- Descripción.
- Órganos.
- Tipos de órgano.
- Miembros.
- Reuniones.
- Histórico de reuniones.
- Diligencias de reuniones.
- Cargos.
- Descriptores.
- Oficios
- Firma de actas con Clave UPV
- Votaciones telemáticas en las reuniones
- Consultas de asistencias a reuniones
- Versiones y cambios en la aplicación
- Roadmap de la aplicación
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La aplicación para la gestión de reuniones de órganos colegiados es una aplicación web. La aplicación no funciona en Internet Explorer, por lo que hay que utilizar los navegadores Firefox o Chrome.
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- Nombre en valenciano y en castellano.
- Tipo de órgano.
- Ordinario: Si es un órgano proveniente de Xúquer (ordinario=sí) o es un órgano definido manualmente en la aplicación GOC (ordinario=NO).
- Activo: Indica si el órgano está activo.
- Convocar sin orden del día: Para indicar si se pueden convocar reuniones de este órgano que no tengan el orden del día definido.
- Email: Si se indica un email para un órgano en concreto, los correos que se envíen desde la aplicación relacionados con las reuniones de estos órganos, tendrán este correo como remitente.
- Habilitar acta provisional: Indica si se va a mostrar en la ficha de la reunión el acta provisional hasta que se sustituya por la definitiva al cerrar el acta.
Las acciones disponibles en la lista de órganos son:
- Añadir: Permite añadir órganos no ordinarios.
- Editar: Permite editar los datos de los órganos no ordinarios.
- Habilitar/deshabilitar: Pone el órgano como activo/inactivo.
- Exportar miembros: Exporta la lista de miembros del órgano a un fichero CSV.
- Delegación de voto múltiple: Indica si está permitido que varios miembros deleguen el voto en una misma persona.
- Permite abstención de voto: Indica si en las votaciones telemáticas de este órgano se va a permitir la opción de abstención.
- Procedimiento de votación: Es el procedimiento asignado por defecto cuando se activa la votación telemática.
- Voto doble del presidente: Indica si se va a contar doblemente el voto del presidente en caso de empate.
- Mostrar asistencias: Indica si la información de asistencia de los convocados a las reuniones será visible en la ficha de la reunión.
Las acciones disponibles en la lista de órganos son:
- Añadir: Permite añadir órganos no ordinarios.
- Editar: Permite editar los datos de los órganos no ordinarios.
- Habilitar/deshabilitar: Pone el órgano como activo/inactivo.
- Exportar miembros: Exporta la lista de miembros del órgano a un fichero CSV.
Si pulsamos añadirSi pulsamos añadir, aparece una nueva fila en la lista de órganos para que rellenemos los datos del nuevo órgano:
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La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios gestores o convocantes podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
Al entrar en esta sección se mostrarán las reuniones que han sido convocadas.Se mostrarán las reuniones que están en curso, es decir, aquellas en las que no se ha cerrado el acta.
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- Añadir: Permite crear una nueva reunión.
- Editar: Permite modificar una reunión existente.
- Borrar: Permite anular la reunión seleccionada. Si ya se ha enviado la convocatoria a los miembros, se les enviará un email informando de la anulación.
- Orden del día: Accede al orden del día de la reunión para visualizar, añadir, editar o borrar puntos del orden del día.
- Adjuntos: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
- Asistencia: Abre la pantalla que permite gestionar las asistencias de los miembros convocados a la reunión y de los invitados a la mismaDocumentación adjunta: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
- Acciones: Este botón desplegable muestra un submenú de más acciones para realizar sobre las reuniones:
La descripción de estas acciones extra es la siguiente:
- Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
- Enviar borrador convocatoria: Permite enviar un correo con un borrador de la convocatoria de la reunión a una dirección de correo cualquiera.
- Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
- Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas de asistencia para la reunión.
- Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión) y enviándolos a firmar. La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
- Duplicar la reunión: Crea una nueva reunión a partir de la reunión que esté seleccionada copiando los datos de la reunión (excepto la fecha) incluyendo el órgano convocado, así como los puntos del orden del día (el título, sin copiar adjuntos ni deliberaciones o acuerdos).
- Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
- Enviar email a los miembros convocados:Permite enviar un correo a todos los convocados con un texto libre.
- Sincronizar miembros y cargos de la reunión: Si después de crear la reunión se ha producido algún cambio en los miembros o cargos pertenecientes al órgano convocado en la misma, estos cambios no se reflejan automáticamente en la reunión. Para aplicar los campos producidos en el órgano a la reunión se deberá utilizar esta acción.
- Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar. Sólo recibirán el correo los miembros del órgano a informar que no formen parte del órgano convocado en la reunión cuya convocatoria se envía. El gestor de la reunión original recibe copia del correo enviado.
- Más opciones: Esta opción nos dirige a una sección donde estarán disponibles otras funcionalidades extra sobre la reunión seleccionada. Actualmente al pulsar este botón tendremos disponibles los apartados:
- Firmar actas de reuniones con clave concertada: permite firmar con clave concertada las actas cuyo firmante es el usuario conectado.
- Consultar órganos y miembros: Permite listar y exportar los miembros del órgano de la reunión así como consultar fechas e histórico de alta en el cargo que ocupa en el órgano.
- Publicar acuerdos: Mediante esta opción se pueden publicar los acuerdos tomados en la reunión antes de hacer el cierre del acta. Se generará un documento por cada acuerdo que se firmará y si es un acuerdo público se publicará en el buscador de acuerdos. En estos documentos se advertirá de que el acuerdo ha sido publicado antes de aprobar el acta de la reunión. Esta opción genera, envía a firma y publica los acuerdos en bloque, por lo que se debe hacer cuando ya estén rellenados los acuerdos de todos los puntos. Si se repite la acción de "Publicar acuerdos" sólo se generarán los certificados de los puntos del orden del día que se hayan creado desde la última vez que se realizó esta acción.
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Fecha de fin de la reunión: Se rellena una vez finalizada la reunión con la hora real de finalización para que conste en el acta.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada, como las Juntas de Gobierno.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia. En el caso de la UPV, no se permite la suplencia en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto. En el caso de la UPV, no se permite la delegación de voto en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Revisar acta última reunión: Si se marca, se Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente un punto del orden del día correspondiente a la revisión del acta de la reunión anterior.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Votaciones: Este apartado incluye una serie de campos que se explican en el apartado de las votaciones telemáticas. Por defecto están desactivadas las votaciones telemáticas.
- Visibilidad: Permite marcar si las deliberaciones y los acuerdos introducidos son visibles en la ficha de la reunión y en el borrador del acta.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
En cuanto a los órganos asistentes, en la imagen superior aparece ya como ejemplo uno seleccionado (Órgano no ordinario para pruebas). Una vez hemos añadido un órgano asistente a la reunión, podremos gestionar la asistencia de sus miembros pulsando el icono de la persona que aparece al lado del órgano:
Al pulsar el icono, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:
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Con el botón "Seleccionar fichero" seleccionaremos el fichero a adjuntar desde nuestro ordenador. En los campos de descripción indicaremos una descripción del archivo, y en el desplegable "Tipo" elegiremos si se trata de un "Adjunto" (fichero adjunto al punto del orden del día" ) o de un "Acuerdo" (fichero adjunto que formará parte del acuerdo correspondiente y por tanto se enlazará desde el acta y desde el certificado del acuerdo):
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Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
En esta página, los miembros convocados pueden confirmar o no su asistencia (botones “Asistirá” y “No asistirá”), gestionar sus suplentes (si la reunión permite suplencias) o su delegación de voto (si la reunión permite la delegación de voto).
También pueden consultar la documentación asociada a la reunión pinchando sobre los enlaces, o descargar toda la documentación a la vez a través del botón "Descargar toda la documentación de la reunión".
Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión o sobre un punto específico del orden del día si la reunión admite comentarios de los participantes.
En la ficha de reunión vemos además que en la barra superior hay un menú con 2 opciones más:
- Buscador de acuerdos: Es el buscador público de acuerdos donde encontramos un formulario para buscar acuerdos adoptados por órgano, fecha, descriptores y claves, etc. En este buscador se podrán consultar los acuerdos de aquellos puntos del orden del día en los que se ha marcado el check “Publicar acuerdos” y que pertenecen a una reunión pública.
- Mis reuniones: Es una lista de las reuniones que hemos convocado o a las que hemos sido convocados. Cada reunión muestra unos enlaces que permiten consultar la documentación de la reunión, el acta, los certificados de los acuerdos y nuestro certificado de asistencia una vez la reunión ha sido cerrada.
Se puede exportar la información sobre nuestras reuniones a un calendario ICAL a través del botón "Exportar mi calendario" que aparece arriba de la lista de reuniones:
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de la reunión se describe un poco más adelante.
Gestión de asistencias en la reunión
Una vez existe una reunión creada con algún órgano asistente indicado en la misma, podremos gestionar la asistencia de sus miembros a través del botón "Asistencia" disponible en la pestaña de reuniones si seleccionamos la reunión previamente.
Al pulsar el botón, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada miembro convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Además, en esta pantalla podemos ver los invitados (invitados generales del órgano e invitados a la reunión) e indicar si asisten o no.
Ficha de la reunión:
La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
En esta página, los miembros convocados pueden confirmar o no su asistencia (botones “Asistirá” y “No asistirá”), gestionar sus suplentes (si la reunión permite suplencias) o su delegación de voto (si la reunión permite la delegación de voto).
También pueden consultar la documentación asociada a la reunión pinchando sobre los enlaces, o descargar toda la documentación a la vez a través del botón "Descargar toda la documentación de la reunión".
Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión o sobre un punto específico del orden del día si la reunión admite comentarios de los participantes.
En la ficha de reunión vemos además que en la barra superior hay un menú con 2 opciones más:
- Buscador de acuerdos: Es el buscador público de acuerdos donde encontramos un formulario para buscar acuerdos adoptados por órgano, fecha, descriptores y claves, etc. En este buscador se podrán consultar los acuerdos de aquellos puntos del orden del día en los que se ha marcado el check “Publicar acuerdos” y que pertenecen a una reunión pública.
- Mis reuniones: Es una lista de las reuniones que hemos convocado o a las que hemos sido convocados. Cada reunión muestra unos enlaces que permiten consultar la documentación de la reunión, el acta, los certificados de los acuerdos y nuestro certificado de asistencia una vez la reunión ha sido cerrada.
Se puede exportar la información sobre nuestras reuniones a un calendario ICAL a través del botón "Exportar mi calendario" que aparece arriba de la lista de reuniones:
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Cuando una reunión se cierra, generando todos los documentos asociados (acta, certificados de acuerdos, etc.) la reunión desaparece de la sección de reuniones y pasa a la sección de Histórico de reuniones.
En esta sección se listan las reuniones que han sido ya cerradas, y que, por tanto, no se pueden modificar:
Podremos buscar reuniones finalizadas introduciendo un texto que se buscará en los datos de la reunión o los puntos del orden del día, o también filtrando por asunto, tipo de órgano y órgano, y también podemos consultar la ficha relativa a una de las reuniones pinchando sobre la flecha que hay al lado del asunto.
El botón "Acciones" que se encuentra en la parte de arriba de la derecha de esta sección, permite realizar las siguientes acciones con la reunión que se haya seleccionado:
Reabrir reunión:
Si existe algún error en los datos de la reunión o de los puntos del orden del día, mediante este botón podemos reabrir la reunión. De esta forma, la reunión volverá a aparecer en la pestaña "Reuniones" donde podremos corregir los errores detectados y volver a generar la documentación asociada a la reunión (Acta de la reunión y certificados de los acuerdos modificados o añadidos). Esto se explica con más detalle en la siguiente sección 7.Diligencias de reuniones.
Añadir hoja de firmas:
Si se quiere añadir la hoja de firmas a la reunión una vez se ha cerrado el acta, esta opción permite realizarlo.
Rectificar visibilidad:
Permite modificar la visibilidad de la reunión y de cada uno de sus puntos del orden del día de forma que se muestren o no en el buscador público de acuerdos. Si elegimos esta opción se abrirá la siguiente ventana:
En ella se muestra tanto la reunión como sus puntos del orden del día, y en la columna "Público" se muestra el valor que tienen asociado. Para cambiar uno de estos valores, deberemos hacer doble clic sobre el valor que queramos cambiar, lo que nos permitirá modificarlo.
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A veces existen errores en el acta, o se nos ha olvidado incluir alguna información. Para poder modificar las actas o certificados del punto del orden del día tenemos la opción de realizar diligencias en las reuniones que ya están cerradas.
Esto se hace en la pestaña "Histórico de reuniones".
Para reabrir una reunión, seleccionaremos en la tabla que muestra las reuniones cerradas aquella que queremos modificar y pulsaremos en la opción "Reabrir reunión" del botón "Acciones":
Entonces la aplicación nos mostrará una ventana emergente donde debemos introducir el motivo por el cual queremos reabrir la reunión:
Una vez hayamos introducido el motivo y pulsado el botón "Reabrir" la reunión, otra vez abierta, se visualizará en la pantalla "Reuniones" donde será posible modificar los datos de la reunión, modificar puntos del orden del día o añadir puntos del orden del día.
Cuando se vuelva a cerrar el acta de la reunión, sólo se volverán a generar y firmar los documentos que incorporen modificacioones, es decir:
- El acta de la reunión.
- El punto del orden del día que se haya modificado.
- El punto del orden del
Cuando una reunión se cierra, generando todos los documentos asociados (acta, certificados de acuerdos, etc.) la reunión desaparece de la sección de reuniones y pasa a la sección de Histórico de reuniones.
En esta sección se listan las reuniones que han sido ya cerradas, y que, por tanto, no se pueden modificar:
Podremos buscar reuniones finalizadas introduciendo un texto que se buscará en los datos de la reunión o los puntos del orden del día, o también filtrando por asunto, tipo de órgano y órgano, y también podemos consultar la ficha relativa a una de las reuniones pinchando sobre la flecha que hay al lado del asunto.
El botón "Acciones" que se encuentra en la parte de arriba de la derecha de esta sección, permite realizar las siguientes acciones con la reunión que se haya seleccionado:
Reabrir reunión:
Si existe algún error en los datos de la reunión o de los puntos del orden del día, mediante este botón podemos reabrir la reunión. De esta forma, la reunión volverá a aparecer en la pestaña "Reuniones" donde podremos corregir los errores detectados y volver a generar la documentación asociada a la reunión (Acta de la reunión y certificados de los acuerdos modificados o añadidos). Esto se explica con más detalle en la siguiente sección 7.Diligencias de reuniones.
Añadir hoja de firmas:
Si se quiere añadir la hoja de firmas a la reunión una vez se ha cerrado el acta, esta opción permite realizarlo.
Rectificar visibilidad:
Permite modificar la visibilidad de la reunión y de cada uno de sus puntos del orden del día de forma que se muestren o no en el buscador público de acuerdos. Si elegimos esta opción se abrirá la siguiente ventana:
En ella se muestra tanto la reunión como sus puntos del orden del día, y en la columna "Público" se muestra el valor que tienen asociado. Para cambiar uno de estos valores, deberemos hacer doble clic sobre el valor que queramos cambiar, lo que nos permitirá modificarlo.
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A veces existen errores en el acta, o se nos ha olvidado incluir alguna información. Para poder modificar las actas o certificados del punto del orden del día tenemos la opción de realizar diligencias en las reuniones que ya están cerradas.
Esto se hace en la pestaña "Histórico de reuniones".
Para reabrir una reunión, seleccionaremos en la tabla que muestra las reuniones cerradas aquella que queremos modificar y pulsaremos en la opción "Reabrir reunión" del botón "Acciones":
Entonces la aplicación nos mostrará una ventana emergente donde debemos introducir el motivo por el cual queremos reabrir la reunión:
Una vez hayamos introducido el motivo y pulsado el botón "Reabrir" la reunión, otra vez abierta, se visualizará en la pantalla "Reuniones" donde será posible modificar los datos de la reunión, modificar puntos del orden del día o añadir puntos del orden del día.
Cuando se vuelva a cerrar el acta de la reunión, sólo se volverán a generar y firmar los documentos que incorporen modificacioones, es decir:
- El acta de la reunión.
- El punto del orden del día que se haya modificado.
- El punto del orden del día que se haya añadido.
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La pestaña de oficios permite enviar el certificado de un acuerdo definitivo (cuando se ha cerrado el acta de una reunión) a un destinatario concreto. Ello permitirá comunicar los acuerdos que no sean públicos (no estén publicados en el buscador de acuerdos) a algún interesado.
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Al entrar en este apartado, se visualizará una tabla con los documentos pendientes de firma:
En esta tabla podemos tener hasta 2 opciones posibles para cada documento pendiente de firma:
- Firmar: Esta opción siempre está habilitada.
- Descartar: Aparece esta opción en el caso en que el documento se haya generado antes de que se haya hecho una reapertura de la reunión (diligencia). En este caso el firmante podrá descartar la firma de este documento puesto que al reabrir la reunión para hacer correcciones este documento puede no ser válido ya.
Cuando se pulse Cuando se pulse el botón "Firmar" de un documento concreto, se mostrará la información de ese documento y los pasos a seguir para realizar la firma del mismo:
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Si el proceso de generación y firma del acta se ejecuta correctamente, se mostrará el correspondiente mensaje en la pantalla y se podrá visualizar el documento firmado:
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Versión 0.2.8 de
- Incluida funcionalidad para votar telemáticamente los puntos del orden del día en la aplicación.
- Incluida la posibilidad de sincronización de los miembros convocados en una reunión si posteriormente a su creación se ha modificado la composición del órgano convocado.
Correcciones de texto en el certificado de asistencia.
Corrección de envío repetido de comentarios en una reunión.
En los órganos ordinarios se bloquean los campos de edición de los miembros.
Corregido el error que se producía al borrar una reunión que ya había sido convocada.
Correcciones en los textos de los correos de convocatoria y de información a otros órganos.
Version 0.2.7_1 de 11/02/2021
- Corregido problema al añadir invitados de órgano.
- Corregido error al comprobar permisos para informar a otros órganos de una reunión determinada.
- Corregido error de no marcado de excusa asistencia cuando alguien excusa asistencia a través de la ficha de la reunión.
- Se puede actualizar el fichero asociado a un documento adjunto o un acuerdo sin necesidad de eliminar y volver a crear el documento.
Version 0.2.7 de 13/01/2021
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Si se pulsa el botón descartar, se mostrará una pantalla al usuario muy similar a la pantalla de firma, que le permitirá visualizar el documento y descartarlo si ya no es necesario firmarlo. Al descartar un documento ya no aparecerá en la lista de documentos pendientes de firma.
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A partir de la versión 0.2.8, la aplicación GOC permite la votación telemática de los puntos del orden del día en las reuniones, sean presenciales o telemáticas.
En el siguiente enlace se puede acceder al vídeo explicativo de esta funcionalidad: Vídeo polimedia.
El procedimiento de votación de cada punto del orden del día puede ser:
- Procedimiento ordinario: La votación del punto del orden del día será abierta y cerrada explícitamente por parte del Secretario durante la celebración de la reunión.
- Procedimiento abreviado: Aquellos puntos del orden del día con este procedimiento de votación asignado se podrán votar desde que se convoca la reunión hasta la hora de finalización de la votación configurada en la reunión.
El procedimiento de voto por defecto será el procedimiento ordinario.
Además, en cada punto del orden del día se podrá especificar la visibilidad de la votación:
- Abierta/Pública: Una vez finalizada la votación se podrá consultar quién ha votado y el sentido de su voto.
- Secreta: Sólo se visualizará el número de votos emitidos. Una vez finalizada la votación será visible la lista de personas que ha votado pero no el voto de cada uno.
- No es necesario votar este punto: Permitirá marcar que ese punto del orden del día no tiene votación telemática.
Cuando se crea o edita una reunión, la aplicación mostrará los nuevos campos asociados a la votación telemática:
Estos campos son:
- Admite votación telemática: Si está marcado, se votarán telemáticamente los puntos del orden del día según el procedimiento indicado en cada uno de ellos. Por defecto el procedimiento de votación será ordinario.
- Admite cambio de voto: Permite indicar si se permite que un miembro cambie el voto emitido durante la votación.
- Responsable de la votación: El responsable de la votación por defecto es el secretario, quién podrá abrir o cerrar la votación de los puntos del orden del día de la votación. Sin embargo, a través de esta opción podemos seleccionar a un gestor de la votación, que será una persona, perteneciente o no al órgano, que podrá, al igual que el secretario, gestionar las votaciones telemáticas.
- Resultados de las votaciones: Permite indicar cuándo visualizarán los resultados:
- Al cerrar las votaciones: Se podrá acceder a los resultados de las votaciones de un punto del orden del día cuando se cierre la votación de ese punto, aunque existan votaciones en curso de otros puntos.
- Al alcanzar la fecha de fin de votación: Sólo se visualizarán los resultados de todas las votaciones cuando se alcance la fecha de fin de votación indicada en los campos “fecha de fin de la votación” y “hora finalización”. El secretario podrá reabrir las votaciones si lo considera necesario mientras no se haya alcanzado la hora de fin de la votación.
Las opciones anteriores se podrán modificar en cualquier momento durante la votación.
Si se ha marcado que la reunión admite votación telemática, al crear o editar puntos del orden del día podremos modificar los campos relativos a la votación:
La votación puede ser Pública/Abierta o Secreta. Si es Pública/Abierta, al finalizar la votación, se mostrará en los resultados qué opción ha votado cada miembro. Si es secreta se mostrará solamente qué miembros han votado sin mostrar el sentido de su voto.
Si en el punto del orden del día requiere votación telemática, también se permitirá seleccionar el tipo de procedimiento de votación y la mayoría necesaria para aprobar:
El tipo de procedimiento de votación y el ámbito de la votación se podrán cambiar aunque la votación esté abierta, siempre que no se haya emitido ningún voto. Se avisará de este cambio a los convocados si la convocatoria ya se envió con anterioridad.
El tipo de recuento se podrá cambiar en cualquier momento durante la votación.
Las opciones de voto serán:
- A favor.
- En contra: Es opcional y se activa/desactiva con el check “Permitir votar en contra” que se visualiza en la imagen anterior. Al crear un punto del orden del día en una reunión que admite votación telemática, esta opción aparecerá marcada por defecto.
- Abstención.
Una vez configuradas las opciones de voto, el desarrollo de la votación dependerá del procedimiento seleccionado en cada punto:
- Procedimiento ordinario: Una vez se envíe la convocatoria de la reunión, el secretario tendrá la opción de abrir las votaciones de cada punto a través del botón “Acceder a la votación” que se encuentra en el apartado “Votación” de la ficha de la reunión.Al acceder a la votación se mostrará una lista de los puntos del orden del día y un botón que permitirá abrir o cerrar la votación de los puntos con procedimiento ordinario de votación. Una vez alcanzada la fecha y hora de finalización de la votación indicada en la reunión, el secretario ya no podrá abrir la votación de los puntos del orden del día.
- Procedimiento abreviado: La votación de los puntos con este procedimiento de voto se abrirá cuando se envíe la convocatoria de la reunión, por tanto desde ese momento los miembros asistententes podrán votar a través del botón “Acceso a la votación” del apartado “Votación” de la ficha de la reunión. La votación finalizará en la fecha y hora de fin de votación indicada en la reunión, o cuando el secretario cierre las votaciones de forma explícita.
Solamente podrán votar los asistentes a la reunión. El secretario o el gestor de la reunión, por tanto, deberá asegurarse de que la información sobre la asistencia a la reunión de sus miembros está actualizada y correcta antes de abrir las votaciones de los puntos.
Abrir y cerrar la votación en el procedimiento ordinario
En las votaciones por procedimiento ordinario, el secretario o el responsable de las votaciones deberán abrir y cerrar la votación de cada punto del orden del día.
Para ello, deberán acceder a la ficha de la reunión, donde encontrarán un botón “Acceder a la votación” que deberán pulsar para acceder a las votaciones de cada punto del orden del día:
Al acceder, visualizará los puntos del orden del día de la reunión, y en aquellos que se voten mediante el procedimiento ordinario tendrá un botón que le permitirá abrir la votación del punto del orden del día, si ésta no está abierta aún:
O un botón que le permitirá cerrar la votación del punto si ésta está en marcha:
Si el secretario o el responsable no cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, la votación se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
Abrir y cerrar la votación en el procedimiento abreviado
En este tipo de procedimiento, la votación se abrirá automáticamente cuando se envíe la convocatoria a los miembros, sin que el secretario o el responsable de las votaciones la abran de forma explícita.
Por tanto, una vez enviada la convocatoria, los miembros podrán acceder a la votación desde la ficha de reunión y emitir su voto de la misma forma que en el apartado anterior.
El secretario o el responsable de la votación pueden cerrar de forma explícita la votación de cada punto del orden del día. Si el secretario o el responsable de la votación no cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, ésta se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
RESULTADOS DE LA VOTACIÓN:
Una vez cumplida la condición para que se muestren los resultados de la votación (se ha cerrado la votación o se ha alcanzado la fecha de fin de votación), en la ficha de la reunión aparecerá un botón para acceder a los resultados de la misma:
Pulsando el botón visualizaremos el resultado para los puntos del orden del día que tenían habilitada la votación telemática y cuya votación está cerrada.
Para cada punto del orden del día con votación telemática asociada se mostrará si el punto se ha aprobado y el número de votos obtenido por cada opción:
En este caso, los asistentes que no han emitido ningún voto, se contabilizarán como abstenciones al calcular el resultado de la votación.
Además en cada punto tendremos la opción de ver en detalle el resultado de ese punto, que consistirá en:
- Votación abierta/pública: Se mostrarán los nombres de los miembros que han votado cada opción.
- Votación cerrada: Se mostrarán los nombres de los miembros que han votado sin mostrar la opción votada.
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GOC incluye un apartado para consulta de las asistencias disponible desde Junio de 2023.
El manual para la consulta de asistencias se encuentra aquí: GOC-Asistencias a reuniones de órganos colegiados.
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Se pueden consultar los cambios y mejoras que se van incluyendo en la aplicación en: Novedades de la aplicación GOC
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Las tareas aprobadas para incluir en la aplicación y las tareas solicitadas pendientes de su aprobación se pueden consultar en la página del roadmap de la aplicación: Roadmap
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