Facturas recibidas en FACe y en formato PDF original
Debido al proceso de transformación en administración electrónica de la gestión económica en la Universitat Politècnica de València, la tramitación de las facturas recibidas se deberá realizar, con carácter ordinario, mediante facturación electrónica (FACe) o facturación en formato PDF original, con el doble objetivo de dar mayor celeridad a la tramitación y pago de la factura y la eliminación definitiva del papel en la tramitación del gasto, acercándonos a los Objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible.
Al objeto de agilizar la gestión de las facturas FACe, éstas se asociarán automáticamente con el expediente de contrato menor o contrato centralizado, y por tanto serán recibidas de forma inmediata por la oficina gestora solicitante.
Para ello es necesario que la referencia de la orden de compra se incluya en la factura electrónica emitida por el proveedor. En el caso de que exista número de expediente de contratación (MY**/**/*/**), este deberá también ser incluido en la factura.
Se ha elaborado un documento explicativo para el proveedor con más información y detalle sobre estas cuestiones, está disponible de forma pública en la microweb de Gestión Económica en la sección "Información facturación electrónica con la UPV". El documento también puede ser descargado desde este enlace: http://www.upv.es/entidades/SGE/info/1099520normalc.html
Para facilitar esta gestión al proveedor, en el momento en que la solicitud de la orden de compra sea firmada por el responsable se enviará automáticamente un mail a la dirección de correo electrónico del tercero, o a la que se especifique en la orden de compra, con los datos de dicha orden de compra y las instrucciones de facturación (puede consultar un ejemplo de la información enviada en el Manual de orden de compra). De forma complementaria, es imprescindible que en el momento de realizar la orden de compra formal del material o servicio, se informe al proveedor de la referencia de la orden de compra, con el objetivo de que le sea posible identificarlo entre todas las órdenes de compra realizadas por la UPV.
Facturas recibidas en papel
Si no fuera posible realizar la facturación de ninguna de las dos formas indicadas (FACe o PDF original), excepcionalmente se podrá seguir realizando la facturación en formato papel. Estos pagos, debido a su naturaleza excepcional, no tendrán la misma celeridad que las otras opciones y su período de tramitación puede ser más largo. Por este motivo no será posible tramitar facturas en papel cuyo pago sea urgente o deba estar realizado antes de una fecha determinada.
Para esta opción se añade una nueva funcionalidad en GEA, disponible en MENU SEGUIMIENTO/Tramita/Enviar factura papel a Tramita, desde la cual se podrán enviar a GEA Tramita una factura en papel mediante un sobre facilitado por el Servicio de Gestión Económica. Para obtener estos sobres se deberá grabar un GEA Responde indicando la cantidad de sobres necesarios y serán enviados por correo interno.
Se han actualizado los manuales de usuario de Orden de compra y de Tramitación del gasto en papel, accesibles a través de la plataforma, en la sección de Documentación económica, apartado Novedades. https://gea.upv.es/group/gestion-economica/03docu01usu010