Para realizar un almuerzo o comida de trabajo (gasto de representación), ¿debo hacer una orden de compra en GEA?
Sí. En el caso de desayunos o comidas de trabajo se deberá hacer un contrato menor .
¿Es necesario adjuntar algún informe a la hora de hacer un acto protocolario o de representación?
Sí. Cuando se realiza una orden de compra en GEA se debe motivar, en el campo destinado para ello (Informe necesidad del contrato), la necesidad del contrato.
Además, cuando se vaya a proceder a la tramitación de la factura correspondiente a dicha orden de compra, es necesario que la persona que ha realizado el gasto emita un informe explicando el origen del mismo: acto realizado, asistentes, cargos que ocupan, poniendo de manifiesto la vinculación directa del gasto al servicio o fin público que redunde en beneficio para la Universitat.
Las órdenes de compra en GEA tanto de contrato menor se deben hacer a priori o a posteriori?
Todas las órdenes de compra en GEA se deben realizar previamente a la realización del gasto según la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
Estoy haciendo una orden de compra en GEA de contrato menor, en el campo Clasificación me aparecen 3 ítems sobre restauración, ¿cuál debo seleccionar?
- Acto protocolario de comidas, según la Norma 9.2 de las Normas de Funcionamiento:
Se entiende por gastos protocolarios aquellos que se originan como consecuencia de actos, eventos, ceremonias, recepciones o visitas oficiales de autoridades o cualquier otro acto de carácter institucional, en los que la Universitat Politècnica de València actúa como organizadora del mismo.
- Acto de representación, según la Norma 9.2 de las Normas de Funcionamiento:
Los gastos de representación son aquellos que se originan por la actividad del personal de la Universitat Politècnica de València en el desempeño de su actividad de representación siempre que los mismos tengan un fin institucional necesariamente relacionada con los fines establecidos en los estatutos de la Universitat.
- Servicios de comidas: para gastos de caterings de congresos y similares que se puedan contratar mediante contratos menores.
¿En qué casos son necesarios los informes: en actos protocolarios o en actos de representación?
Tanto en el caso de gastos protocolarios como de representación son necesarios ambos informes: el de necesidad del contrato a la hora de realizar la orden de compra correspondiente en GEA, y, en el momento de la tramitación de la factura, el informe explicando el origen del gasto que emitirá la persona que lo ha realizado y en el detallará el acto realizado, los asistentes y cargo de los mismos, y su finalidad pública e institucional necesariamente relacionado con los fines establecidos en los estatutos de la UPV, poniendo de manifiesto la vinculación directa del gasto al servicio o fin público que redunde en beneficio para la Universitat.
¿Cómo deben emitirse las facturas de los restaurantes en los actos protocolarios y de representación?
Las facturas generadas por gastos protocolarios y de representación se emitirán a nombre de la UPV. En el desglose deberá incluir una relación de los servicios prestados y sus características con, al menos, número de comensales, fecha de prestación del servicio y precio unitario. En toda factura deberá constar la persona solicitante de los servicios y su e-mail de la UPV.