Los gestores de convenios y encomiendas graban los datos de las entidades externas a la UPV con la que se suscriben convenios o se hacen encomiendas.

Una vez registrado el convenio o la encomienda, los datos de las entidades externas se incluyen en el repositorio global de la UPV.

Por tanto:

Identificación mediante CIFs o identificadores extranjeros equivalentes.

Para grabar los datos de una entidad externa, es imprescindible identificarla mediante su CIF , si es una entidad de España, o un identificador único equivalente al CIF para entidades extranjeras.

Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde con el nombre de la entidad, y esto será correcto en la mayoría de los casos.

No obstante, siempre se ha de tener presente que pueden ocurrir errores de diversa naturaleza en los datos, de modo que se vincule erróneamente un CIF con un nombre de entidad.

Además, si bien el CIF, o identificador extranjero, es UNICO en la base de datos de hacienda (AEAT) o en la base de datos de su equivalente extrajera, NO ES UNICO en la base de datos del repositorio de convenios, debido a factores tales como:

• Pequeños errores ortográficos involuntarios a la hora de escribir el nombre de la entidad, por ejemplo, el uso de acentos, nombres en idiomas cooficiales, siglas, etc...
• Errores involuntarios a la hora de escribir el CIF, por ejemplo, por confusiones a la hora de teclear.
• Identificación de una subunidad de la entidad con el CIF de la entidad, por ejemplo, identificar un departamento con el CIF de su universidad.
• Cambios de nombre de la entidad, por ejemplo, una unidad gestora la tiene en sus bases de datos por el nombre antiguo con el nuevo CIF de la empresa para 'aclararse',
• Identificadores de paises distintos que casualmente coincidan; este caso es normal al unir datos que vienen desde distintas administraciones, unidades gestoras, etc.
• cualquier error involuntario que haga aparecer incorreciones involuntarias en la pareja CIF / NOMBRE.