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  • Aplicación de gestión de reuniones: Se accederá a través de la intranet por la opción "GOC - Gestión de órganos colegiados".
  • Web para la consulta de reuniones y acuerdos: Se accederá a través de la intranet por la opción "GOC - Convocatorias de órganos colegiados" o a través de la aplicación de gestión.

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  • Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
  • Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
  • Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas para la reunión.
  • Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión) y enviándolos a firmar. La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
  • Duplicar la reunión: Crea una nueva reunión a partir de la reunión que esté seleccionada copiando los datos de la reunión (excepto la fecha) incluyendo el órgano convocado, así como los puntos del orden del día (el título, sin copiar adjuntos ni deliberaciones o acuerdos).
  • Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
  • Enviar email a los miembros convocados:Permite enviar un correo a todos los convocados con un texto libre.
  • Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar.
  • Más opciones: Esta opción nos dirige a una sección donde estarán disponibles otras funcionalidades extra sobre la reunión seleccionada. Actualmente al pulsar este botón tendremos disponibles los apartados:
    • Firmar actas de reuniones con clave concertada: permite firmar con clave concertada las actas cuyo firmante es el usuario conectado.
    • Consultar órganos y miembros: Permite listar y exportar los miembros del órgano de la reunión así como consultar fechas e histórico de alta en el cargo que ocupa en el órgano.
  • Publicar acuerdos: Mediante esta opción se pueden publicar los acuerdos tomados en la reunión antes de hacer el cierre del acta. Se generará un documento por cada acuerdo que se firmará y si es un acuerdo público se publicará en el buscador de acuerdos. En estos documentos se advertirá de que el acuerdo ha sido publicado antes de aprobar el acta de la reunión. Esta opción genera, envía a firma y publica los acuerdos en bloque, por lo que se debe hacer cuando ya estén rellenados los acuerdos de todos los puntos. Si se repite la acción de "Publicar acuerdos" sólo se generarán los certificados de los puntos del orden del día que se hayan creado desde la última vez que se realizó esta acción.

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Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:

En el grid la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.

Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:

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La pantalla de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:

  • Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
  • Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
  • Borrar: Borrar un punto del orden del día.
  • Documentación adjunta: Adjuntar documentación al punto del orden del día. Se pueden añadir nuevos documentos o sustituir un documento previamente subido. Se puede indicar si va a ser público, y en ese caso se podrá consultar desde el buscador público de acuerdos. Si no es público, sólo se podrá consultar por los convocados a la reunión.Acuerdos: Adjuntar documentos relativos a los acuerdos del punto del orden del día. Estos documentos forman parte del acuerdo, por lo que en el acuerdo del acta saldrá un enlace a estos documentosSi pulsamos este botón nos aparecerá una ventana donde podemos seleccionar el archivo a adjuntar y además indicar sus propiedades:

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Con el botón "Seleccionar fichero" seleccionaremos el fichero a adjuntar desde nuestro ordenador. En los campos de descripción indicaremos una descripción del archivo, y en el desplegable "Tipo" elegiremos si se trata de un "Adjunto" (fichero adjunto al punto del orden del día" o de un "Acuerdo" (fichero adjunto que formará parte del acuerdo correspondiente y por tanto se enlazará desde el acta y desde el certificado del acuerdo):

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Además, una vez rellenados estos datos y pulsado el botón "Subir" para agregar el fichero al punto del orden del día, en la parte de arriba de la pantalla podremos indicar más propiedades si el documento es de tipo "Adjunto": Podremos indicar si queremos que se muestre en el buscador público de acuerdos, accesible a todo el mundo, y también podremos indicar si queremos que aparezca en la ficha de documentación de la reunión, la cual es accesible sólamente a los convocados la reunión. Si el documento es de tipo "Acuerdo" estas 2 propiedades no son modificables, ya que en este caso, el documento aparecerá en el buscador de acuerdos si el punto del orden del día es público, y también será visible en la ficha de documentación de la reunión.

  • Descriptores y claves: Asignar descriptores y claves al punto del orden del día (son palabras clave para clasificar el tema del punto de manera que luego se podrá filtrar por ese tema en el buscador público de acuerdos).

Al adjuntar documentación adjunta o de acuerdos al punto del orden del día, se puede indicar si ese documento se publicará en el buscador de acuerdos público, a través del check "Público" que aparece al lado del documento cuando se sube:

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Para cada punto del orden del día, tal y como se muestra en la siguiente imagen, podemos rellenar el título, la descripción, las deliberaciones y los acuerdos. También permite indicar si se publicarán sus acuerdos en el buscador público de acuerdos:

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La aplicación numerará de forma automática los puntos y subpuntos introducidos según el orden establecido en el árbol de puntos. Podemos cambiar el orden de los puntos pulsando sobre las flechas que aparecen a la izquierda del mismo.

Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma explicada anteriormente indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.

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Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión o sobre un punto específico del orden del día si la reunión admite comentarios de los admiteparticipantes.

En la ficha de reunión vemos además que en la barra superior hay un menú con 2 opciones más:

  • Buscador de acuerdos: Es el buscador público de acuerdos donde tenemos encontramos un formulario para buscar acuerdos adoptados por órgano, fecha, descriptores y claves, etc. En este buscador se podrán consultar los acuerdos de aquellos puntos del orden del día en los que se ha marcado el check “Publicar acuerdos” y que pertenecen a una reunión pública.
  • Mis reuniones: Es una lista de las reuniones que hemos convocado o a las que hemos sido convocados. Cada reunión muestra unos enlaces que permiten consultar la documentación de la reunión, el acta, los certificados de los acuerdos y nuestro certificado de asistencia una vez la reunión ha sido cerrada.
    Se puede exportar la información sobre nuestras reuniones a un calendario ICAL a través del botón "Exportar mi calendario" que aparece arriba de la lista de reuniones:

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Podremos buscar reuniones finalizadas introduciendo un texto que se buscará en los datos de la reunión o los puntos del orden del día, o también filtrando por asunto, tipo de órgano y órgano, y también podemos consultar la ficha relativa a una de las reuniones pinchando sobre la flecha que hay al lado del asunto.

El botón "Acciones" que se encuentra en la parte de arriba de la derecha de esta sección, permite realizar las siguientes acciones con la reunión que se haya seleccionado:

Reabrir reunión:

Si existe algún error en los datos de la reunión o de los puntos del orden del día, mediante este botón podemos reabrir la reunión. De esta forma, la reunión volverá a aparecer en la pestaña "Reuniones" donde podremos corregir los errores detectados y volver a generar la documentación asociada a la reunión (Acta de la reunión y certificados de los acuerdos modificados o añadidos). Esto se explica con más detalle en la siguiente sección 7.Diligencias de reuniones.

Añadir hoja de firmas:

Si se quiere añadir la hoja de firmas a la reunión una vez se ha cerrado el acta, esta opción permite realizarlo.

Rectificar visibilidad:

Permite modificar la visibilidad de la reunión y de cada uno de sus puntos del orden del día de forma que se muestren o no en el buscador público de acuerdos. Si elegimos esta opción se abrirá la siguiente ventana:

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En ella se muestra tanto la reunión como sus puntos del orden del día, y en la columna "Público" se muestra el valor que tienen asociado. Para cambiar uno de estos valores, deberemos hacer doble clic sobre el valor que queramos cambiar, lo que nos permitirá modificarlo.

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7. Diligencias de reuniones

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