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- Añadir tutor al tribunal: Permite agregar al tutor en el tribunal de la defensa únicamente como vocal. Según Normativa, el tutor puede pertenecer o no al Tribunal de la defensa. De esta manera, si intentamos añadir al Tutor como miembro del tribunal sin estar marcada esta opción, Ebrón mostrará un error. En la asignación automática de defensas, botón "Generar asignaciones", en caso de no estar marcada esta opción, a cada alumno se le asigna el primer tribunal en el que no esté su tutor. Si hay alumnos que no se les ha podido asignar un tribunal, al final del proceso se listarán con un mensaje.
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Hay que indicar que cuando se crea por primera vez la convocatoria, este parámetro se activa o no en función del valor del parámetro existente a nivel de Ert (Posibilidad de incluir al tutor como miembro del tribunal), de modo que si en la Configuración de parámetros de la Ert está activado, también se activará en la Convocaotria al darla de alta. |
- Activación de suplentes: Permite la activación automática de suplentes.Esta casilla funciona en sintonía con lo indicado en la opción anterior "Añadir tutor al tribunal" de manera que si está marcada el de "Añadir tutor al tribunal", como solo puede ser vocal, Ebrón de forma automática al detectar al tutor como Presidente o Secretario, lo cambia a Vocal y pone como Secretario o Presidente al que está de suplente, en caso de existir. En caso de que el Tutor ya esté como vocal, permanecerá como Vocal. En caso de que esta casilla esté desmarcada, tendrá que ser la ERT quien controle los miembros del Tribunal manualmente quitando y poniendo según esté el Tutor o no.
Bloque "Turno de defensa"
En esta sección se establece las fechas y horas de los actos de defensa.
- Número de solicitudes totales: se mostrarán el número de total de solicitudes de defensa aprobadas por la ERT
- Número de solicitudes sin asignar: número de solicitudes de defensa que todavía no tienen una defensa asignada.
- Fecha de comienzo de las defensas: para convocatorias no permanentes, esta fecha marcará la fecha a partir de la cual es posible generar turnos de defensa. En ningún caso se podrán generar turnos de defensa antes de esta fecha y esta fecha será la que se tome de referencia a la hora de crear los turnos de defensa. Además, ésta fecha debe ser, como mínimo, 7 días mayor que la Fecha límite de entrega de documentación.
Importante: Indica que esta fecha es crucial a la hora de tener en cuenta
Importante: Esta fecha es crucial a la hora de establecer el límite de que dispone un alumno para volver a subir la documentación tras un rechazo de su solicitud por parte de la ERT o CAT. Es decir, independientemente de la duración en días establecidos a nivel de ERT para subsanaciones tras el rechazo (ver parámetro Plazo subsanación rechazo solicitud de defensa (en días)), esta fecha en ningún caso se debe poder superar.
De una manera más gráfica, la fecha tope de que dispone "realmente" un alumno para subsanar los motivos del rechazo será:
La gestión de los turnos de defensa se describe en el apartado siguiente:
Añadir turnos de defensa
Además, se pueden añadir turnos de defensa pulsando el botón Añadir turno de defensa, que abre la siguiente pantalla, cuyos parámetros son:
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- ser vocal, Ebrón de forma automática al detectar al tutor como Presidente o Secretario, lo cambia a Vocal y pone como Secretario o Presidente al que está de suplente, en caso de existir. En caso de que el Tutor ya esté como vocal, permanecerá como Vocal. En caso de que esta casilla esté desmarcada, tendrá que ser la ERT quien controle los miembros del Tribunal manualmente quitando y poniendo según esté el Tutor o no.
Bloque "Turno de defensa"
En esta sección se establece las fechas y horas de los actos de defensa.
- Número de solicitudes totales: se mostrarán el número de total de solicitudes de defensa aprobadas por la ERT
- Número de solicitudes sin asignar: número de solicitudes de defensa que todavía no tienen una defensa asignada.
- Fecha de comienzo de las defensas: para convocatorias no permanentes, esta fecha marcará la fecha a partir de la cual es posible generar turnos de defensa. En ningún caso se podrán generar turnos de defensa antes de esta fecha y esta fecha será la que se tome de referencia a la hora de crear los turnos de defensa. Además, ésta fecha debe ser, como mínimo, 7 días mayor que la Fecha límite de entrega de documentación.
Importante: Indica que esta fecha es crucial a la hora de tener en cuenta
Importante: Esta fecha es crucial a la hora de establecer el límite de que dispone un alumno para volver a subir la documentación tras un rechazo de su solicitud por parte de la ERT o CAT. Es decir, independientemente de la duración en días establecidos a nivel de ERT para subsanaciones tras el rechazo (ver parámetro Plazo subsanación rechazo solicitud de defensa (en días)), esta fecha en ningún caso se debe poder superar.
De una manera más gráfica, la fecha tope de que dispone "realmente" un alumno para subsanar los motivos del rechazo será:
La gestión de los turnos de defensa se describe en el apartado siguiente:
Añadir turnos de defensa
Además, se pueden añadir turnos de defensa pulsando el botón Añadir turno de defensa, que abre la siguiente pantalla, cuyos parámetros son:
- Turno: de mañana o de tarde.
- Nombre: descripción la sesión de defensa.
- Capacidad: número de estudiantes máximo que se puede evaluar en cada turno de defensa. Viene dado por la siguiente expresión:
- Inicio: día, mes y hora de inicio de la sesión de mañana o de tarde.
- Fin: día, mes y hora de fin de la sesión de mañana o de tarde.
- Inicio de la pausa: día, mes y hora de la pausa en el turno.
- Duración de la pausa: duración, en minutos, de la pausa.
- Tribunal de calificación: tribunal asignado, entre los definidos en la gestión de tribunales. Si usamos la asignación por áreas temáticas, sólo podremos elegir tribunales con alguna en común.
- Ubicación: ubicación en que tendrá lugar los actos de defensa del turno.
- Ubicación externa: para indicar otra ubicación.
- Disponibles: es el número de slots de asignación disponible en cada turno de defensa. Se actualiza cada vez que se asigne un trabajo a un slot, ya sea automática o manualmente.
Según estos parámetros se generarán los slots de asignación que, posteriormente (en la pantalla de gestión de asignaciones que se verá más adelante), se asocian a los estudiantes.
Figura 3 Turno de defensa
Una vez generado o modificado el Turno de defensa, podemos generar las notificaciones a los miembros del Tribunal. Esto se realiza pulsando en los botones de notificación siguientes:
- Comunicar nombramiento. Se envía la notificación de nombre "Comunicación del nombramiento de un tribunal de defensa". Esta notificación se envía a los miembros del tribunal con información básica del turno de la defensa.
- Convocar tribunal del turno de defensa. Se envía la notificación de nombre "Convocatoria de tribunal de defensa". Esta notificación se envía a los miembros del tribunal con información más detallada del turno de la defensa y las sesiones. Se puede añadir además un enlace que descarga un fichero de iCal para importarlo en un cliente de correo local del usuario con indicación de las sesiones de defensa incluidas en el turno de defensa en cuestión.
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Según estos parámetros se generarán los slots de asignación que, posteriormente (en la pantalla de gestión de asignaciones que se verá más adelante), se asocian a los estudiantes.
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| Info |
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Durante la selección del Tribunal de la defensa en el momento de dar de alta o editar el tribunal, si existiera algún solape en alguno de los miembros de dicho tribunal con respecto a otro turno de defensa, la aplicación mostrará un aviso al usuario y un resumen de la lista de miembros en los que existe algún solape. Esto no se contempla si posteriormente hay modificaciones en alguna de las sesiones de defensa de manera exclusiva, dejando tal responsabilidad a la Ert en cuestión (quien modifica el tribunal de una sesión).
Figura 4 Aviso de solapes de alguno de los miembros del tribunal de defensa |
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Nombrar seleccionados: como el anterior pero sólo a los tribunales de los turnos seleccionados.
Convocar todos: convoca notifica a todos los miembros de los tribunales de los tribunales. Hay todas las sesiones incluidas en todos los turnos de defensa de esta convocatoria. Hay que habilitar la notificación notificación Convocatoria de tribunal de defensa.
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- Ver detalles, que llevará a una pantalla en la que se mostrará toda la información relativa al TFG/TFM;
- Cambiar asignación, que permite a la ERT cambiar la asignación de slot de defensa y asignar al trabajo uno de los disponibles, liberando previa e implícitamente el que tuviera asignado;
- Liberar, que permite a la ERT liberar el slot que tenía asignado el trabajo.
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Nota: La opción "Liberar",
, es muy útil si deseamos cambiar a un alumno de sesión y
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asignarlo en otra
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sesión, por cuestiones de necesidad o por cualquier otro motivo, y en cualquier momento mientras no esté puesta la nota de la defensa.
- Gestionar tribunal, que permite gestionar el tribunal para cada TFG/TFM concreto. Nos llevará a la pantalla de gestión del tribunal para cada acto de defensa. Por defecto, el tribunal será el que se haya definido para el turno de defensa al que pertenece la sesión de defensa. Sin embargo, será posible modificarlo para cada acto defensa con el fin de reflejar cambios imprevistos
- de reflejar cambios imprevistos.
Nota: Por temas de gestión, no se podrá modificar un tribunal existente de una sesión de defensa en caso de que durante esa defensa se le haya solicitado al alumno la realización de modificaciones menores. En ese caso se deberá gestionar por el mismo tribunal que las solicitó.
- Gestionar ubicación, que permite gestionar el espacio de defensa para cada TFG/TFM concreto. Nos llevará a la pantalla de gestión de ubicaciones para cada acto de defensa. Por defecto, la ubicación será la que se haya definido para el turno de defensa al que pertenece la sesión de defensa. Sin embargo, será posible modificar la ubicación para cada acto defensa con el fin de reflejar cambios imprevistosserá posible modificar la ubicación para cada acto defensa con el fin de reflejar cambios imprevistos.
- Notificar: envía al alumno y los tutores la notificación de "Asignación de una sesión de defensa a un alumno".
Nota: Las opciones anteriores solo estarán disponibles mientras no se haya realizado la defensa del alumno.
Por otra parte, si en la fila aparece el icono de asignación pendiente 
, la solicitud de defensa correspondiente a dicha fila todavía no tiene slot asignado. Por el contrario, si el icono es el de asignación realizada , la solicitud ya está asignada a una fecha y una hora concretas.
Un aspecto a resaltar es que únicamente aparecerán los datos de las solicitudes que hayan sido aprobadas por la ERT.
Figura 7 Trabajos asignadosSolicitudes de defensa de trabajos asignados a la convocatoria actual
Además, se dispone de los siguientes botones:
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Finalmente, al pinchar en Gestionar Tribunal, lleva la pantalla de gestión del tribunal para cada acto de defensa. Por defecto, el tribunal es el que se haya definido para el turno de defensa. Sin embargo, es posible modificarlo para cada acto defensa con el fin de reflejar cambios imprevistos. La pantalla de Gestión del Tribunal se explica más adelante (apartado Gestión de tribunales) y es la siguiente:
Figura 9 Gestionar tribunal
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En este caso, además tenemos el botón Convocar tribunal de la sesión de defensa que envía, si está habilitada, la notificación "Convocatoria de tribunal de defensa para una sesión" para esta sesión [1].
Para recibir los avisos cuando el tribunal solicita al alumno modificaciones menores sobre el trabajo, hay varias notificaciones que podemos definir:
- Subsanaciones indicadas por el tribunal al
- Subsanaciones indicadas por el tribunal al alumno (la reciben alumno y tutores)
- Modificación del depósito del TFG/TFM por parte del alumno (la reciben alumno y tutores y tribunal). Es muy conveniente definirla para que el tribunal recuerde que tiene que revisar el trabajo y generar el acta.
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- Modificación del depósito del TFG/TFM
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- por parte del alumno (la reciben tutores y tribunal). Es muy conveniente definirla para que el tribunal recuerde que tiene que revisar el trabajo y generar el acta.
El alumno podrá depositar la documentación en un plazo de días definido en el parámetro de configuración Plazo de subsanación por cambios menores en la documentación del TFG/TFM (días) (si el parámetro es 0 el tribunal no puede solicitar modificaciones menores).
Para más información sobre las defensas consultar el manual del tribunal.
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Para más información sobre las defensas consultar el manual del tribunal.
[1] Se envía la notificación Convocatoria de tribunal de defensa, si está definida, que recibe el tribunal del turno de defensa. Si hemos cambiado el tribunal de alguna sesión no debemos usarla, y en su lugar podemos usar el botón Convocar tribunal que hay a nivel de cada sesión del turno, y que envía la notificación Convocatoria de tribunal de defensa para una sesión.