La nueva aplicación de expedientes digitales sustituye a la antigua. Entre las mejoras se incluye:
- Nuevo interfaz más rápido, amigable y con más posibilidades.
- Subida de múltiples ficheros de una sola vez, asociados a un alumno o a varios.
- Tipado de documentos (nos permite asociar un tipo al documento para búsquedas posteriores).
- Posibilidad de editar los datos asociados a un fichero o expediente, directamente sin entrar en el gestor documental.
- Nombres de fichero propios y no automáticos.
- Sincronizacion inmediata con Vinalopó.
Entre el cambio más notable está la supresión del escaneo en la propia página web. A tenor de los problemas surgidos en el pasado se ha optado por suprimir esta funcionalidad.
A partir de ahora, el escaneo de los documentos se hará con las herramientas que cada centro quiera disponer. La aplicación solo se encarga de subir los ficheros una vez escaneados. En el apartado subida de expedientes se explica un ejemplo de subida completa de un conjunto de expedientes.
El acceso se basa en los permisos de la aplicación Vinalopó. Los usuarios tendrán permisos de consulta, borrado y subida de expedientes de un centro si tienen permisos de acceso para ese centro en la aplicación Vinalopó.
Consulta de Expedientes
Cuando accedemos a la aplicación lo primero que vemos es un filtro en la parte superior. Este filtro puede ser configurado para realizar las consultas.
El filtro en su modo normal contiene los siguientes campos:
Centro: aparecen solo el centro o los centros en los que trabaje el PAS conectado. Según los permisos de la apliación Vinalopó.
Titulación: titulaciones del centro seleccionado.
Tipo de documentos: tipos de documentos según tipología oficial.
Persona: alumno o persona de la que queremos localizar un documento. Debemos poner las primeras letras del apellido y se nos desplegará un combo para seleccionar. También podemos poner el DNI completo y sin letra y nos aparecerá el alumno poseedor de ese DNI, Si no aparece es que le DNI no es correcto.
Una vez elegido el filtro debemos pulsar el botón de CONSULTAR para que se recuperen los expedientes.
Podemos aplicar más filtros pulsando el botón "Mas filtros". Nos aparecen filtros por: fechas, nombre de fichero, observaciones y PAS que subió el expediente.
Una vez pulsado el botón "consultar" en la parte inferior nos aparece una tabla paginada parecida a la de la imagen que recupera los expedientes según el filtro.
En esta tabla recuperamos información diversa del expediente. La información puedes ser ordenada por algunos campos pinchando en el encabezado de la columna.
Si pinchamos en el icono del documento (columna URL documento) se nos abrirá una nueva pestaña con acceso al documento ubicado en el gestor documental Alfresco,
Modificación de datos y borrado de un Expediente
En la tabla anterior, si pinchamos en el Nombre de fichero, se nos abrirá una ventana de detalle que nos permite modificar cierta información del expediente o borrarlo (ver imagen).
Subida de Expedientes
Para subir archivos de un expediente o de varios lo haremos usando la opción subir archivos
Al pulsar esta opción se nos abrirá una ventana del explorador que nos permite elegir los archivos (que previamente han sido escaneados por una aplicación o herramienta externa).
Mas adelante puede ver ejemplos paso a paso de escaneo y subida de documentos.
Podremos seleccionar hasta 10 archivos para subir.
A la hora de escanear los documentos se recomienda ponerles un nombre descriptivo de lo que contienen. En este caso, al ser expedientes, es muy recomendable ponerles el nombre del alumno, el dni, etc. Además si el escaneo va a ser de expedientes de diversas titulaciones se recomienda organizar una estructura en el disco local con una carpeta para cada titulación y/o año.
Una vez seleccionados los archivos se nos abrirá una pantalla con la lista de archivos a subir como la siguiente.
En esta pantalla nos aparece una bloque con los valores por defecto y luego una tabla con cada uno de los archivos seleccionados.
Para cada archivo es obligatorio darle una titulación, un alumno o persona a la que pertenece el expediente y que tipo de documento es.
Si en la fila del archivo no elegimos alguno de estos campos el sistema le pondrá el elegido en el bloque de valores por defecto. De tal manera que podemos asignarles de una vez valores a algunos de los archivos y/o ponerles valores específicos a otros archivos.
Todos los archivos subidos a la vez deben pertenecer a la misma titulación. Que es la seleccionada en el bloque "valores por defecto"
El sistema renombra los archivos subidos añadiéndoles un sufijo con la fecha y la hora. Esto es para evitar duplicidades en el gestor documental.
Una vez tenemos los datos, de todos los documentos pulsaremos el botón "subir archivos" para que queden almacenados en el gestor documental. El sistema nos informa de si hay errores el alguno de los archivos o de si falta algún dato.
Si no conocemos el tipo de un documento podemos asociarle el tipo genérico "Documento no categorizado". Esto no es conveniente ya que a la hora de consultar documentos no sabremos la tipología de los mismos al menos que los descarguemos o abramos.
Ejemplo paso a paso de escaneo y subida de un documento
Nos conectamos a la Intranet UPV y abrimos la aplicación de expedientes y simultáneamente abrimos una aplicación de escaneo. En este caso estamos usando "Fax y Escaner" de windows 7, pero podemos usar cualquiera que queramos. En la imagen aparecen ambas abiertas. A la izquierda la de escaneo y a la derecha la de subida de expedientes UPV.
Ponemos en el escaner el documento y procedemos a escanearlo.
Una vez escaneado el programa nos ofrece una vista previa del mismo y nos lo guarda en una carpeta de nuestra máquina local, en este caso en dentro de "Documentos\Documentos Digitalizados".
Opcionalmente podemos renombrarlo con un nombre significativo del contenido del documento, por ejemplo DNI y nombre del alumno al que referencia el expediente. Con esto termina el proceso de escaneo en sí.
Una vez escaneado, nos pasamos a la aplicación de Expedientes UPV, desde ella le damos a la opción de subir archivos. Se nos abre la ventana de selección de documentos y navegando a la carpeta donde está el documento ("Documentos\Documentos Digitalizados") lo elegimos..
El archivo nos aparece seleccionado en la aplicación. Ahora debemos asociarlo a una titulación en el bloque "Valores por defecto" y asociarle un tipo de documento y buscar la persona a la que hace referencia el expediente.
Finalmente le damos a "Subir Archivos" y el archivo quedará asociado al expediente académico.
Ejemplo paso a paso de escaneo y subida de un lote de documentos.
Igual que se explicó en el apartado anterior conviene tener abiertas simultáneamente ambas aplicaciones, la de escaneo y la de expedientes UPV. En este caso, tal y como se aprecia en la imagen, primero hemos escaneado varios documentos de una sola vez. Una vez escaneados, desde la propia aplcación (si lo permite) o bien desde el sistema de archivos podemos renombrar (si así lo deseamos) los ficheros.
Como en el caso anterior, desde la apliación de Expedientes le damos a subir archivos, y desde la carpeta de escaneo seleccionamos de una vez todo el lote de archivos que queremos subir.
Una vez seleccionados nos aparecen en la ventana de subida de archivos. Como en el anterior ejemplo, seleccionamos la titulación sobre la que queremos actuar en el bloque "Valores por defecto".
En este caso ya que todos los documentos pertenecen al mismo alumno, este está elegido en el bloque de "Valores por defecto". Sin embargo el tipo de documento es diferente para cada archivo a subir.
Despues de rellenar los datos, pulsamos "Subir archivos" y a la derecha del archivo nos aparece el resultado de la acción. Si es todo correcto pulsamos salir.
Al salir podemos consultar que los documentos subidos están y tienen los datos correctos.
Futuros desarrollos
De momento la aplicación está restringida a los expedientes. En los próximos meses está previsto el desarrollo de los otros 3 tipos de documentos (registros, actas y otros). Con lo cual se sustituirá la antigua herramienta de documentos digitales por esta nueva. Y además poco a poco se irán incorporando a los procesos de alumnado la auto-subida de documentos digitales en diferentes puntos de los sistemas.
