Para hacer cualquier solicitud referente a permisos, licencias, ausencias, horarios, teletrabajo etc es necesario que el empleado tenga un responsable asignado. En algunas ocasiones puede que el responsable no tenga asignado correctamente al responsable o directamente no tenga ninguno. En estos casos debemos actuar de la siguiente forma:
En el caso del responsable del Portal del Empleado, el responsable se obtiene siguiendo este orden:
- Si existe un responsable dado de alta manualmente en HOMINIS se utiliza este responsable primero.
- Si no tiene un responsable manual, se obtiene el responsable de la subunidad a la que pertenece el empleado.
- Si la subunidad no tiene asignado un responsable especifico en Concilia, se le asignará el responsable de la unidad.
- Si no tiene responsable de unidad, el responsable no es empleado de la universidad o si es responsable de sí mismo, se le asignara como responsable el responsable de GEA.
Asignar o eliminar un responsable manualmente
Sólo debemos asignar un responsable manualmente en los casos en los que el responsable para ese empleado es distinto al de la unidad / subunidad. Esto ocurre frecuentemente en el caso de:
- Laborales de investigación asociados a becas o proyectos de investigación donde no se ha indicado quien es el responsable científico, por lo que por defecto se les esta asignado el responsable económico.
- Personal asignado a una unidad cuyo puesto de trabajo físico esta en otro servicio o similar.
En estos casos podemos asignar un responsable manualmente directamente en HOMINIS > Expediente Administrativo > Consultas > Responsables y colaboradores > Responsables por colaborador. En la parte superior, en el campo IPF buscaremos el empleado y posteriormente modificaremos el responsable, la fecha de inicio y/o el autorizado del empleado:
Una vez le demos a guardar, este responsable reemplazara al responsable que tenia asignado previamente. Por la noche todas las solicitudes sin tramitar asignadas al anterior responsable se reasignarán al nuevo.
Si queremos quitar un responsable manual, debemos simplemente eliminar la fila y dejar que el proceso nocturno cargue automáticamente el responsable de Concilia o GEA.
Importante
Algunos empleados de algunos servicios que están destinados en un centro distinto al de su unidad, tienen dos responsables (como por ejemplo los empleados del Servicio de Gestión Económica que están destinados en estructuras de investigación). En estos casos, debemos notificar los cambios de responsable al ASIC, ya que es necesario indicar el orden de tramitación desde la base de datos para que funcione correctamente.
Cambiar el responsable de la unidad o subunidad
Cuando el responsable de la unidad o subunidad es incorrecto o no se ha indicado, debemos asignar un nuevo responsable desde la Intranet > Lo que gestiono > Plan concilia y moscosos > Mantenimiento de responsables para horarios:
Desde esta pantalla podemos seleccionar la unidad y/o subunidad y cambiar el responsable:
Importante
Normalmente, cuando haya unidades sin responsable asignado nos llegará un correo automático avisándonos, pero también nos pueden avisar desde el ASIC, si les llega alguna incidencia.
Para que la asignación de responsable funcione en el Portal del Empleado hay que tener en cuenta que:
- El responsable tiene que ser siempre empleado de la UPV, no puede ser un funcionario externo, por ejemplo.
- Una persona no puede ser responsable de si misma.
- Sólo se puede asignar un responsable por unidad o subunidad.
Si el responsable de la unidad quiere autorizar a otro empleado para la gestión de permisos, licencias, ausencias u horarios, puede delegar o cambiar una delegación desde la Intranet el mismo sin necesidad de que intervenga recursos humanos. Para ello, tiene que seguir el procedimiento que se explica en el manual de responsables del Portal del Empleado: Portal del Empleado - Gestión de delegaciones para validar permisos, licencias y ausencias
Cambiar la subunidad de un empleado
Si un empleado tiene mal el responsable porque tiene mal asignada la subunidad, debemos solicitarle a Mariona Consol, que nos actualice la subunidad del empleado. Al cambiarle la subunidad se le reasignará automáticamente el responsable al día siguiente.
Restricciones especiales del Portal del Empleado:
El Portal del Empleado, tiene algunas restricciones particulares a la hora de asignar responsables:
- Un empleado no puede ser "directamente" responsable de sí mismo. Por ejemplo, un jefe de servicio no puede ser responsable de sí mismo por lo que les estamos asignando como responsable el vicerrector o gerente correspondiente según los datos que tenemos de GEA.
- Un empleado no puede ser "indirectamente" responsable de si mismo, es decir, no se pueden generar dependencias cíclicas. Por ejemplo, si un responsable A es responsable de B, el empleado B no puede ser responsable de A.
Todos los responsable tienen que ser "empleados activos". No podemos poner como responsable a persona externo o empleados que se hayan jubilado o su contrato haya finalizado. En el caso de los institutos mixtos, estamos poniendo como responsables a los jefes administrativos o a otro responsable en el que delega el director:
Estructura de investigación Responsable externo Delega en Autorizado del delegado I.U.I. Mixto de Tecnología Química (ITQ) Serra Alfaro, José Manuel Palomares Gimeno, Antonio Eduardo Navarro Gonzálbez, Natalia I.U.I. Mixt Biología Mol.y Celul.Plantas (IBMC) Vera Vera, Pablo Galdeano Richart, Juan Ramón