1. He adjuntado el informe de excepcionalidad en la orden de compra en GEA y no es correcto ¿Cómo puedo sustituirlo?
2. Si no tengo información del tercero y he adjuntado el informe de excepcionalidad ¿Porqué no puedo enviar la orden de compra?
3. ¿Cómo tengo que realizar la inscripción a un congreso financiado con PRTR?
4. El investigador principal y el responsable de la oficina gestora pagadora es distinta persona ¿Cómo tengo que solicitar el informe de ausencia de conflicto en Minerva?
5. No he adjuntado o quiero sustituir el informe de análisis de riesgos Minerva en la orden de compra en GEA ¿Cómo puedo realizarlo?
6. ¿Están disponibles los documentos de los proveedores en inglés?
7. Si al acceder a CoFFEE sale el mensaje "Certificado no autorizado" ¿Qué debo hacer?
8. Si al IP no le aparece en CoFFEE el apartado "Auditoría" o le da problemas de acceso ¿Qué debo hacer?
9. ¿Qué documentos debe subir el responsable de la operación en el apartado "Auditoría" de CoFFEE?
10. ¿Cómo se genera automáticamente el DACI del IP que ha de firmar en aquellas órdenes de compra finalizadas financiadas con proyectos del PRTR?
11. Si se realiza una compra a una empresa extranjera y MINERVA no reconoce el formato; dice que el formato del NIF/NOMBRE no es correcto ¿Qué debo hacer?
12. Errores comunes en la gestión de proyectos financiados con fondos PRTR
13. Cambiar Instrumento Jurídico de actuación.
14. Eliminar un contrato asociado en CoFFEE.
15. Anular un contrato asociado en CoFFEE.
Para cualquier duda o aclaración en el proceso, podéis contactar con el equipo de gestión PRTR a través del correo electrónico: gestionprtr@upv.es.
1. He adjuntado el informe de excepcionalidad en la orden de compra en GEA y no es correcto ¿Cómo puedo sustituirlo?
Para sustituir el informe de excepcionalidad en una orden de compra ya enviada se accede desde:
- En el menú Seguimiento, Plan de Recuperación, Órdenes de compra anteriores:
- Se busca la orden de compra donde sustituir el informe de excepcionalidad y se adjunta el nuevo documento. Puedes acceder desde el siguiente enlace Adjuntar informe excepcionalidad a ordenes de compra PRTR finalizadas.
2. Si no tengo información del tercero y he adjuntado el informe de excepcionalidad ¿Porqué no puedo enviar la orden de compra?
Comprobar los siguientes pasos:
- Vincular el tercero (https://gea.upv.es/group/gestion-economica/01prtrvtusu010 )
- Marcar la casilla: “Deseo que la orden de compra se realice con el tercero indicado siendo consciente de las restricciones establecidas. La falta de justificación puede suponer la perdida de elegibilidad del gasto”.
- En el desplegable del motivo de excepcionalidad hay que marcar “No dispone de documentación PRTR”
- Subir informe de excepcionalidad
Tal y como aparece en la imagen adjunta
Es muy importante adjuntar el informe de excepcionalidad en el apartado correspondiente y NO subirlo en el apartado del menú seguimiento de GEA: “Plan de recuperación” – “Adjuntar documentación de tercero” y “Validar documentación de tercero” como se hace en los procesos donde si hay documentación de tercero. Ya que en este apartado SOLO debe de subirse la documentación del tercero firmada (Documento de Ausencia de Conflicto de Interés, Declaración de Compromiso, Declaración de cesión y tratamiento de datos).
3. ¿Cómo tengo que realizar la inscripción a un congreso financiado con PRTR?
El gasto de una inscripción, se tramita como una factura a la UPV, por tanto se realiza un contrato menor previamente.
En el caso de proyectos financiados con PRTR, se debe realizar el proceso con los documentos de ausencia de conflicto, registrándolo en la actuación de contratos en CoFFEE y con la petición del informe a MINERVA.
El resto de gastos de viajes como dietas, locomoción, alojamiento, … como no son facturas a nombre de la UPV, se registran también en CoFFEE pero en la actuación de Otros, por tanto no son necesarios los documentos de ausencia de conflicto.
4. El investigador principal y el responsable de la oficina gestora pagadora es distinta persona ¿Cómo tengo que solicitar el informe de ausencia de conflicto en Minerva?
5. No he adjuntado o quiero sustituir el informe de análisis de riesgos Minerva en la orden de compra en GEA ¿Cómo puedo realizarlo?
Para subir el informe de análisis de riesgos Minerva en la aplicación GEA hay dos opciones:
- Cuando la orden de compra está en Provisional, aún no se ha enviado, desde la solicitud de contrato.
- Cuando la orden de compra está Finalizada, está enviada y validada, desde el siguiente enlace Adjuntar informe Minerva.
Si se ha adjuntado el informe anteriormente será sustituido por el nuevo informe.
Si la orden de compra está Pendiente Validación, está pendiente de que la valide el IP y el responsable de la oficina en caso necesario, no se puede adjuntar dicho informe. En estos casos habrá que esperar a que la orden de compra sea validada y será entonces cuando estará Finalizada y se podrá adjuntar por el enlace anterior.
6. ¿Están disponibles los documentos de los proveedores en inglés?
Sí, en el repositorio de GEA https://gea.upv.es/group/gestion-economica/01docutcusu010
7. Si al acceder a CoFFEE sale el mensaje "Certificado no autorizado" ¿Qué debo hacer?
Solicitar ayuda al CAU de CoFFEE: soporte@soportesgffee.zendesk.com
8. Si al IP no le aparece en CoFFEE el apartado "Auditoría" o le da problemas de acceso ¿Qué debo hacer?
Solicitar al editor en CoFFEE que asigne al IP como responsable de la operación en CoFFEE; eso hace que el IP tenga acceso a la opción "Auditoría".
Si ya estuviera dado de alta el IP como responsable de la operación y sigue con la misma incidencia, se ha de solicitar ayuda al CAU de CoFFEE: soporte@soportesgffee.zendesk.com
9. ¿Qué documentos debe subir el responsable de la operación en el apartado "Auditoría" de CoFFEE?
El IP ha de subir 3 documentos:
- Informe de análisis de riesgos de MINERVA.
- Declaración de Ausencia de Conflicto de Interés del tercero
- Declaración de Ausencia de Conflicto de Interés del IP y responsable de oficina si procede, firmado, que genera automáticamente la orden de compra en la plataforma GEA
Si el resultado de este análisis de riesgos de MINERVA es bandera negra puede añadirse un cuarto documento donde se explica este resultado. Más información en Informes de Excepcionalidad
10. ¿Cómo se genera automáticamente el DACI del IP que ha de firmar en aquellas órdenes de compra finalizadas financiadas con proyectos del PRTR?
Desde el siguiente enlace de GEA https://gea.upv.es/group/gestion-economica/01prtranusu010
Ver el proceso a seguir https://wiki.upv.es/confluence/display/GE/Órdenes+de+compra+anteriores
11. Si se realiza una compra a una empresa extranjera y MINERVA no reconoce el formato; dice que el formato del NIF/NOMBRE no es correcto ¿Qué debo hacer?
Seguir el manual de Minerva https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Procedimiento_ayuda/ZA25/MINERVA_Manual_Usuario.pdf, apartado 5 "Envío de peticiones de análisis de conflicto de interés":
- Lista de potenciales beneficiarios sin NIF. en caso de que el potencial beneficiario sea una persona (física o jurídica) extranjera sin NIF español.
12. Errores comunes en la gestión de proyectos financiados con fondos PRTR
1. Se deberá realizar el cruce de Minerva entre el NIF/CIF del contratista y el NIF del responsable económico como decisor. El responsable económico se identifica como “RESPONSABLE DE OPERACIÓN EN CoFFEE”.
2. Contratos menores.
- Todas las órdenes de compra formalizadas con factura, se registrarán en CoFFEE en la actuación “CONTRATOS MENORES”.
- Excepcionalmente, cuando no se tramite la orden de compra, (de conformidad a las normas de gestión del presupuesto UPV 2024) se registrarán en CoFFEE en la actuación “OTROS GASTOS”.
3. Las inscripciones a congresos deberán gestionarse a través de la aplicación GEA como contratos menores, siempre y cuando se disponga de factura a nombre de la UPV. El registro en CoFFEE y el cruce en MINERVA se realizará de igual forma que un CONTRATO MENOR. Las inscripciones a congresos que se anticipen por el interesado - con factura a nombre del interesado - se gestionarán como parte de la indemnización. El registro en CoFFEE se realizará en “OTROS GASTOS” con el resto de conceptos de gastos en la indemnización. NO DUPLICAR LA INSCRIPCIÓN A CONGRESOS COMO CONTRATO MENOR E INDEMNIZACIÓN.
4. En la actuación “OTROS GASTOS” no hay que indicar destinatario de la operación ni responsable del instrumento jurídico.
5. Se recuerda que los documentos a rellenar por el contratista han de tener los logos de la convocatoria correspondiente. Dichos logos se van actualizando en GEA conforme recibimos instrucciones.
6. La Unidad de Gestión de los fondos MRR se limita al registro correcto en CoFFEE de los gastos recibidos por los IPs o los gestores responsables de proyecto. Es IMPORTANTE indicar que NO SE COMPRUEBA LA ELEGIBILIDAD.
13. Cambiar Instrumento Jurídico de Actuación/Subproyecto.
Para cambiar un IIJJ de actuación, buscar el IIJJ que se quiere reubicar.
Clicar en el botón "Mover IIJJ a otra actuación"
Seleccionar la actuación donde se quiere mover
Confirmar
NOTA: Sólo se podrá cambiar a actuaciones que sean de la misma clase y a las que se tenga acceso, es decir, que si por ejemplo se ha creado un IIJJ en un actuación de tipo contrato en un subproyecto, se puede cambiar a otra actuación de tipo contrato en el mismo subproyecto o a otro subproyecto en el que se esté registrado como usuario.
14. Eliminar un contrato asociado en CoFFEE.
Posibles casos:
- No se ha añadido el Responsable de la operación:
Se busca el Contrato asociado y se elimina con el botón de la papelera.
- Se ha añadido y aceptado el Responsable de la operación:
Editar el contrato asociado y solicitar la anulación del Responsable de la operación
Una vez haya sido aprobada (esperar unas 24-72h, si no se acepta, avisar a gestionprtr@upv.es), se podrá eliminar el Contrato asociado seleccionando el icono de la papelera.
15. Como eliminar un contrato asociado en CoFFEE
Elimina todos los campos posibles del contrato asociado de CoFFEE, en observaciones añadir una nota aclaratoria de que el contrato ha sido creado por error y añadir al Código del contrato _ERROR
