¿Por qué estamos realizando esta migración?
El servicio de correo Exchange UPV (o Agenda UPV), está basado en una versión relativamente antigua de Microsoft Exchange y requiere una migración obligatoria por problemas de disponibilidad y seguridad. La política actual de Microsoft es ofrecer las versiones más actualizadas de sus productos dentro de la infraestructura de Office 365, así que la migración se va a realizar sobre este servicio.
¿En qué consiste el cambio?
El cambio consiste en utilizar el servicio de Office 365 en lugar de Exchange UPV. Para esto, tenemos que hacer una serie de operaciones para cada usuario, que consisten en modificar las reglas de envío y reescritura de correos para que:
- Todo el correo enviado a usted se entregue en Office 365.
- Todo el correo enviado desde Office 365 se reescriba con su dirección de correo oficial @upv.es
Por motivos técnicos, hasta que no se migren todos los usuarios del Exchange UPV, en los correos que usted envíe, verá como dirección de remitente su usuario@upv.edu.es. No se preocupe, el sistema lo reescribirá con su dirección correcta. Cuando se finalice el proceso global, si lo desea, podrá utilizar Office 365 con su dirección de correo oficial @upv.es
¿Perderé alguna funcionalidad con el cambio?
Al contrario. Office 365 incluye todas las funcionalidades anteriores de Exchange, y añade nuevas funcionalidades que aumentan su productividad.
¿Tendré más espacio de correo?
Sí, se aumentará el espacio hasta 50GB ó 100GB por usuario, dependiendo del tipo de licencia.
¿Tengo que hacer algo antes del cambio?
En principio, no es necesario que usted haga nada al respecto. No obstante, para evitar interrupciones es recomendable que vaya configurando la cuenta de Microsoft (usuario@upv.edu.es) en todos sus clientes de correo, y así en el momento del cambio los mensajes entrantes los podrá ver ya en la nueva cuenta.
Para configurar la cuenta Microsoft en sus clientes, puede consultar los manuales disponibles aquí:
¿Me voy a enterar de algo?
Hay que hacer algunos procedimientos para ejecutar el cambio de forma segura. El más relevante es que en la conexión a Office 365 debe de utilizar como cuenta de acceso su usuario acabado en upv.edu.es (usuario@upv.edu.es), mientras que su dirección de correo saliente seguirá siendo la misma (usuario@departamento.upv.es o usuario@upv.es).
Al lanzar la migración, se realizan dos procesos fundamentales:
- Se introducen unas redirecciones en el sistema, de modo que la cuenta que que recibirá el correo a partir de entonces es la de Office 365 (usuario@upv.edu.es), (NOTA en realidad, una redirección de este tipo no es la primera vez que usted la tiene, ya que anteriormente sus correos de redirigían, de manera análoga, a una cuenta del tipo agendas.upv.es, y ahora cambia una por otra)
- Todos los correos correos que usted tenía archivados en su buzón habitual se transferirán de la cuenta de Exchange a la de Office 365, a una carpeta que cuelga de su buzón de o365 (recuerde, de formato usuario@upv.edu.es), llamada "Importado Correo UPV". Este proceso tardará un cierto tiempo, pero durante el mismo se puede seguir accediendo al correo en el servicio de Exchange. En concreto, usted observará lo siguiente:
- En el buzón de correo upv.edu.es le aparece una nueva carpeta, llamada "Importado Correo UPV", donde va a ir apareciendo toda su estructura de carpetas antiguas, y rellenándose con una copia de todos los mensajes que usted tenía en su buzón antiguo. Como hemos comentado, este es un proceso relativamente lento, que depende del tamaño de su buzón, por lo que puede tardar incluso varios días (NOTA PARA PENSARNOS: que el usuario reciba un correo al finalizar).
- Si usted tiene, en su aplicación de escritorio, todavía conectada la cuenta antigua, verá que ya no entran mensajes a la misma, por lo que puede eliminarla (DECIR AQUÍ CÓMO). Esto facilitará también el que no se produzca confusión en otras pantallas del entorno, como los calendarios o los contactos, donde si usted mantiene la conexión a la cuenta antigua verá muchos elementos duplicados.
- Le recomendamos que, una vez finalizado el proceso de importación de todos los elementos de su anterior cuenta a la nueva, proceda a unificar ambas trasladando todos los elementos antiguos a la nueva estructura:
- Moviendo todos los correos de las carpetas estándar (Bandeja de entrada, Elementos enviados, etc.) de la estructura antigua, que tiene en la carpeta "Importado Correo UPV" a las correspondientes del nuevo buzón upv.edu.es, así como la estructura de carpetas personales que usted tuviera anteriormente.
- En la herramienta Calendario, verá que dispone de su calendario antiguo (departamento.upv.es) así como dos nuevos upv.edu.es. Como hemos comentado el antiguo, es simplemente porque usted todavía tiene la cuneta antigua conectada en su Outlook, y los dos nuevos corresponden al de defecto de su cuenta upv.edu.es (en el que verá las reuniones que haya podido tener o tenga programadas en el Teams), y el otro con todos los elementos antiguos que han sido copiados a la carpeta de importación. Nuestra recomendación es que cambie a la vista "Lista" y proceda a trasladar todos los elementos del calendario importado al nuevo.
- Lo mismo ocurre con la herramienta Contactos, ya que verá por una parte los de la cuanta antigua (si todavía la tiene conectada en su Outlook) como dos carpetas de contactos en la cuenta upv.edu.es. De modo similar al anterior, la recomendación es unificar estas dos últimas pasando todos sus contactos antiguos a la nueva carpeta de upv.edu.es (VERIFICAR SI ESTO ES LO MEJOR)
Yo tenía una redirección del correo de upv.edu.es a departamento.upv.es ¿Qué pasa con ella?
Pues....
¿Cómo muevo los contactos y el calendario al nuevo sistema?
Es conveniente mover tanto los contactos como el calendario al nuevo sistema. La operativa es muy sencilla.
- Para mover los contactos, solo tengo que seleccionar todos los contactos de la carpeta antigua de Exchange y moverlos a la nueva carpeta en Office365. Para evitar la duplicación de los contactos es recomendable moverlos y no copiarlos.
- Para mover el calendario, es conveniente previamente cambiar la visualización. Habitualmente la vista que tenemos para Calendario es la de Semana o Semana laboral, tal cual la siguiente imagen:
Para mover todas los eventos de Calendario, tanto pasados como futuros, es recomendable cambiar la vista al formato Lista
Una vez cambiado al modo lista, los distintos eventos nos aparecen en un listado y es más sencillo moverlos al nuevo calendario de Microsoft 365, seleccionándolos todos y moviéndolos de una carpeta a otra.
Ojo. En este caso es muy conveniente mover y no copiar, puesto que si copiamos, nos creará una copia de los eventos, nos podrían aparecer eventos duplicados, e incluso podría enviar un mensaje de confirmación a las personas que convocamos a eventos pasados, incluso de hace años. Este efecto indeseable no va a ocurrir si simplemente movemos los eventos de una carpeta a otra.
¿Hay algo nuevo a lo que tenga que acostumbrarme?
Sí, pues se van introduciendo cambios y mejoras en el sistema para, em principio, ir mejorando la experiencia de usuario conforme va evolucionando la tecnología. Algunos cambios que usted apreciará son los siguientes:
- Clasificación automática de mensajes: verá que, en la parte superior de la pantalla, sus mensajes se clasifican en dos pestañas, llamadas "Prioritarios" y "Otros". Esto puede chocarle al principio, y le recomendamos revise periódicamente ambas pestañas. DECIR AQUÍ ALGO MÁS AL RESPECTO, COMO CAMBIAR LA CLASIFICACIÓN O INCLUSO COMO DESACTIVARLA
- Clasificación más "agresiva" del correo no deseado, ya que se aplican reglas adicionales a las implementadas anteriormente, lo que puede hacer que correos que usted considere legítimos ahora se trasladen a esa carpeta. Le recomendamos que a partir de ahora....
¿Estarán mis datos seguros?
Sí, de acuerdo con el contrato firmado entre la UPV y Microsoft, sus datos están auditados y seguros en servidores ubicados en la Unión Europea.
¿Puedo rechazar este cambio?
En este momento la UPV provee a sus miembros de un servicio de Correo Electrónico Estándar, que puede seguir utilizando. Si desea recibir y enviar el correo desde dicho servicio, siga las instrucciones de configuración de la página de Correo estandar. Tenga en cuenta que el servicio de agenda basado en Exchange UPV finalizará su operación una vez se haya completado la migración de todos los usuarios.
He realizado el cambio y no he funciona el firmado de correos. ¿Cómo puedo solucionarlo?
Mientras se realiza el proceso de migración de todos los usuarios de Exchange UPV, es probable que Outlook le devuelva un error al firmar correos. Si es así, siga las instrucciones indicadas en este enlace :