Los gestores de convenios y encomiendas graban los datos de las entidades externas a la UPV con la que se suscriben convenios o se hacen encomiendas.

Una vez registrado el convenio o la encomienda, los datos de las entidades externas se incluyen en el repositorio global de la UPV.

Por tanto:

Identificación mediante CIFs o identificadores extranjeros equivalentes.

Para grabar los datos de una entidad externa, es imprescindible identificarla mediante su CIF , si es una entidad de España, o un identificador único equivalente al CIF para entidades extranjeras.

Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde con el nombre de la entidad, y esto será correcto en la mayoría de los casos.

No obstante, siempre se ha de tener presente que pueden ocurrir errores de diversa naturaleza en los datos, de modo que se vincule erróneamente un CIF con un nombre de entidad.

Esto es debido a factores tales como:

• Pequeños errores ortográficos involuntarios a la hora de escribir el nombre de la entidad, por ejemplo, el uso de acentos, nombres en idiomas cooficiales, siglas, etc...
• Errores involuntarios a la hora de escribir el CIF, por ejemplo, por confusiones a la hora de teclear.
• Identificación de una subunidad de la entidad con el CIF de la entidad, por ejemplo, identificar un departamento con el CIF de su universidad.
• Cambios de nombre de la entidad, por ejemplo, una unidad gestora la tiene en sus bases de datos por el nombre antiguo con el nuevo CIF de la empresa para 'aclararse',
• Identificadores de paises distintos que casualmente coincidan; este caso es normal al unir datos que vienen desde distintas administraciones, unidades gestoras, etc.
• cualquier error involuntario que haga aparecer incorreciones involuntarias en la pareja CIF / NOMBRE.

Es decir, en la base de datos de convenios y encomiendas, cada oficina gestora de la UPV puede registrar a la entidad participante de su convenio o su encomienda con el cif e identidad que considera o que tiene grabada en sus bases de datos internas.

La misma entidad participante en el mundo real,  podría aparecer repetidas veces en la base de datos de convenios con CIFs distintos y el mismo nombre o con el mismo CIF y nombres distintos. 

Esto se permite para facilitar el registro de los convenios, pero obviamente, puede producir inconsistencias que deben ser corregidas al ser detectadas.

Unificación de CIFS ( o ID equivalente extranjero)

Cada vez que se añaden convenios o encomiendas al registro de la UPV, se realiza un proceso de unificación de entidades por CIF. En este manual entendemos por CIF también a los identificadores extranjeros equivalentes al CIF.

Las entidades se catalogan en dos niveles jerárquicos, atendiendo al CIF:

• Directorio de Entidades Externas Distintas, que esta indexada por el CIF ( una única  entidad por cada CIF )
• Directorio de Participantes en convenios y encomiendas, que esta indexada por ID de participante ( que NO es el CIF)

El directorio de participantes en convenios y encomiendas se alimenta de los datos que facilitan las oficinas gestoras en el momento de registrar. En este directorio, pueden existir distintas entidades que tienen grabado el mismo CIF, por todos los factores comentados en el apartado anterior.

El Directorio de Entidades Externas Distintas, se crea a partir del directorio de participantes en convenios y encomiendas, unificando las entidades de modo que tengamos una denominación única y correcta para cada CIF presente en el directorio.

El proceso de unificación es automático. Intenta tomar, para cada CIF, la denominación de la entidad que tiene mas garantías de ser la correcta, es decir, la que literalmente esta registrada en la AEAT o en la agencia extranjera equivalente.

Pasos en la unificación

1. Aquellos CIFs que están registrados en la tabla de terceros (proveedores de la UPV), se toman los datos de la tabla de terceros dado que están fiscalizados y tienen muchas garantías de ser correctos.
2. Todas las empresas que no tenemos registrado su CIF en la tabla de terceros, se toma uno cualquiera de los nombres proporcionados por las unidades gestoras de la UPV.
3. Todas las entidades que son españolas, se realiza una verificación contra la AEAT usando un proceso automático ( PENDIENTE DE HACER EN ENERO DE 2025)

Edición de la denominación de una entidad en la tabla de Entidades externas Distintas.

En el Directorio de Entidades Externas Distintas, el administrador global de la aplicación puede editar la descripción de la entidad que se usara para el buscador de convenios y encomiendas y en general, en la aplicacion de registro.