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Usted puede realizar videoconferencias con la herramienta Teams incluida en el paquete Office 365.

Podrá programar una 'Reunión' o 'Evento en directo' con usuarios de la UPV o externos, según sean sus necesidades:

Reunión: reuniones hasta de 250 participantes. Todos los participantes pueden hablar, compartir vídeo, grabar, etc. si así lo desea el organizador.

Evento en directo “reunión” con más de 250 participantes. Solo las personas previamente establecidas pueden hablar y compartir información, el resto de participantes solo pueden ver y escuchar. Configuración más compleja (véase https://support.microsoft.com/es-es/office/producir-un-evento-en-directo-con-teams-591bd694-121d-405c-b26d-730315e45a22)


Se aconseja pues optar por programar una Reunión antes que un 'Evento en directo' si el número de participantes así lo permite.


A continuación le mostraremos las diferentes maneras de programar reuniones en Teams.



Antes de la reunión en Teams: periodicidad

Si la reunión va a ser periódica se recomienda crear un nuevo "Equipo" con los participantes a la reunión, así evitará tener que incluir todos los participantes cada vez que vuelva a programar una nueva sesión.


Si la reunión es puntual, o bien los asistentes varían, no hace falta que cree un "Equipo".


Programar una reunión en Teams

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

  • Seleccione Programar una reunión Botón Programar una reunión en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat. Máximo 20 participantes.

  • Desde Calendario, seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha. (Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange de su cuenta office, por lo que, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa.)

  • Desde el Canal de un Equipo, Reunirse ahora > Programar una Reunión. Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal.


Desde la opción "Calendario" del menú de la izquierda, podrá escoger el día y la hora de la reunión a programar. Una vez elegidas éstas, la plataforma le permitirá darle un título a la reunión, así como 'Invitar a personas'.


Caso de muchos participantes

Si el número de participantes es tal que hace tedioso introducir sus cuentas una a una, proceda como sigue:

  • Invítese a la reunión usando su cuenta UPV @upv.es
  • Recibirá en el correo UPV una convocatoria en la que, entre otra información, aparecerá la leyenda “Unirse a reunión de Microsoft Teams” que contiene un enlace a la reunión. Seleccione “Copiar vínculo” y envíe este enlace a todas las personas que quiera invitar, ya sea por email, publicándolo en web, etc.

Cuando esté la reunión en marcha, habrá que ir aceptando las peticiones de entrar de los invitados.


Caso de introducir uno a uno a los participantes

A los invitados a participar les llegará un correo con:

  • la información de la reunión,
  • si la cuenta del participante está registrada en Office, le aparecerá la posibilidad de aceptar la invitación, lo cual lo agregaría a su calendario,
  • el link para poder unirse a la reunión.



Caso de reunión en un canal de Equipo

Aquí la reunión es con los miembros que conforman el Equipo, por lo que evita tener que introducir sus cuentas una a una. Además puede agregar invitados externos o miembros de otros Equipos manualmente.

Las reuniones con un Equipo las puede programar desde Calendario, o desde el propio canal del Equipo.

  • Desde Calendario,  al programar la Reunión, en el campo 'Agregar canal' escriba el nombre del Equipo y automáticamente le aparecerán en el desplegable los canales de dicho equipo para que seleccione en cual va a realizar la reunión.
  • Desde el propio canal del Equipo, en la barra inferior (donde se inician las conversaciones), pulse sobre el icono de la cámara 'Reunirse Ahora', y escoja 'Programar una reunión'.


En ambos casos, si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a 'No se repite' (justo debajo de la fecha) y elija la frecuencia con que quiere que se produzca dicha reunión.



Limitar los recursos a los participantes

En Teams, cualquier Miembro puede iniciar o detener una grabación, incluso aunque la haya iniciado otro, así como silenciar el micro suyo o de otro participante.

Todos los usuarios de la UPV entran en un reunión en calidad de 'Miembro', por lo que pueden, intencionadamente o no, interrumpir la reunión.

Para evitar que esto suceda debe convertir a los 'Miembros' en 'Asistentes'. Hay dos formas de hacerlo:

1. Clic sobre el menú '•••' de la reunión > Ver detalles de la Reunión > apartado 'Opciones de reunión' y especificar quién puede presentar. Póngase usted.

2. Desde dentro de la propia reunión, y a medida que los alumnos entran, puede quitarles la capacidad de presentación yendo a la opción 'Mostrar participantes' > botón derecho sobre el alumno > 'Convertir en asistente'.


Grabar una reunión en Teams

Los usuarios pueden grabar sus reuniones, disponen de la opción para generar una transcripción automática y se puedan reproducir con subtítulos.

Para iniciar la grabación de la reunión debes ir al botón de los tres puntos '•••' del menú inferior del Teams y hacer clic en ‘Empezar a grabar’. Aparecerá un cartel en la parte superior indicándole que se está grabando, así como un círculo rojo al lado del tiempo de la reunión. También aparecerá un mensaje en las pantallas de todos los asistentes indicándoles que la reunión se está grabando.

La grabación se guarda en el espacio Microsoft Stream de quien inicia la grabación. Desde allí, el propietario podrá podrá compartirla de forma segura.

Para buscar la grabación de una reunión, vaya a la conversación de la reunión en el canal o chat en la que tuvo lugar.

Información para la Teledocencia con Teams

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