A día de hoy, el sistema de gestión de biblioteca en la nube ALMA, gestiona sus propios usuarios. Sin embargo estos han de ser un espejo de los que existen en la UPV. En esta ayuda describiremos el proceso que se sigue para sincronizar los usuarios de ALMA con los existentes en la Universidad. Esto incluye Altas, Bajas y Modificaciones.
¿Qué usuarios tienen permisos en ALMA?
El único criterio que se sigue para que un usuario tenga permisos en ALMA es que tenga acceso a algún nivel del servicio "383-Acceso y uso de instalaciones y servicios bibliotecarios"
En este servicio hay actualmente definidos 3 niveles:
- 201 Préstamo, reservas, renovaciones, cabinas docentes. Nivel 0
- 200 Préstamo, reservas, renovaciones, cabinas de estudio, préstamo de portátiles. Nivel 1
- 202 Préstamo, reservas, renovaciones. Nivel 2
IMPORTANTE. Otros criterios como: a qué colectivos pertenece, si tiene carnet o está matriculado NO SE TIENEN en cuenta para la sincronización. El único CRITERIO es el nivel de servicios en biblioteca. Si un usuario UPV no tiene alguno de estos niveles de servicio en la UPV no se sincronizará en ALMA. Si el usuario ya existía en ALMA y no tiene nivel de servicio será dado de baja.
¿Cómo saber el nivel de servicio de un usuario?
Lo haremos desde la aplicación web SOT en la opción "Usuarios ALMA/UPV"
Buscaremos el usuario por apellidos, DNI o NIP
Al clicar en el nombre nos aparece la pantalla del usuario. Con los datos del usuario en la UPV (izq.) y los que hay en ALMA (drcha.)
Ahí podemos ver el nivel de servicio que tiene el usuario en biblioteca.
Usuarios sin nivel de servicio.
La aplicación SOT simplemente recoge los datos que le proporciona el Área de Información. Para saber porqué un usuario no tiene nivel de servicio hay que remitirse al Área de Información. Las causas más comunes son:
- El usuario está en un colectivo que no tiene servicios en biblioteca.
- El usuario ya no pertenece a la UPV.
- Errores en los datos.
En todo caso hay que hablar con el área de información para más detalles o para subsanar los errores.
IMPORTANTE. Nunca se debe de dar de alta un usuario directamente en ALMA. Hay que resolver los problemas en origen y luego sincronizar (actualizar).
Actualización (sincronización) de usuarios.
Los usuarios se actualizan por dos vías.
- Actualización masiva (miles) que se realiza por las noches automáticamente. Se envían a ALMA todos los registros que hayan cambiado, así como las altas y las bajas.
- Actualización puntual por SOT. Mediante la pantalla del usuario arriba descrita, pulsando el botón "Actualizar en ALMA"
Ambos procesos son idénticos. Lo que hacen es enviar un fichero xml al servidor ALMA con la información de cada usuario. Ese fichero xml junto con las fechas de envío y actualización se puede consulta en la pantalla del usuario en la pestaña "Datos de sincronización"
Campo NIP y otros identificadores.
El campo ÚNICO que identifica a un usuario es el NIP. En el caso de la información UPV es un numero (por ejemplo 9473) . En caso de ALMA es ese número precedido por "NIP" ( en el ejemplo NIP9473)
Otros IDENTIFICADORES únicos son: el CARNET (cod. barras), LOGIN, DNI, FOTO ID, CODIGO RFID , Carné 3 (autoprestamo) y Código Préstamo Interuniversitario.
Los identificadores pueden cambiar para un usuario pero han de ser únicos en el sistema. Por ejemplo, el mismo código de carnet no puede estar repetido para dos usuarios.
En ALMA existe una pantalla donde podemos consultar estos identificadores para un usuario
Cualquier campo de un usuario es susceptible de actualizar (sea o no identificador) excepto el NIP. Toda la información, tanto en ALMA como en la UPV está ligada al NIP.
Duplicidad de usuario.
Muy pocas veces, sobre todo con usuarios extranjeros, es posible que la misma persona física tenga dos NIPs diferentes en el sistema a lo largo de su vida. De cara a ALMA y la UPV son dos personas totalmente diferentes.
IMPORTANTE. Si detectamos que un usuario está en ALMA con un NIP y en la UPV con otro NIP. Debemos borrar totalmente en ALMA al usuario y volver a sincronizar. Ya que al existir colisión (por ejemplo mismo carnet) ALMA no dejaría dar de alta al correcto.
Proceso de ALTAS y ACTUALIZACIONES
Todas las noches, todos los usuarios con niveles de servicio en biblioteca (200,201 y 202) se envían en un fichero XML para darles el alta o la actualización.
Se envían los siguientes datos a ALMA:
- Identificadores (nip, carnet etc.)
- Datos personales (email, tlf. dirección etc.)
- Fecha de expiración (expiry date):
- Fecha de eliminación (purge date):
- Estado: A (ACTIVO)
- User group: segun el nivel de servicio y el campus se les asigna un user group de ALMA
- Si el usuario UPV tiene el nivel de servicio 200 (Préstamo Nivel 0) el user group será 12 (Si es de Gandía o Alcoy será 15)
- Si el usuario UPV tiene el nivel de Servicio 201 (Préstamo Nivel 1) el user group será 11 (Si es de Gandía o Alcoy será 13)
- Si el usuario UPV tiene el nivel de Servicio 202 (Préstamo Nivel 2) el user group será 20
Los datos enviados a ALMA para una ACTUALIZACIÓN/ALTA son los mismos tanto si es en proceso nocturno masivo como si se usa la actualización puntual a través de SOT.
Proceso de BAJAS
Todas las noches, los usuarios que no tienen nivel de servicio en biblioteca y que ya existen en ALMA se envían en un fichero XML para desactivarlos (baja)
Se envían los siguientes datos a ALMA:
- Identificadores (nip, carnet etc.)
- Datos personales (email, tlf. dirección etc.)
- Fecha de expiración (expiry date): fecha de hoy
- Fecha de eliminación (purge date): +2 años a partir de la fecha de hoy
- Estado: I (INACTIVO)
- User group: ídem a las altas/actualizaciones
Los datos enviados a ALMA para la BAJA son los mismos tanto si es en proceso nocturno masivo como si se usa la actualización puntual a través de SOT..
Proceso de PURGADO (ELIMINACIÓN) de ALMA
Periódicamente la biblioteca pasará en ALMA un proceso para eliminar definitivamente todos los usuarios cuya fecha de eliminación (purge date) haya pasado (normalmente a los dos años de darlos de baja). Los usuarios purgados dejarán de estar en el sistema a todos los efectos.
(APARTADO PENDIENTE COMPLETAR POR BIBLIOTECA)
Listados de verificación de ALMA
Cuando se genera una sincronización masiva (ya sea de bajas, altas o modificaciones) en ALMA se genera un log que podemos revisar desde el menú de administración de ALMA.
En la opción Gestionar Tareas → Histórico podemos ver las sucesivas cargas diarias de usuarios.
Ahí podemos revisar las altas, bajas, modificaciones y errores. Es importante revisar los errores en el apartado "User rejected"
Para ver el detalle, podemos clicar en el fichero concreto, en el botón "..." Nos aparece una lista con todos los usuarios rechazados y el motivo.
Normalmente el error más común es que el NIPnnnn ha sido rechazado porque algún identificador ya está para otro usuario en el sistema.
Esto significa que existen dos NIPs para el mismo usuario. Uno antiguo en ALMA (NIPxxxx ) y otro de la UPV (NIPnnnn) que es el que quiere entrar. Debemos borrar el actual de ALMA (NIPxxxx) para permitir que entre en la siguiente carga el NIPnnnn