El PGD és un document formal que ha de realitzar-se a l'inici de la investigació, en el qual es descriu la gestió que s'aplicarà durant el cicle de vida de les dades, des de la creació fins a la finalització del projecte de recerca.
Un PGD ha d'incloure la informació següent:
- Determinar els requisits de l'entitat finançadora.
- Identificar les dades que s'utilitzaran: tipologia, procedència, formats, etc.
- Definir com s'organitzaran i gestionaran les dades: control de versions, nom de fitxers, etc.
- Explicar com es documentaran les dades.
- Descriure com s'assegura la qualitat de les dades.
- Preparar una estratègia d'emmagatzematge i preservació de les dades.
- Definir les polítiques de dades del projecte: propietat intel·lectual, tractament de dades sensibles i personals, etc.
- Descriure com es difondran les dades: on, quines i quan es difondran, etc.
- Assignar rols i responsabilitats.
- Preparar un pressupost realista per a la gestió de les dades.
Hi ha nombroses eines i exemples que faciliten la redacció d'un PGD.