En la pestaña Encuestas Lime se pueden gestionar los pases de encuesta de un curso. En la parte superior aparecen las siguientes opciones:
- Crear un solo pase del curso → Genera un único pase para todos los alumnos del curso independientemente del grupo al que estén matriculados
- Crear un pase por cada grupo → Genera un pase por cada grupo del curso, con las fechas de inicio y fin del grupo. Podemos generar los pases de grupo uno a uno desde la pantalla @TODO
- Crear un pase por cada profesor → Genera un pase por cada profesor del curso, independientemente del grupo en el que estén matriculados los alumnos.
- Crear encuesta para los docentes → Genera un único pase para cada profesor del curso, es decir, en lugar de enviar la encuesta a los alumnos la envía a los profesores.
Cuando seleccionamos cualquiera de estos enlaces. nos mostrara una pantalla donde debemos indicar cierta información para la creación del pase según las opciones que hayamos indicado:
- Fecha de inicio: Es la fecha y hora desde la que los usuarios pueden acceder a la encuesta.
- Fecha de fin: Es la fecha y la hora a partir de la que los usuarios ya no podrán realizar la encuesta.
- Envío automático de invitaciones: Si se marca esta casilla, se enviará un correo de invitación a los participantes en la fecha de inicio de la encuesta.
- Envío automático de recordatorios: Si se marca esta casilla, se enviará un recordatorio a los participantes que no hayan completado la encuesta 3 días antes de la fecha fin del pase.
- Modelo de encuesta: Indica el modelo de encuesta que vamos a usar en el pase. Todos los modelos no se pueden usar para pases de curso, grupo, profesor o docencia, ya que la información y las preguntas deben ser acordes al tipo de pase.
Importante
La secretaria lanza un proceso nocturno a las 8:00 de la mañana que actualiza los datos de todos los participantes de la encuesta (por si se ha añadido o eliminado alguno) y posteriormente programa el envío de invitaciones y recordatorios para ese día. Por tanto, si creamos el pase después de esa hora para el mismo día, los correos no se mandarán automáticamente y tendremos que lanzarlos de forma manual o esperar al día siguiente.
En Limesurvey, para acceder a la encuesta se realiza a través de la url con una contraseña única para cada usuario (token), por tanto no se puede enviar un mismo enlace a los encuestados, ya que necesitarían ingresar el token para poder acceder. Este token se usa para controlar que solo acceden las personas que corresponde y no rellenan la encuesta más de una vez. Para solventar este problema y que los usuarios puedan acceder con su login y contraseña UPV se ha creado una pantalla en la Intranet que muestra las encuestas activas del usuario. Se puede acceder desde la Intranet o bien desde el enlace que se indica como Mis encuestas activas en la secretaria.
Una vez creado el pase correspondiente, nos aparecerá en el listado de pases del curso, indicando el modelo, estado, fecha de inicio, fecha fin y resultados:
Pulsando la opción edita accederemos a la pantalla donde podemos editar los datos del pase que definimos durante la creación o eliminar el pase:
Importante
Dependiendo del estado del curso podremos modificar ciertos aspectos del pase o no:
- Estado PREVISTO: Permite modificar las fechas de inicio, fin y el envío automático de invitaciones y recordatorios. También permite eliminar el pase.
- Estado ACTIVO: Permite modificar la fecha de fin y el envío de recordatorios automático. La fecha de fin no puede ser igual o anterior a la fecha actual.
- Estado FINALIZADO: No permite modificar ningún dato.
En la pantalla participantes veremos un listado de todos los participantes de la encuesta, indicando si se les ha enviado la invitación o no (y en la fecha que se envío), cuántos recordatorios se han enviado (y la fecha del último envío) y si han completado la encuesta o no (indicando en que fecha se completo). En la parte superior tenemos dos enlaces que nos permiten:
- Enviar invitación: Envía una invitación a todos los participantes que no la hayan recibido todavía.
- Enviar recordatorio: Envía un recordatorio a todos los participantes que no hayan completado todavía la encuesta.
Importante
Si modificamos el listado de alumnos del curso, no se reflejará en la tabla de participantes hasta las 8:00 de la mañana que es cuando la secretaria sincroniza el listado de participantes para realizar el envío de invitaciones. Se puede forzar una actualización modificando el pase (por ejemplo, la fecha de fin). El listado tampoco se refresca inmediatamente, sino que hay un proceso que cada X minutos refresca los datos desde Limesurvey, por lo que puede tardar un poco en mostrar los envíos o los completados.