- Descripción.
- Órganos.
- Tipos de órgano.
- Miembros.
- Reuniones.
- Histórico de reuniones.
- Diligencias de reuniones.
- Cargos.
- Descriptores.
- Oficios
- Firma de actas con Clave UPV
- Votaciones telemáticas en las reuniones
- Consultas de asistencias a reuniones
- Versiones y cambios en la aplicación
- Roadmap de la aplicación
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- Nombre en valenciano y en castellano.
- Tipo de órgano.
- Ordinario: Si es un órgano proveniente de Xúquer (ordinario=sí) o es un órgano definido manualmente en la aplicación GOC (ordinario=NO).
- Activo: Indica si el órgano está activo.
- Convocar sin orden del día: Para indicar si se pueden convocar reuniones de este órgano que no tengan el orden del día definido.
- Email: Si se indica un email para un órgano en concreto, los correos que se envíen desde la aplicación relacionados con las reuniones de estos órganos, tendrán este correo como remitente.
- Habilitar acta provisional: Indica si se va a mostrar en la ficha de la reunión el acta provisional hasta que se sustituya por la definitiva al cerrar el acta.
- Delegación de voto múltiple: Indica si está permitido que varios miembros deleguen el voto en una misma persona.
- Permite abstención de voto: Indica si en las votaciones telemáticas de este órgano se va a permitir la opción de abstención.
- Procedimiento de votación: Es el procedimiento asignado por defecto cuando se activa la votación telemática.
- Voto doble del presidente: Indica si se va a contar doblemente el voto del presidente en caso de empate.
- Mostrar asistencias: Indica si la información de asistencia de los convocados a las reuniones será visible en la ficha de la reunión.
Las acciones disponibles en la lista de órganos son:
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La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios gestores o convocantes podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
Al entrar en esta sección se mostrarán las reuniones que han sido convocadas.Se mostrarán las reuniones que están en curso, es decir, aquellas en las que no se ha cerrado el acta.
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- Añadir: Permite crear una nueva reunión.
- Editar: Permite modificar una reunión existente.
- Borrar: Permite anular la reunión seleccionada. Si ya se ha enviado la convocatoria a los miembros, se les enviará un email informando de la anulación.
- Orden del día: Accede al orden del día de la reunión para visualizar, añadir, editar o borrar puntos del orden del día.
- Adjuntos: Documentación adjunta: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
- Asistencia: Abre la pantalla que permite gestionar las asistencias de los miembros convocados a la reunión y de los invitados a la misma.
- Acciones: Este botón desplegable muestra un submenú de más acciones para realizar sobre las reuniones:
La descripción de estas acciones extra es la siguiente:
- Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
- Enviar borrador convocatoria: Permite enviar un correo con un borrador de la convocatoria de la reunión a una dirección de correo cualquiera.
- Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
- Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas de asistencia para la reunión.
- Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión) y enviándolos a firmar. La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
- Duplicar la reunión: Crea una nueva reunión a partir de la reunión que esté seleccionada copiando los datos de la reunión (excepto la fecha) incluyendo el órgano convocado, así como los puntos del orden del día (el título, sin copiar adjuntos ni deliberaciones o acuerdos).
- Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
- Enviar email a los miembros convocados:Permite enviar un correo a todos los convocados con un texto libre.
- Sincronizar miembros y cargos de la reunión: Si después de crear la reunión se ha producido algún cambio en los miembros o cargos pertenecientes al órgano convocado en la misma, estos cambios no se reflejan automáticamente en la reunión. Para aplicar los campos producidos en el órgano a la reunión se deberá utilizar esta acción.
- Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar. Sólo recibirán el correo los miembros del órgano a informar que no formen parte del órgano convocado en la reunión cuya convocatoria se envía. El gestor de la reunión original recibe copia del correo enviado.
- Más opciones: Esta opción nos dirige a una sección donde estarán disponibles otras funcionalidades extra sobre la reunión seleccionada. Actualmente al pulsar este botón tendremos disponibles los apartados:
- Firmar actas de reuniones con clave concertada: permite firmar con clave concertada las actas cuyo firmante es el usuario conectado.
- Consultar órganos y miembros: Permite listar y exportar los miembros del órgano de la reunión así como consultar fechas e histórico de alta en el cargo que ocupa en el órgano.
- Publicar acuerdos: Mediante esta opción se pueden publicar los acuerdos tomados en la reunión antes de hacer el cierre del acta. Se generará un documento por cada acuerdo que se firmará y si es un acuerdo público se publicará en el buscador de acuerdos. En estos documentos se advertirá de que el acuerdo ha sido publicado antes de aprobar el acta de la reunión. Esta opción genera, envía a firma y publica los acuerdos en bloque, por lo que se debe hacer cuando ya estén rellenados los acuerdos de todos los puntos. Si se repite la acción de "Publicar acuerdos" sólo se generarán los certificados de los puntos del orden del día que se hayan creado desde la última vez que se realizó esta acción.
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Fecha de fin de la reunión: Se rellena una vez finalizada la reunión con la hora real de finalización para que conste en el acta.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada, como las Juntas de Gobierno.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia. En el caso de la UPV, no se permite la suplencia en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto. En el caso de la UPV, no se permite la delegación de voto en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente un punto del orden del día correspondiente a la revisión del acta de la reunión anterior.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Votaciones: Este apartado incluye una serie de campos que se explican en el apartado de las votaciones telemáticas. Por defecto están desactivadas las votaciones telemáticas.
- Visibilidad: Permite marcar si las deliberaciones y los acuerdos introducidos son visibles en la ficha de la reunión y en el borrador del acta.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
En cuanto a los órganos asistentes, en la imagen superior aparece ya como ejemplo uno seleccionado (Órgano no ordinario para pruebas). Una vez hemos añadido un órgano asistente a la reunión, podremos gestionar la asistencia de sus miembros pulsando el icono de la persona que aparece al lado del órgano:
Al pulsar el icono, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:
La pantalla de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:
La pantalla de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
- Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
- Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
- Borrar: Borrar un punto del orden del día.
- Documentación: Adjuntar documentación al punto del orden del día. Se pueden añadir nuevos documentos o sustituir un documento previamente subido. Si pulsamos este botón nos aparecerá una ventana donde podemos seleccionar el archivo a adjuntar y además indicar sus propiedades:
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Con el botón "Seleccionar fichero" seleccionaremos el fichero a adjuntar desde nuestro ordenador. En los campos de descripción indicaremos una descripción del archivo, y en el desplegable "Tipo" elegiremos si se trata de un "Adjunto" (fichero adjunto al punto del orden del día" ) o de un "Acuerdo" (fichero adjunto que formará parte del acuerdo correspondiente y por tanto se enlazará desde el acta y desde el certificado del acuerdo):
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Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
La ficha de la reunión se describe un poco más adelante.
Gestión de asistencias en la reunión
Una vez existe una reunión creada con algún órgano asistente indicado en la misma, podremos gestionar la asistencia de sus miembros a través del botón "Asistencia" disponible en la pestaña de reuniones si seleccionamos la reunión previamente.
Al pulsar el botón, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada miembro convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Además, en esta pantalla podemos ver los invitados (invitados generales del órgano e invitados a la reunión) e indicar si asisten o no.
Ficha de la reunión:
La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
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La pestaña de oficios permite enviar el certificado de un acuerdo un acuerdo definitivo (cuando se ha cerrado el acta de una reunión) a un destinatario concreto. Ello permitirá comunicar los acuerdos que no sean públicos (no estén publicados en el buscador de acuerdos) a algún interesado.
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Al entrar en este apartado, se visualizará una tabla con los documentos pendientes de firma:
En esta tabla podemos tener hasta 2 opciones posibles para cada documento pendiente de firma:
- Firmar: Esta opción siempre está habilitada.
- Descartar: Aparece esta opción en el caso en que el documento se haya generado antes de que se haya hecho una reapertura de la reunión (diligencia). En este caso el firmante podrá descartar la firma de este documento puesto que al reabrir la reunión para hacer correcciones este documento puede no ser válido ya.
Cuando se pulse el botón "Firmar" de un documento concreto, se mostrará la información de ese documento y los pasos a seguir para realizar la firma del mismo:
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Si el proceso de generación y firma del acta se ejecuta correctamente, se mostrará el correspondiente mensaje en la pantalla y se podrá visualizar el documento firmado:
correspondiente mensaje en la pantalla y se podrá visualizar el documento firmado:
Si se pulsa el botón descartar, se mostrará una pantalla al usuario muy similar a la pantalla de firma, que le permitirá visualizar el documento y descartarlo si ya no es necesario firmarlo. Al descartar un documento ya no aparecerá en la lista de documentos pendientes de firma.
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Cuando se crea o edita una reunión, la aplicación mostrará los nuevos campos asociados a la votación telemática:
Estos campos son:
- Admite votación telemática: Si está marcado, se votarán telemáticamente los puntos del orden del día según el procedimiento indicado en cada uno de ellos. Por defecto el procedimiento de votación será ordinario.
- Admite cambio de voto: Permite indicar si se permite que un miembro cambie el voto emitido durante la votaciónla votación.
- Responsable de la votación: El responsable de la votación por defecto es el secretario, quién podrá abrir o cerrar la votación de los puntos del orden del día de la votación. Sin embargo, a través de esta opción podemos seleccionar a un gestor de la votación, que será una persona, perteneciente o no al órgano, que podrá, al igual que el secretario, gestionar las votaciones telemáticas.
- Resultados de las votaciones: Permite indicar cuándo visualizarán los resultados:
- Al cerrar las votaciones: Se podrá acceder a los resultados de las votaciones de un punto del orden del día cuando se cierre la votación de ese punto, aunque existan votaciones en curso de otros puntos.
- Al alcanzar la fecha de fin de votación: Sólo se visualizarán los resultados de todas las votaciones cuando se alcance la fecha de fin de votación indicada en los campos “fecha de fin de la votación” y “hora finalización”. El secretario podrá reabrir las votaciones si lo considera necesario mientras no se haya alcanzado la hora de fin de la votación.
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En las votaciones por procedimiento ordinario, el secretario deberá o el responsable de las votaciones deberán abrir y cerrar la votación de cada punto del orden del día.
Para ello, deberá deberán acceder a la ficha de la reunión, donde encontrará encontrarán un botón “Acceder a la votación” que deberá deberán pulsar para acceder a las votaciones de cada punto del orden del día:
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O un botón que le permitirá cerrar la votación del punto si ésta está en marcha:
Si el secretario o el responsable no cierra cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, la votación se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
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En este tipo de procedimiento, la votación se abrirá automáticamente cuando se envíe la convocatoria a los miembros, sin que el secretario la abra o el responsable de las votaciones la abran de forma explícita.
Por tanto, una vez enviada la convocatoria, los miembros podrán acceder a la votación desde la ficha de reunión y emitir su voto de la misma forma que en el apartado anterior.
El secretario puede o el responsable de la votación pueden cerrar de forma explícita la votación de cada punto del orden del día. Si el secretario no cierra o el responsable de la votación no cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, ésta se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
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- Votación abierta/pública: Se mostrarán los nombres de los miembros que han votado cada opción.
- Votación cerrada: Se mostrarán los nombres de los miembros que han votado sin mostrar la opción votada.
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GOC incluye un apartado para consulta de las asistencias disponible desde Junio de 2023.
El manual para la consulta de asistencias se encuentra aquí: GOC-Asistencias a reuniones de órganos colegiados.
| Ancla | ||||
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14. Versiones y cambios en la aplicación.
Se pueden consultar los cambios y mejoras que se van incluyendo en la aplicación en: Novedades de la aplicación GOC
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15. Roadmap de la aplicación
Las tareas aprobadas para incluir en la aplicación y las tareas solicitadas pendientes de su aprobación se pueden consultar en la página del roadmap de la aplicación: Roadmap