Un sitio (site) de Alfresco es un espacio colaborativo donde los miembros del site pueden trabajar y compartir documentos con otros miembros del sitio. Para ello Alfresco ofrece un conjunto de herramientas tales como biblioteca de documentos, calendario, foro... Cualquier usuario de Alfresco puede ser miembro de un sitio pero sólo los administradores de Alfresco pueden crear nuevos sitios.
Los sitios de Alfresco son totalmente independientes entre si y no existe ningún tipo de relación jerárquica entre ellos.
Hay tres tipos de sitios :
- Público. Cualquier usuario de Alfresco puede ver el contenido del sitio y unirse a él.
- Moderado. Los usuarios externos del sitio no pueden ver su contenido. Cualquier usuario puede encontrar el sitio desde el buscador de sitios y solicitar unirse, pero sólo los administradores puede aprobar la solicitud y conceder el acceso.
- Privado. Los usuarios externos no pueden encontrar el site en el buscador ni solicitar unirse, sólo el administrador puede dar acceso al site.
Forma de acceder a un sitio
En la página de inicio del usuario se encuentra el panel (dashlet) "Mis Sitios" donde aparece un enlace a cada uno de los sitios donde el usuario es miembro.
En el menú principal de Alfresco se encuentra el submenú sitios donde cada usuario puede acceder a los sitios donde es miembro o buscar nuevos sitios (moderados o públicos) en el buscador.
Cada sitio tiene una url única e inmutable (p.e https://alfpre.upv.es/share/page/site/mysite/dashboard) que puede almacenarse en favoritos para enlazar directamente con el sitio.
Una vez hemos accedido al sitio nos daremos de bruces con el panel de inicio del sitio.
Panel de inicio del sitio
Cada sitio dispone de su propio panel de inicio, donde se ubican diferentes paneles (dashlets) que muestran información acerca del sitio, las actividades que en él se realizan y los documentos que contienen.
Algunos dashlets del panel de inicio del Sitio son:
- Miembros del sitio. Muestra un listado de los miembros del sitio con los respectivos roles que desempeñan en el mismo.
- Documentos modificados recientemente. Lista todos los documentos que han sido creados o modificados en los últimos días y proporciona un enlace a los mismos.
- Actividades del sitio. Actividades más recientes realizadas en el sitio.
- Perfil del sitio. Resumen de los detalles del mismo.
Los administradores puede quitar o añadir nuevos paneles así como su distribución en el panel de inicio.
Encima del panel de inicio se encuentra la barra de tareas donde el usuario puede navegar entre las diferentes páginas del sitio : El panel de inicio (visto anteriormente) , la biblioteca de documentos y la página de miembros del sitio. El administrador del sitio puede añadir nuevas páginas aumentando la funcionalidad del mismo : calendarios, foros...
Vamos a describir la biblioteca de documentos la cual es la página más importante de un sitio.
Biblioteca de documentos
Desde la biblioteca de documentos se gestionan todos los documentos del mismo. En la biblioteca los miembros pueden crear y subir documentos, así ́como ver o modificar el trabajo realizado por otros miembros si disponen de los permisos adecuados para ello.
Con el menú crear podemos crear carpetas para organizar los documentos, también podemos crear ciertos tipos de documentos predefinidos ,texto html.. aunque lo habitual será cargar y almacenar documentos ya creados a través del menú cargar sito al lado del menú crear. Una alternativa más cómoda a crear/cargar documentos o carpetas es simplemente seleccionarlos desde su carpeta de Windows y arrastrarlos dentro de la biblioteca de documento.