Uno de los requisitos previos para poder enviar una solicitud de orden de compra es la obtención del Informe de riesgo Minerva. Para iniciar el proceso debemos generar una SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA:
GEA Inicio - Solicitud - Trámites a Realizar - Orden de compra - Contrato menor
NOTA: Para más información ver:
- el “Manual de usuario: Orden de Compra” ubicado en GEA en el apartado “Documentación Económica”: https://gea.upv.es/group/gestion-economica/03docu01usu010 - “Gestión de la Herramienta GEA”.
- el “Manual de usuario: Contrato menor financiado con fondos de recuperación, transformación y Resiliencia” ubicado en GEA en el apartado “Documentación Económica”: https://gea.upv.es/group/gestion-economica/03docu01usu010 - “Gestión de la Herramienta GEA”.
Guardar la solicitud como “borrador”, de manera que se genera automáticamente la referencia del expediente del pedido GEA (Nº del pedido GEA) que usaremos para crear en CoFFEE un "contrato asociado" y generar el Informe de riesgo de Minerva para comprobar que no hay conflicto de interés.
Para poder acceder a CoFFEE hay que tener acceso como usuario al subproyecto de CoFFEE correspondiente. Si no lo tienes haz una solicitud correo de gestionprtr@upv.es para tramitar el alta.
Una vez aceptado como usuario el siguiente paso es ir a la plataforma CoFFEE: https://webpub2.igae.hacienda.gob.es/accesoremoto/frmExecApp.aspx?code=COFFEE&TA=ANO e identificarse con certificado electrónico.
En el módulo de “Planificación y Gestión” elegir el apartado de “Actuaciones”
Una vez dentro, si es necesario, filtrar por el proyecto tractor en “Buscar en la Tabla de Actuaciones”.
En la columna Denominación elige la actuación correspondiente.
En el menú a la izquierda seleccionar “Contratos asociados”.
Para introducir el gasto en cuestión clicar en el recuadro azul de la derecha “Nuevo contrato”.
Rellenar los siguientes campos obligatorios:
- Código del instrumento jurídico/Contrato:
- Si se trata de un contrato menor: CE_Nº pedido GEA
- Si se trata de contratos menores sin pedido GEA: CE_Nº etiqueta GEA
- Si se trata de contratos centralizados: CE_Nº pedido GEA_Nº MYA (está en el expediente de contrato menor). Ej: 2022XXX_PC000XXXXXX_MY21/GT/S/23
- Especificar si la fecha es posterior o anterior al 26/01/23 que es la de entrada en vigor de la Orden Ministerial HFP/55/2023. Tomar de referencia en el caso de Contratos menores: la fecha de factura.
- Denominación: descripción de la compra.
NOTA: En los Subproyectos de Planes Complementarios, tener en cuenta que este campo se rellena de la siguiente manera: Número de expediente_Tipo de Partida Gasto_Concepto del gasto
Para más detalle: https://wiki.upv.es/confluence/display/GE/Planes+complementarios
Al guardar se genera el “Código de la operación” o Nº CRO.
Una vez guardado se deberá volver a entrar en el contrato asociado creado y bajar hasta el apartado “Solicitudes de responsable de operación”, pulsar en “Nueva Solicitud de Responsable de Operación”
en la ventana emergente introducir el NIF del Responsable Económico de la CE, pulsar “Buscar” y de forma automática se cargan el resto de datos. Para finalizar, revisar que todos los datos sean correctos y presionar “Enviar solicitud”.
Cuando el Responsable del Subproyecto apruebe la solicitud, CoFFEE enviará por correo electrónico una notificación de aviso al Responsable de la Operación (IP) con el acceso a MINERVA a esa determinada operación (Nº CRO). El IP deberá generar el Informe de riesgo de MINERVA para posteriormente:
- Terminar la solicitud de la orden de compra en GEA
- Subirlo en el módulo “Auditoría” en CoFFEE junto al DACI del IP y l DACI 3º. enlace
Procedimiento para generar el INFORME DE RIESGO DE MINERVA: Informe de Riesgos MINERVA
Para cualquier duda o aclaración en el proceso, podéis contactar con el equipo de gestión PRTR a través del correo electrónico: gestionprtr@upv.es.