Árbol de justificación

Acceso al árbol de justificación

Por el menú de la aplicación

Se accede seleccionado la opción de menú 'Árbol de justificación' 

Si se accede por esta vía deberá seleccionar la justificación mediante una pantalla intermedia: Pantalla de selección de justificación para acceder al árbol.

Por los accesos recientes 

En la pantalla de inicio muestra dos opciones:

• Justificaciones con las que he trabajado recientemente
• Justificaciones con las que he trabajado recientemente con comunicaciones no leídas

En ambos casos se muestra una lista de justificaciones y podemos pulsar sobre el icono 'Ver' y nos llevará directamente al árbol de justificación.

Ayuda en el árbol de justificación

En la pantalla del árbol de justificación si pulsamos en el interrogante nos mostrará una serie opciones de ayuda:

Ayudas externas de Portal de la investigación

De las opciones de ayuda, hay dos que consisten en ayudas exteriores a la pantalla:

• Crear Gregal: Inicia el proceso de crear un Gregal en una nueva pestaña para solicitar ayuda o comunicar una incidencia
• Ayuda en la wiki: Nos lleva directamente a esta página de ayuda.

Ayudas en línea de Portal de la investigación

De las opciones de ayuda, hay dos que consisten en una serie de asistentes que nos presentarán los componentes principales de la pantalla de forma interactiva o un apartado en concreto:

• Ayuda general: Asistente que recorrerá por los componentes principales de la pantalla del árbol de justificación.
• Ayuda filtros: Asistente que recorrerá específicamente la herramienta de filtros de la pantalla del árbol de justificación.

Ayudas de proceso de justificación (checklist de tareas a realizar para completar la justificación)

Hay otra wiki gestionada por los servicios centrales que gestionan las justificaciones (SGOIDI, SIE, Servicio de internacionalización) donde se documenta el proceso o checklist de tareas a realizar para completar las justificaciones. Ver wiki de servicios centrales.

Para acceder a esta wiki de forma sencilla se puede hacer desde la raíz del árbol de justificación, con botón derecho se abre el dialogo contextual y si se pulsa la opción 'Mas información' nos abrirá otra pestaña en el navegador que nos llevará a la wiki correspondiente con la información indicada por servicios centrales. 

Bloques de la pantalla

La pantalla del árbol de justificación está dividida en los siguientes bloques principales

• Bloque informativo del proyecto: Situado en la parte superior, justo debajo de los menús, nos informa del proyecto seleccionado, contiene botones de funciones generales(filtro ítems, comunicaciones, etc) y cambio de vista.
• Bloque árbol: Situado en la parte izquierda y que muestra una estructura de carpetas organizadas jerárquicamente con la información de la justificación.
• Bloque resumen: Situado en la parte izquierda inferior, debajo del bloque árbol, y que muestra un breve resumen de la carpeta seleccionada en el árbol de justificación.
• Bloque ítems de la carpeta: Situado en la parte derecha, muestra la lista de ítems de la carpeta seleccionada en el árbol de justificación. Es únicamente visible desde la vista ítem.
• Bloque detalle del ítem: Situado en la parte derecha inferior, muestra el detalle del ítem seleccionado en el bloque anterior, además contiene las comunicaciones del ítem. Es únicamente visible desde la vista ítem.
• Bloque comunicaciones de la carpeta: Situado el la parte derecha y solo es visible cuando estamos en la vista comunicaciones, muestra las comunicaciones realizadas directamente sobre una carpeta.

Bloque informativo del proyecto

Este bloque, que es siempre visible, muestra una breve información del proyecto seleccionado y proporciona acceso a las siguientes funciones:

• Filtro ítems: Abre el dialogo de filtro de ítems que nos permite hacer un filtrado sobre los ítems que hay en el árbol de justificación.
• Comunicaciones: Abre el dialogo de consulta de las comunicaciones realizadas en el árbol de justificación.
• Cambio de vista: Nos permite cambiar la vista de la carpeta seleccionada,, las dos vistas posibles son:
  • Ítem: Es la vista inicial por defecto y muestra los bloques 'ítems de la carpeta' y 'detalle del ítem'
  • Comunicaciones: Esta vista muestra el bloque 'comunicaciones de la carpeta'.

Bloque árbol

Este bloque, que es siempre visible, muestra la información de la justificación en forma de árbol:

Estados (varios ítems) agrupados por carpeta

Junto a cada carpeta hay una información que indica el número de ítems que contiene dicha carpeta y en caso de tener ítems tendrá un icono que nos resume el estado de los ítems:

Sobre las carpetas con botón derecho se puede acceder al menú contextual, en este ejemplo se muestra el menú contextual de la carpeta raíz de la justificación.

Acciones comunes desde cualquier carpeta

Como acciones comunes desde cualquier carpeta tenemos el siguiente menú contextual (este menú contextual se abre seleccionando la carpeta y pulsando el botón derecho del ratón):

Acciones comunes que se pueden lanzar desde el menú contextual:

•  Regenerar
  • Completa: Actualiza completamente la carpeta y sus subcarpetas, incluyendo a todos los ítems automáticos. Se borrarán aquellos que ya no deban aparecer(por que en el sistema fuente del que lee, p.e un parte de DEDICA, ya no existe), y actualizarán cambios, además de incluir nuevos ítems automáticos si procede.
    • IMPORTANTE: Nunca eliminara ítems o documentos que se subieron manualmente, estos elementos se respetan siempre en los procesos de regeneración.
  • Incremental: No elimina nada, ni actualiza lo que existe actualmente automático. Solamente añade cualquier ítem o documento nuevo si procede.
• Propiedades: Muestra un dialogo de consulta con las propiedades de la carpeta
• Descargar ZIP: Descarga un archivo ZIP (en el ordenador del usuario) con la estructura de carpetas tal y como se visualiza en el árbol y dentro de cada una de ellas la documentación que se ha recopilado en los ítems correspondientes.
• Nuevo ítem: Es el equivalente al botón 'Nuevo ítem' que hay en el bloque 'ítems de la carpeta', que abre el dialogo para crear un nuevo ítem en la carpeta.
• Cambio estado ítems: Abre el dialogo para el cambio del estado masivo a todos los ítems de la carpeta y sus subcarpetas (ver imagen)
  • • 

Propiedades de la carpeta

Esta acción común sobre las carpetas puede ser muy útil para conocer información extendida sobre la carpeta seleccionada. Carpetas que tiene información extendida de interés son: La carpeta raíz de la justificación, la carpeta de un participante o los grupos de gasto.

Por ejemplo para un participante puede mostrar una información extendida similar a esta:

Según el modelo podemos encontrar que hay atributos que permiten su edición, como por ejemplo se muestra en la pantalla anterior que abre el dialogo de edición, donde nos permitirá modificar el valor de un atributo de forma controlada:

Bloque resumen

Este bloque situado debajo del bloque del árbol, y que es siempre visible, muestra un resumen de la carpeta seleccionada en el árbol:

Bloque ítems de la carpeta

Situado en la parte derecha, muestra la lista de ítems de la carpeta seleccionada en el árbol de justificación. Es únicamente visible desde la vista ítem.

Estados del ítem

En la columna 'Estado revisión' podemos indicar si el ítem lo hemos revisado, le ha dado visto bueno el SGOIDI o lo ha devuelto.  Se puede hacer el cambio de estado directamente haciendo doble-click sobre el icono, o bien editando el ítem , o cambiando masivamente todos los estados de un grupo de ítems.  Inicialmente el estado es 'Pendiente de revisar por el confeccionador'.

Los valores posibles de este estado son:

Columnas de selección múltiple y acciones masivas sobre los ítems

Las acciones masivas sobre los ítems seleccionados son:

• Eliminar: Elimina los ítems
• Excluir: Excluye los ítems de los procesos de regeneración. Mas info.
• Cambiar campo elegible: Establece el valor en el campo elegible.
• Estado revisión: Establece el valor en el estado de revisión.
• Descargar Zip: Crea un fichero Zip con los documentos de los ítems seleccionados para que lo descargue inmediatamente el usuario en su ordenador
• Fusionar PDFs: Fusiona los PDFs de los ítems seleccionados para que lo descargue inmediatamente el usuario en su ordenador. Este PDF fusionado no se guarda en ningún ítem del árbol.

Bloque detalle del ítem

Situado en la parte derecha inferior, muestra el detalle del ítem seleccionado en el bloque anterior, además contiene las comunicaciones del ítem. Es únicamente visible desde la vista ítem.

Al seleccionar un ítem se mostrará un detalle, en la parte izquierda estará el documento o documentos, ya que un ítem puede contener uno o varios documentos. En la parte derecha se mostrará una lista de metadatos del ítem, y justo encima de esta lista de metadatos una zona donde permitirá añadir documentos de forma automática (al arrastrarlos directamente).

En la parte inferior de este bloque estará la sección de comunicaciones del ítem, donde se podrá añadir una nueva comunicación (Añadir comentario). 

Cuando existan varios documentos podremos navegar entre ellos con los botones de navegación (situados a la derecha de la imagen siguiente).

También podemos añadir manualmente un nuevo documento, borrarlo , o ver el detalle. Si es un documento creado manualmente   , o de lo contrario es un documento generado automáticamente. 

Por cuestiones de eficiencia no se muestran los documentos del ítem por defecto, pero si queremos mostrar siempre los documentos (irá mas lenta la navegación entre los ítems ya que tiene que recuperar los documentos) podemos marcar la opción y siempre recuperará los documentos al navegar por los ítems.

Al crear una nueva comunicación

Esta quedará vinculada al ítem y podrá consultarse siempre accediendo al ítem correspondiente (con esto evitamos los correos y tenemos trazabilidad de las aclaraciones sobre el ítem):

Bloque comunicaciones de la carpeta

Situado el la parte derecha y solo es visible cuando estamos en la vista comunicaciones, muestra las comunicaciones realizadas directamente sobre una carpeta.

Podrán crearse sobre la carpeta las comunicaciones de igual modo a como se crean en los ítems (pero se lanzan desde la vista comunicaciones) y quedarán vinculadas sobre la carpeta. 

Ítems manuales

Creación ítems 

La creación de nuevos ítems puede realizarse desde cualquier carpeta que requiera añadir algún documento de forma manual. Esta funcionalidad para "añadir nuevo ítem" estará habilitada en los correspondientes apartados del árbol pinchando con el botón derecho en la propia carpeta en la que se quiera añadir el ítem (Documentación participantes - nombramientos, MUFACE, Partes DEDICA firmados manualmente, gasto asignado, equipamiento, otros, declaraciones, Informes,...):

A continuación se muestran algunos ejemplos de creación de ítems. : 

Muface

• • Generar nuevo ítem con el botón rojo "nuevo".  

Seleccionar el tipo de ítem "MUFACE (manual), poner nombre del participante y guardar. 

Una vez generado el ítem, pinchar en él y arrastrar el documento de MUFACE para adjuntarlo al ítem, si no se ha subido en el momento de la creación del ítem. . 

Nombramientos

• • Nombramientos: Generar manualmente el nuevo ítem de "Nombramientos (manual)" y a continuación, seleccionar el tipo de ítem, indicando el nombre del documento y guardar.

Finalmente, pinchar en el ítem para que se visualice en la pantalla y se pueda arrastrar el documento del nombramiento que se quiere subir, si no se ha subido en el momento de la creación del ítem.

Declaraciones internas: 

• • Declaraciones de viajes: Generar manualmente el nuevo ítem y a continuación, seleccionar el tipo de ítem necesario, indicando el nombre del documento y guardar.

Finalmente, pinchar en el ítem para que se visualice en la pantalla y se pueda arrastrar el documento del nombramiento que se quiere subir.

Solicitudes

Es importante destacar que en Portal de la investigación se pueden realizar solicitudes gestionadas por el asistente y que se acceden desde la carpeta 'Solicitudes' y otras solicitudes que no tienen asistente y que se deben realizar a mano desde la carpeta 'Solicitudes manuales'.

Solicitudes gestionadas con asistente

Para iniciar solicitudes gestionadas por el asistente se debe seleccionar la carpeta 'Solicitudes', y al tenerla seleccionada se muestra la información de solicitudes que han sido/están gestionadas semi-automáticamente desde el árbol de justificaciones.

Nos muestra las siguientes secciones:

• Solicitudes a realizar: Opcionalmente, desde el SGOIDI se puede indicar que se requieren solicitudes, con lo que en esta sección mostraría un botón para su creación (para facilitar la gestión con un acceso directo).  De todas formas siempre se puede crear una nueva solicitud desde el menú contextual de la carpeta 'Solicitudes', con la opción 'Nueva Solicitud'.
• Solicitudes realizadas: Muestra las solicitudes que se han realizado  y al seleccionar sobre una de ellas se puede ver su detalle.
• Detalle de la solicitud seleccionada: Muestra la descripción y la lista de ítems de solicitud (si hay documento se podrá consultar directamente desde el enlace del ítem de solicitud).
  • En el detalle también tenemos la posibilidad de realizar comunicaciones dirigidas a los respectivos servicios que gestionan la solicitud) y estas comunicaciones quedarán vinculadas a la solicitud.

Creación de una nueva solicitud

Desde la carpeta 'Solicitudes' se puede crear una nueva solicitud.

También se puede hacer desde el botón de 'Nueva solicitud' situado a la derecha que se mostrará al seleccionar la carpeta de 'Solicitudes'

Borrado de una solicitud

Si por error creamos una solicitud incorrecta y queremos borrarla definitivamente, se puede borrar siempre que esté en estado 'Solicitada', es decir, no se ha iniciado su tramitación.  Esta solicitud no llegará nunca a ser visible por el gestor de solicitudes.

Anulación de una solicitud

Si en el momento de creación de la solicitud no nos dimos cuenta que no era necesaria y ya ha empezado la tramitación de la misma, podemos excepcionalmente anular la solicitud. Se puede anular siempre que esté en estado 'Tramitada', es decir, ya se ha empezado a tramitar por el gestor de solicitudes, pero todavía no ha sido resuelta. Esto impedirá al gestor de solicitudes continuar con la tramitación y finalizará el proceso de gestión de la solicitud.

La acción de anular/borrar se realiza desde el icono de papelera junto a cada solicitud.

Solicitud de tesorería

Esta solicitud se dirige al servicio de tesorería y nos permite solicitar los certificados de pago de las operaciones recuperadas automáticamente de Serpis que vemos en la carpeta de 'Gasto asignado' del árbol de justificación. La pantalla se divide en las secciones:

• Datos generales de la solicitud: En la parte superior del dialogo se pueden ver los datos generales de la solicitud. Podemos indicar la fecha máxima de resolución (para cuando necesitamos la documentación).
• Árbol con los grupos de gasto: Muestra las operaciones seleccionables agrupadas por grupo de gasto
• Ítems seleccionables del grupo de gasto: Al seleccionar una carpeta de grupo de gasto, muestra los ítems que contiene y que podemos añadir a la lista de 'ítems seleccionados'.
• Ítems seleccionados: Es una lista temporal en la que podemos ir añadiendo o quitando ítems (operaciones) que requerimos su certificado de pago. Una vez seleccionadas todas las operaciones que queremos, procedemos a crear finalmente la solicitud.

Mostrará en la parte derecha  los grupos de gasto, al seleccionar un grupo de gasto mostrará la lista de ítems(operaciones) que podemos seleccionar. Añadimos los que se requieran. Y se puede volver a repetir este paso con el resto de grupos de gasto.

Una vez añadidas todas las operaciones en la lista de 'ítems seleccionados' guardamos y se crea la solicitud. Cuando finalmente se resuelva la solicitud los certificados de pago irán directamente a las respectivas carpetas de gasto donde está cada operación que se solicitó su certificado de pago.

Solicitud de RNT

Esta solicitud se dirige al servicio de nóminas y nos permite solicitar los certificados de RNT de los participantes seleccionados de la justificación. La pantalla se divide en las secciones:

• Datos generales de la solicitud: En la parte superior del dialogo se pueden ver los datos generales de la solicitud. Podemos indicar la fecha máxima de resolución (para cuando necesitamos la documentación).
• Ítems seleccionados:  En la parte izquierda muestra los posibles ítems(participantes de la justificación), y en la derecha están los que se han seleccionado. Una vez seleccionados todos los participantes que queremos, procedemos a crear finalmente la solicitud.

Como se ha dicho anteriormente, se seleccionan los participantes ubicándolos en la lista de la  derecha y se crea la solicitud. Cuando se resuelva la solicitud el servicio de nóminas, el certificado RNT se ubicará automáticamente sobre la carpeta 'RNT....' correspondiente de cada participante (como se aprecia en la siguiente imagen):

Solicitud de certificado de pago de nóminas

Esta solicitud se dirige al servicio de nóminas y nos permite solicitar los certificados de pago de las nóminas de los participantes seleccionados de la justificación. La pantalla se divide en las secciones:

• Datos generales de la solicitud: En la parte superior del dialogo se pueden ver los datos generales de la solicitud. Podemos indicar la fecha máxima de resolución (para cuando necesitamos la documentación).
• Ítems seleccionados:  En la parte izquierda muestra los posibles ítems(participantes de la justificación), y en la derecha están los que se han seleccionado. Una vez seleccionados todos los participantes que queremos, procedemos a crear finalmente la solicitud.

Como se ha dicho anteriormente, se seleccionan los participantes ubicándolos en la lista de la  derecha y se crea la solicitud. Cuando se resuelva la solicitud el servicio de nóminas, el certificado de pago de las nóminas se ubicará automáticamente sobre la carpeta 'Pago nóminas' correspondiente de cada participante (como se aprecia en la siguiente imagen):

Solicitudes gestionadas manualmente

Cuando la solicitud no se puede realizar por el asistente de Portal de la investigación, debemos seleccionar la carpeta 'Solicitudes manuales' y cumplimentar manualmente la documentación de la solicitud y subirla en un ítem de la carpeta. En algunos casos ya tenemos el ítem creado de la solicitud manual con la documentación pre-completada y solo será necesario cumplimentar el resto del documento manualmente y volver a subir al ítem la documentación actualizada.

Para ello seleccionamos SOLICITUDES MANUALES. 

Botón derecho, seleccionar opción NUEVO ITEM. 

En la ventana nueva, crear nuevo ítem seleccionando la opción de tipo de ítem "Solicitud asignación manual gasto creada manualmente. Aquí arrastraremos el pdf cumplimentado y firmado con las operaciones correspondientes a asignar.

En el caso de la "asignación manual de gastos" en el listado de los ítems que aparecen en la carpeta, seleccionar el item que corresponda (bien el de operaciones clave específica, el de operaciones de línea o ambos) y descargar para introducir las operaciones que se facilitan en la excel del apartado GASTO ASIGNADO.  

Para ello, en el apartado "Gasto asignado" :

• Descargar la excel con las operaciones asignables a la justificación. Dicha excel contiene 3 pestañas con información de :

• • cualquier tipo de gasto de la clave
  • gastos de personal de la línea
  • gastos de personal de otros (no son de clave ni de línea)

• Eliminar las operaciones que no procedan y dejar en la excel SOLO aquellas que se quiera que se asignen manualmente.
• Abrir la plantilla descargada anteriormente de "Solicitud asignación manual operaciones..." y pegar las operaciones que se quieran solicitar para la asignación
• Firmar por los responsables correspondientes dicha solicitud
• Una vez firmada, generar pdf y subirlo a la aplicación de PORTALINV

En la aplicación PORTALINV:

• Pinchando el ítem creado inicialmente, añadir el pdf de la Solicitud manual firmada  arrastrando el pdf
• Añadir comentario en el propio ítem para avisar a SGI e inicien su asignación.

En caso de que no proceda la asignación manual de operaciones, enviad un comentario indicándolo también.

Para las solicitudes de ficha de inventario, se debe pedir por fuera de PORTALINV y subirla de modo manual con la generación de un nuevo ítem de "Ficha de inventario creada manualmente"

Justificación

Bloqueo de una justificación

Las justificaciones pueden estar bloqueadas para evitar su edición, pero permitiendo siempre las comunicaciones y el acceso a consulta a toda la información del árbol de justificación. Este bloqueo/desbloqueo lo podrá realizar el servicio SGOIDI. Los posibles estados de bloque son:

• Cierre de justificación: Se considera un estado intermedio de bloqueo que lo podrá realizar o revertir el SGOIDI de forma voluntaria.
  • El sistema también establece automáticamente este estado cuando se alcanza la fecha limite de presentación de la documentación en el organismo financiador.
• Certificada: Se considera un estado final de bloqueo y se alcanza automáticamente al realizar el cierre de la justificación en Serpis. El SGOIDI no podrá desbloquear la justificación.

El bloqueo de la justificación se realizar por parte de personal del SGOIDI y se hace desde el menú contextual del árbol de justificación:

Una vez bloqueada la justificación nos informará al acceder al árbol en la parte superior central.

Una justificación bloqueada la podrá desbloquear el personal del SGOIDI desde el menú contextual del árbol de justificación:

Otros diálogos en la pantalla del árbol de justificación

Editar justificación, aplicar modelo completo (con auditoria)

Cada modelo de justificación funciona en dos modos:

• Información básica: Es la información mínima requerida para la justificación, y es el modo por defecto al generar inicialmente el árbol y en las generaciones incrementales.
• Información completa(con auditoria): Es la información completa que se requiere para una auditoria. Es la información básica, mas aquella que se configuró en el modelo como información que únicamente se requiere para una auditoria.

Para activar el modelo con auditoria, desde raíz abrir el dialogo de contexto y seleccionar la opción 'Editar justificación'

Permitirá modificar el modo con el campo 'Con auditoria'.

Filtro de ítems

Se accede desde el botón 'Filtro'

Y  nos permite aplicar un el filtro sobre los ítems del árbol de justificación:

Consulta de comunicaciones

Consulta minimizada de las comunicaciones

Desde el dialogo de comunicaciones se puede acceder pulsando sobre el icono minimizar , a la versión minimizada del dialogo.

Desde esta versión minimizada se puede navegar por todas las comunicaciones del filtro seleccionado actual del dialogo, y en caso de querer volver a la versión maximizada solo hay que pulsar sobre el link que nos indica en que comunicación nos encontramos de la lista.

Exclusiones en el árbol 

Si borramos un elemento automático y volvemos a regenerar (cualquiera de las dos opciones), si el proceso automático decide que el elemento borrado si debería estar se volverá a crear. Para evitar este problema se ha incluido el mecanismo de exclusión, de forma que un ítem o carpeta automático excluido no se vuelva a regenerar en los procesos de regeneración. Este mecanismo de exclusión es reversible, con lo que siempre podremos volver a incluir el ítem o carpeta si es necesario.  No todas las carpetas o ítems se pueden excluir, por lo que las opciones de excluir carpetas o ítems se mostrarán según la carpeta en que nos encontremos.

Al excluir un ítem o carpeta tiene el mismo efecto que eliminar, sin embargo cuando regeneremos este elemento excluido no volverá a aparecer.

Para excluir una carpeta deberemos usar el dialogo de contexto de la carpeta (botón derecho sobre carpeta)

Al excluir una carpeta automática, esta queda excluida sobre su padre inmediato, si por ejemplo, hemos excluido un participante, este quedará excluido sobre su carpeta padre 'Personal'.

También se permite excluir ítems automáticos. Para ello se deben marcar con el selector los ítems a excluir y luego en 'Acciones' seleccionar la opción 'Excluir'.

Y si queremos mostrar las carpetas o ítems excluidos sobre una determinada carpeta deberemos usar el dialogo de contexto. Siguiendo el ejemplo anterior sobre la exclusión de un participante, se deberá situar sobre la carpeta 'Personal' para ver que participantes se excluyeron

Mostrará el dialogo de ítems y carpetas excluidos, donde veremos cuales son las exclusiones y en cualquier momento podremos volver a incluir. Al incluir una carpeta excluida, lanzará automáticamente el proceso de regeneración incremental para que cargue toda la información que cuelga desde la carpeta que se incluye, por tanto es un proceso que puede tardar si la carpeta a incluir requiere mucho trabajo de cálculo.

Resumen de gastos

El resumen de gastos asignados nos muestra un dialogo con la información agrupada de la carpeta de 'Gastos asignados', mostrando los resúmenes de los diferentes grupos de gasto. Se accede desde el botón 'Resumen gastos'.

El dialogo nos da detalle por cada grupo de gasto sus diferentes acumulados y el acumulado final total en 'Gasto asignado':

Este dialogo nos permite exportar a Excel la información mostrada.