12. Errores comunes en la gestión de proyectos financiados con fondos PRTR
13. Cambiar Instrumento Jurídico de actuación.
14. Eliminar un contrato asociado en CoFFEE.
15. Anular un contrato asociado en CoFFEE.
Para cualquier duda o aclaración en el proceso, podéis contactar con el equipo de gestión PRTR a través del correo electrónico: gestionprtr@upv.es.
Para sustituir el informe de excepcionalidad en una orden de compra ya enviada se accede desde:
Comprobar los siguientes pasos:
Tal y como aparece en la imagen adjunta
Es muy importante adjuntar el informe de excepcionalidad en el apartado correspondiente y NO subirlo en el apartado del menú seguimiento de GEA: “Plan de recuperación” – “Adjuntar documentación de tercero” y “Validar documentación de tercero” como se hace en los procesos donde si hay documentación de tercero. Ya que en este apartado SOLO debe de subirse la documentación del tercero firmada (Documento de Ausencia de Conflicto de Interés, Declaración de Compromiso, Declaración de cesión y tratamiento de datos).
El gasto de una inscripción, se tramita como una factura a la UPV, por tanto se realiza un contrato menor previamente.
En el caso de proyectos financiados con PRTR, se debe realizar el proceso con los documentos de ausencia de conflicto, registrándolo en la actuación de contratos en CoFFEE y con la petición del informe a MINERVA.
El resto de gastos de viajes como dietas, locomoción, alojamiento, … como no son facturas a nombre de la UPV, se registran también en CoFFEE pero en la actuación de Otros, por tanto no son necesarios los documentos de ausencia de conflicto.
Para subir el informe de análisis de riesgos Minerva en la aplicación GEA hay dos opciones:
Si se ha adjuntado el informe anteriormente será sustituido por el nuevo informe.
Si la orden de compra está Pendiente Validación, está pendiente de que la valide el IP y el responsable de la oficina en caso necesario, no se puede adjuntar dicho informe. En estos casos habrá que esperar a que la orden de compra sea validada y será entonces cuando estará Finalizada y se podrá adjuntar por el enlace anterior.
Sí, en el repositorio de GEA https://gea.upv.es/group/gestion-economica/01docutcusu010
Solicitar ayuda al CAU de CoFFEE: soporte@soportesgffee.zendesk.com
Solicitar al editor en CoFFEE que asigne al IP como responsable de la operación en CoFFEE; eso hace que el IP tenga acceso a la opción "Auditoría".
Si ya estuviera dado de alta el IP como responsable de la operación y sigue con la misma incidencia, se ha de solicitar ayuda al CAU de CoFFEE: soporte@soportesgffee.zendesk.com
El IP ha de subir 3 documentos:
Si el resultado de este análisis de riesgos de MINERVA es bandera negra puede añadirse un cuarto documento donde se explica este resultado. Más información en Informes de Excepcionalidad
Desde el siguiente enlace de GEA https://gea.upv.es/group/gestion-economica/01prtranusu010
Ver el proceso a seguir https://wiki.upv.es/confluence/display/GE/Órdenes+de+compra+anteriores
Seguir el manual de Minerva https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Procedimiento_ayuda/ZA25/MINERVA_Manual_Usuario.pdf, apartado 5 "Envío de peticiones de análisis de conflicto de interés":
1. Se deberá realizar el cruce de Minerva entre el NIF/CIF del contratista y el NIF del responsable económico como decisor. El responsable económico se identifica como “RESPONSABLE DE OPERACIÓN EN CoFFEE”.
2. Contratos menores.
3. Las inscripciones a congresos deberán gestionarse a través de la aplicación GEA como contratos menores, siempre y cuando se disponga de factura a nombre de la UPV. El registro en CoFFEE y el cruce en MINERVA se realizará de igual forma que un CONTRATO MENOR. Las inscripciones a congresos que se anticipen por el interesado - con factura a nombre del interesado - se gestionarán como parte de la indemnización. El registro en CoFFEE se realizará en “OTROS GASTOS” con el resto de conceptos de gastos en la indemnización. NO DUPLICAR LA INSCRIPCIÓN A CONGRESOS COMO CONTRATO MENOR E INDEMNIZACIÓN.
4. En la actuación “OTROS GASTOS” no hay que indicar destinatario de la operación ni responsable del instrumento jurídico.
5. Se recuerda que los documentos a rellenar por el contratista han de tener los logos de la convocatoria correspondiente. Dichos logos se van actualizando en GEA conforme recibimos instrucciones.
6. La Unidad de Gestión de los fondos MRR se limita al registro correcto en CoFFEE de los gastos recibidos por los IPs o los gestores responsables de proyecto. Es IMPORTANTE indicar que NO SE COMPRUEBA LA ELEGIBILIDAD.
Para cambiar un IIJJ de actuación, buscar el IIJJ que se quiere reubicar.
Clicar en el botón "Mover IIJJ a otra actuación"
Seleccionar la actuación donde se quiere mover
Confirmar
NOTA: Sólo se podrá cambiar a actuaciones que sean de la misma clase y a las que se tenga acceso, es decir, que si por ejemplo se ha creado un IIJJ en un actuación de tipo contrato en un subproyecto, se puede cambiar a otra actuación de tipo contrato en el mismo subproyecto o a otro subproyecto en el que se esté registrado como usuario.
Posibles casos:
Se busca el Contrato asociado y se elimina con el botón de la papelera.
Editar el contrato asociado y solicitar la anulación del Responsable de la operación
Una vez haya sido aprobada (esperar unas 24-72h, si no se acepta, avisar a gestionprtr@upv.es), se podrá eliminar el Contrato asociado seleccionando el icono de la papelera.
Elimina todos los campos posibles del contrato asociado de CoFFEE, en observaciones añadir una nota aclaratoria de que el contrato ha sido creado por error y añadir al Código del contrato _ERROR
