¿Por qué estamos realizando esta migración?
El servicio de correo Exchange UPV (o Agenda UPV), está basado en una versión relativamente antigua de Microsoft Exchange y requiere una migración obligatoria por problemas de disponibilidad y seguridad. La política actual de Microsoft es ofrecer las versiones más actualizadas de sus productos dentro de la infraestructura de Office 365, así que la migración se va a realizar sobre este servicio.
¿En qué consiste el cambio?
El cambio consiste en utilizar el servicio de Office 365 en lugar de Exchange UPV. Para esto, tenemos que hacer una serie de operaciones para cada usuario, que consisten en modificar las reglas de envío y reescritura de correos para que:
- Todo el correo enviado a usted se entregue en Office 365.
- Todo el correo enviado desde Office 365 se reescriba con su dirección de correo oficial @upv.es
Por motivos técnicos, hasta que no se migren todos los usuarios del Exchange UPV, en los correos que usted envíe, verá como dirección de remitente su usuario@upv.edu.es. No se preocupe, el sistema lo reescribirá con su dirección correcta. Cuando se finalice el proceso global, si lo desea, podrá utilizar Office 365 con su dirección de correo oficial @upv.es
¿Perderé alguna funcionalidad con el cambio?
Al contrario. Office 365 incluye todas las funcionalidades anteriores de Exchange, y añade nuevas funcionalidades que aumentan su productividad.
¿Tendré más espacio de correo?
Sí, se aumentará el espacio hasta 50GB ó 100GB por usuario, dependiendo del tipo de licencia.
¿Tengo que hacer algo antes del cambio?
En principio, no es necesario que usted haga nada al respecto. No obstante, para evitar interrupciones es recomendable que vaya configurando la cuenta de Microsoft (usuario@upv.edu.es) en todos sus clientes de correo, y así en el momento del cambio los mensajes entrantes los podrá ver ya en la nueva cuenta.
Para configurar la cuenta Microsoft en sus clientes, puede consultar los manuales disponibles aquí:
Una vez hecho el cambio, ¿voy a notar algo?
A partir del cambio en la entrega del correo, los mensajes nuevos llegarán a la bandeja de entrada de la cuenta Microsoft, en lugar de a la bandeja de entrada de la cuenta Exchange UPV, por lo demás no notará ninguna diferencia.
¿Cómo puedo trasladar mi correo, calendarios y contactos a la nueva cuenta?
Desde Outlook, puede trasladar las carpetas de correo, calendario o contactos simplemente arrastrándolas desde una cuenta a otra. No obstante, esta opción es lenta y puede inducir a errores, por lo que la opción más recomendable es utilizar el asistente de importación y exportación de Outlook (solamente en versiones Windows).
Siga estos pasos para exportar correo, contactos y calendarios de Outlook a un archivo .pst y, a continuación, importe ese archivo a Office 365:
- Exporte el correo, contactos y calendario a un fichero .pst. Para ello, puede seguir las instrucciones de esta página: https://support.microsoft.com/es-es/office/exportar-o-hacer-una-copia-de-seguridad-del-correo-electr%C3%B3nico-los-contactos-y-el-calendario-a-un-archivo-pst-de-outlook-14252b52-3075-4e9b-be4e-ff9ef1068f91
- Importe el correo, contactos y calendario desde el fichero .pst que acaba de crear. Asegúrese de que la cuenta de destino es la cuenta Microsoft (usuario@upv.edu.es) y de no marcar la opción que permite la creación de elementos duplicados. Puede consultar las instrucciones en esta página: https://support.microsoft.com/es-es/topic/importar-el-correo-electr%C3%B3nico-los-contactos-y-el-calendario-desde-un-archivo-pst-de-outlook-431a8e9a-f99f-4d5f-ae48-ded54b3440ac
¿Cómo puedo trasladar las reglas de correo al nuevo buzón?
Las reglas de correo que haya creado en Outlook no se trasladan automáticamente a la nueva cuenta. Para importarlas puede hacer lo siguiente:
- "Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas"
- Seleccione la cuenta Exchange UPV en el desplegable y luego pulse en "Opciones"
- Pulse en "Exportar reglas" y proporcione un nombre de fichero
- Vuelva a la pantalla de reglas y alertas y seleccione la cuenta Microsoft en el desplegable.
- Pulse en "Opciones" y luego en "Importar reglas", y seleccione el fichero anterior.
Tenga en cuenta que deberá editar las reglas que incluyan nombres de carpetas, para seleccionar las carpetas de destino en el nuevo buzón.
¿En el nuevo correo se identifican como correo no deseado mensajes que antes recibía normalmente?
Las configuraciones del correo no deseado está asociadas a la cuenta, por lo que ahora pueden ser diferentes. Para revisarlas, desde Outlook teniendo seleccionada la cuenta correspondiente, pulse en "Inicio" y luego en la opción "Correo no deseado" > "Opciones para el correo electrónico no deseado" del menú.
Revise que el nivel de protección es el deseado y el contenido de las listas de remitentes/destinatarios seguros o bloqueados. Puede exportar estas listas a un archivo e importarlas en la nueva cuenta.
Yo tenía una redirección del correo de upv.edu.es a departamento.upv.es ¿Qué pasa con ella?
Pues....
¿Cómo muevo los contactos y el calendario al nuevo sistema?
Es conveniente mover tanto los contactos como el calendario al nuevo sistema. La operativa es muy sencilla.
- Para mover los contactos, solo tengo que seleccionar todos los contactos de la carpeta antigua de Exchange y moverlos a la nueva carpeta en Office365. Para evitar la duplicación de los contactos es recomendable moverlos y no copiarlos.
- Para mover el calendario, es conveniente previamente cambiar la visualización. Habitualmente la vista que tenemos para Calendario es la de Semana o Semana laboral, tal cual la siguiente imagen:
Para mover todas los eventos de Calendario, tanto pasados como futuros, es recomendable cambiar la vista al formato Lista
Una vez cambiado al modo lista, los distintos eventos nos aparecen en un listado y es más sencillo moverlos al nuevo calendario de Microsoft 365, seleccionándolos todos y moviéndolos de una carpeta a otra.
Ojo. En este caso es muy conveniente mover y no copiar, puesto que si copiamos, nos creará una copia de los eventos, nos podrían aparecer eventos duplicados, e incluso podría enviar un mensaje de confirmación a las personas que convocamos a eventos pasados, incluso de hace años. Este efecto indeseable no va a ocurrir si simplemente movemos los eventos de una carpeta a otra.
¿Hay algo nuevo a lo que tenga que acostumbrarme?
Sí, pues se van introduciendo cambios y mejoras en el sistema para, em principio, ir mejorando la experiencia de usuario conforme va evolucionando la tecnología. Algunos cambios que usted apreciará son los siguientes:
- Clasificación automática de mensajes: verá que, en la parte superior de la pantalla, sus mensajes se clasifican en dos pestañas, llamadas "Prioritarios" y "Otros". Esto puede chocarle al principio, y le recomendamos revise periódicamente ambas pestañas. DECIR AQUÍ ALGO MÁS AL RESPECTO, COMO CAMBIAR LA CLASIFICACIÓN O INCLUSO COMO DESACTIVARLA
- Clasificación más "agresiva" del correo no deseado, ya que se aplican reglas adicionales a las implementadas anteriormente, lo que puede hacer que correos que usted considere legítimos ahora se trasladen a esa carpeta. Le recomendamos que a partir de ahora....
¿Estarán mis datos seguros?
Sí, de acuerdo con el contrato firmado entre la UPV y Microsoft, sus datos están auditados y seguros en servidores ubicados en la Unión Europea.
¿Puedo rechazar este cambio?
En este momento la UPV provee a sus miembros de un servicio de Correo Electrónico Estándar, que puede seguir utilizando. Si desea recibir y enviar el correo desde dicho servicio, siga las instrucciones de configuración de la página de Correo estandar. Tenga en cuenta que el servicio de agenda basado en Exchange UPV finalizará su operación una vez se haya completado la migración de todos los usuarios.
He realizado el cambio y no he funciona el firmado de correos. ¿Cómo puedo solucionarlo?
Mientras se realiza el proceso de migración de todos los usuarios de Exchange UPV, es probable que Outlook le devuelva un error al firmar correos. Si es así, siga las instrucciones indicadas en este enlace :