distribución deben tener un administrador de la lista, este administrador de la lista podrá ser el propio solicitante u otra persona en quien éste delegue.
Administración de la Lista:
- La contraseña del administrador de la lista es personal e intransferible.
- Es responsabilidad del administrador de la lista el correcto uso de la Lista de Distribución.
NOTA: El ASIC se reserva el derecho de modificación de la estructura y las condiciones del Servicio de Listas de Distribución.