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Reuniones y conferencias en Teams




Usted puede realizar videoconferencias con la herramienta Teams incluida en el paquete Office 365.

Podrá programar una 'Reunión' o 'Evento en directo' con usuarios de la UPV o externos, según sean sus necesidades:

Reunión: reuniones hasta de 250 participantes. Todos los participantes pueden hablar, compartir vídeo, grabar, etc. si así lo desea el organizador.

Evento en directo “reunión” con más de 250 participantes. Solo las personas previamente establecidas pueden hablar y compartir información, el resto de participantes solo pueden ver y escuchar. Configuración más compleja (véase https://support.microsoft.com/es-es/office/producir-un-evento-en-directo-con-teams-591bd694-121d-405c-b26d-730315e45a22)


Se aconseja pues, optar por programar una Reunión antes que un Evento en directo.

A continuación le mostraremos las diferentes maneras de programar reuniones en Teams.






Antes de la reunión en Teams

Periodicidad

Si la reunión va a ser periódica se recomienda crear un nuevo "Equipo" con los participantes a la reunión, así evitará tener que incluir todos los participantes cada vez que vuelva a programar una nueva sesión.

Si la reunión es puntual, o bien los asistentes varían, no hace falta que cree un "Equipo".


Programar una reunión en Teams

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

  • Seleccione Programar una reunión Botón Programar una reunión en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat.

  • Desde Calendario, seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha. (Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange de su cuenta office, por lo que, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa.)

  • Desde el Canal de un Equipo, Reunirse ahora > Programar una Reunión. Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal.



Desde la opción "Calendario" del menú de la izquierda, podrá escoger el día y la hora de la reunión a programar. Una vez elegidas éstas, la plataforma le permitirá darle un título a la reunión, así como 'Invitar a personas'.



A los invitados a participar les llegará un correo con la información de la reunión, la posibilidad de aceptar la invitación (lo cual agregará el evento a su calendario) y el link para poder unirse a la reunión.


Otra forma de invitar participantes es hacer clic derecho en “Unirse a una reunión de Microsoft Teams” que aparece en la descripción de la reunión, seleccionar “Copiar vínculo” y enviarlo por correo electrónico. Quienes intenten conectarse a través del enlace sin ser miembros del grupo, deberán ser aprobados por uno de los miembros cuando intenten conectarse.

Limitar los recursos a los participantes

En Teams, cualquier Miembro puede iniciar o detener una grabación, incluso aunque la haya iniciado otro, así como silenciar el micro suyo o de otro participante.

Todos los usuarios de la UPV entran en un reunión en calidad de 'Miembro', por lo que pueden, intencionadamente o no, interrumpir la reunión. Para evitar que esto suceda debe convertir a los 'Miembros' en 'Asistentes'.

Hay dos formas de hacerlo:

1. Clic sobre el menú '•••' de la reunión > Ver detalles de la Reunión > apartado 'Opciones de reunión' y especificar quién puede presentar. Póngase usted.

2. Desde dentro de la propia reunión, y a medida que los alumnos entran, puede quitarles la capacidad de presentación yendo a la opción 'Mostrar participantes' > botón derecho sobre el alumno > 'Convertir en asistente'.

Grabar una reunión en Teams

Los usuarios pueden grabar sus reuniones, disponen de la opción para generar una transcripción automática y se puedan reproducir con subtítulos.

Para iniciar la grabación de la reunión debes ir al botón de los tres puntos '•••' del menú inferior del Teams y hacer clic en ‘Empezar a grabar’. Aparecerá un cartel en la parte superior indicándole que se está grabando, así como un círculo rojo al lado del tiempo de la reunión. También Desde dentro de una Reunión, podemos iniciar la grabación pulsando el icono tres puntos  '•••' > ‘Empezar a grabar’.

Cuando algún participante comienza a grabar, aparecerá un mensaje en las pantallas de todos los asistentes indicándoles que la reunión se está grabando.

La grabación se guarda en el espacio Microsoft Stream de quien inicia la grabación. Desde allí, el propietario podrá podrá compartirla de forma segura.

Para buscar la grabación de una reunión, vaya a la conversación de la reunión en el canal o chat en la que tuvo lugar



Info
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Desde finales de Agosto, Microsoft ha cambiado la política de grabación, de forma que, dependiendo del tipo de licencia Office del usuario que inicia la grabación, esta se guarda en un sitio u otro:


  • Usuarios con licencia Office A1: alumnos, PAS, investigadores, etc., cuando graban, la grabación se queda en el Chat de la Reunión para su descarga. Cualquier participante en la Reunión podrá descargarla y nadie podrá eliminarla. Desaparecerá al cabo de unos 20 días, aunque recomendamos que si se quiere conservar, se descargue y se guarde en Stream


  • Usuarios con licencia Office A3:  todo PDI,  cuando graban, la grabación se queda en su espacio Stream. Ahí permanece mientras el usuario quiera, y puede compartirla dando permisos para que los alumnos la puedan visualizar.




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