Descripción de la aplicación

La aplicación de gestión de accesos a cubiertas (CARBO) nace con el propósito de mejorar el control de acceso del personal a las cubiertas de los edificios que componen los 3 campus de la Universitat Politècnica de València: Vera, Gandía y Alcoy.

Para la realización de las tareas implicadas en la gestión de los accesos, se han creado 2 perfiles de acceso a la aplicación:

• Tramitador:  Es el personal que custodia las llaves de las cubiertas y que, por tanto, introduce los accesos que se producen en la aplicación. Los usuarios son dados de alta en la aplicación por el jefe de administración del edificio correspondiente. Para poder introducir accesos a cubiertas, previamente tendrá que asignarse a cada usuario las cubiertas que gestionará por parte del Servicio de Prevención.
• Gestor:  Es el personal que gestiona las autorizaciones para las personas que acceden a las cubiertas.
• Gestor de obras: Gestiona las obras que afectan a las cubiertas y al personal asignado a cada una de ellas.

Este manual describe el funcionamiento de la aplicación para los usuarios Gestores y Tramitadores.

Módulo de gestión de cubiertas

El módulo de gestión de cubiertas es la parte de la aplicación que gestionan los usuarios gestores.

A través de este módulo, se puede:

• Indicar las cubiertas que va a gestionar cada tramitador.
• Asignar o consultar el nivel de accesibilidad de cada cubierta.
• Consultar las obras que afectan a las cubiertas.
• Gestionar las autorizaciones del personal para acceder a las cubiertas.
• Consultar los accesos a las cubiertas que se han realizado.

Cada una de estas opciones corresponde a cada una de las entradas del menú de gestión de cubiertas:

Tramitadores

La pantalla de tramitadores muestra una lista de todos los usuarios dados de alta en la aplicación con el rol “Tramitador”:

En la lista se muestran los tramitadores en distinto color:

• Color rojo: el tramitador no tiene cubiertas asignadas.
• Color negro: el tramitador tiene cubiertas asignadas.

Para asignar, o modificar las cubiertas correspondientes al tramitador, hay que pulsar el botón “Cubiertas” del tramitador correspondiente. Este botón abre el siguiente diálogo:

En este diálogo se muestran tanto las cubiertas disponibles como aquellas actualmente asignadas al tramitador.

Las cubiertas disponibles se pueden filtrar utilizando los campos “Campus” y “Edificio”.

Podemos seleccionar una o varias cubiertas de la lista de cubiertas disponibles y asignarlas al tramitador , o bien asignar todas las cubiertas en la lista de cubiertas disponibles utilizando los botones existentes entre las 2 listas. Con ellos también podemos eliminar cubiertas asignadas al tramitador.

Si pulsamos “Aceptar” se guardarán los cambios realizados, mientras que si pulsamos “Cancelar” se cerrará la ventana sin realizar ningún cambio.

Niveles de accesibilidad

Esta pantalla muestra una tabla con las cubiertas que están dadas de alta en Coves y el nivel de accesibilidad asociado. Permite cambiar este nivel seleccionando el valor correspondiente en el desplegable. Los niveles de accesibilidad posibles son:

• Acceso individual: La cubierta permite el acceso en solitario de una persona.
• Acceso conjunto: La cubierta requiere que accedan al menos 2 personas.
• No accesible: La cubierta no es accesible.

Gestión de obras

En esta pantalla el Gestor puede consultar las obras dadas de alta por los usuarios con perfil "Gestor de obras" que afectan a las cubiertas.

La pantalla mostrará una tabla con las obras dadas de alta en la aplicación:

La información mostrada para cada obra es:

• Nombre de la obra.
• Descripción de la obra.
• Empresas involucradas en la obra.
• Fecha de inicio y de fin de la obra.
• Cubiertas afectadas.
• Indicación de si la obra bloquea el acceso a las cubiertas afectadas para el personal ajeno a la obra.

Personal autorizado

La pantalla de personal autorizado permite consultar y gestionar las personas que tienen autorización para el acceso a las cubiertas. Al entrar, se muestra el listado de autorizaciones:

Las autorizaciones pueden ser de 2 tipos:

• Permanente: No tiene fecha de inicio ni de fin, y la autorización se otorga para el acceso a cualquier cubierta.
• Temporal: Tiene una fecha de inicio y de fin y la autorización se otorga para una/s cubierta/s determinada/s.

Las personas que quieren acceder a las cubiertas deben firmar un documento de declaración de compromiso. Hasta que este documento se haya firmado, no se considera autorizada a la persona.

En la lista de personal que se muestra en esta pantalla, podemos distinguir la situación de cada autorización por el color en el que se muestra:

• Color naranja: La autorización no se encuentra en vigor porque la persona no ha firmado el documento de declaración de compromiso.
• Color gris: La autorización ha sido dada de baja o se ha superado la fecha de fin en el caso de autorizaciones temporales.
• Color negro: La autorización se encuentra en vigor.

En la parte superior de la pantalla tenemos un check “Mostrar autorizaciones de baja” que podemos seleccionar para que se muestren las autorizaciones que se han dado de baja o cuya fecha fin se ha sobrepasado (autorizaciones temporales). Por defecto está desmarcado.

La tabla nos permite ordenar por casi cualquier campo pulsando sobre la cabecera de su columna, así como filtrar.

En aquellas autorizaciones cuyo documento de declaración de compromiso ha sido incorporado, se visualizará un botón para poder descargar el mismo.

La última columna de la tabla corresponde al botón “Dar de baja”. Al pulsarlo se dará de baja la autorización correspondiente.

Para editar los datos de una autorización pincharemos sobre el dni o nombre de la persona. Esta acción abrirá una ventana emergente con los datos de la autorización:

Los datos que podremos editar son:

• Teléfono.
• Tipo de autorización (si el tipo seleccionado es temporal, además podremos modificar las fechas de inicio y fin y las cubiertas)

Con el botón “Nueva autorización” de la parte superior izquierda se mostrará la misma ventana emergente con los campos vacíos para introducir los datos de la nueva autorización.

Consulta de accesos

Mediante esta opción de menú, los gestores podrán consultar los accesos que se han realizado a las cubiertas:

En esta pantalla existen 2 pestañas:

• Accesos: Lista los accesos realizados y los accesos pendientes.
• Accesos borrados: Lista los accesos que han sido borrados por el tramitador (por error en introducción de los datos).

Los accesos se mostrarán por fecha de bajada y fecha de subida en orden descendente. Aquellos accesos no finalizados (no hay fecha de bajada registrada) se mostrarán en color azul.

En cada fila de acceso (también en la lista de los accesos borrados) existe un botón "Consultar" que permite visualizar los datos del acceso y el historial de modificaciones. Si pulsamos sobre este botón se abrirá la pantalla que muestra los datos indicados:

La lista de los accesos se podrá exportar a un documento Excel a través del enlace situado en la parte superior derecha de la tabla.

El botón que se encuentra en la columna “Cubierta” abrirá una nueva pestaña web donde se mostrará la cubierta correspondiente en el mapa de la UPV.

Además en la parte superior izquierda de la pantalla, el botón “Ver accesos actuales en mapa” nos mostrará los accesos sin finalizar en el mapa de la UPV. Si lo pulsamos se abrirá una pestaña en el navegador que mostrará el mapa de la universidad y un símbolo de una persona en las cubiertas donde actualmente haya alguna persona. Si pulsamos en el símbolo, se desplegará una ventana con los nombres de las personas que se encuentran en la cubierta:

Módulo de accesos a cubiertas

Los tramitadores de las cubiertas gestionan los accesos a las mismas a través de este módulo. Mediante el mismo pueden registrar las subidas y bajadas a las cubiertas, así como listar los accesos a sus cubiertas.

El menú con las opciones disponibles es el siguiente:

Gestión de accesos

En esta pantalla se listan los accesos registrados a las cubiertas del tramitador que se ha conectado a la aplicación:

En los accesos que no han finalizado aún se muestra el botón “Registrar hora de bajada”, que el tramitador debe pulsar cuando finalice el acceso.

El botón que se encuentra en la columna “Cubierta” abrirá una nueva pestaña web donde se mostrará la cubierta correspondiente en el mapa de la UPV.

Además de mostrar los datos de los accesos registrados, esta pantalla permite a los tramitadores realizar las siguientes acciones:

Crear nuevos accesos: Al pulsar el botón “Nuevo acceso” se abre una ventana emergente para introducir los datos del nuevo acceso:

En la pantalla tenemos los siguientes campos:

• Cubierta: Hay que elegir en el desplegable la cubierta a la cual se va a acceder.
• Fecha: Fecha en que se accede a la cubierta (por defecto sale la fecha actual).
• Personas: En la lista de personas disponibles se mostrarán las personas autorizadas para los accesos a cubiertas. Se puede filtrar la lista por DNI y por nombre.
• Hola de subida: Este campo se rellenará pulsando el botón “Registrar hora de subida”.
• Observaciones.

Editar accesos: Una vez se ha creado un acceso, solamente se podrá editar el campo observaciones. Pulsando el botón editar de un acceso se abrirá una ventana emergente que permitirá modificar dichas observaciones:

Borrar accesos: Si el tramitador se ha equivocado al introducir los datos de un acceso, y éste ya ha sido guardado, podrá borrar dicho acceso mediante el botón “Borrar”.

Accesos actuales

Esta pantalla muestra simplemente una lista con los accesos no finalizados y permite exportar los datos a un documento Excel o Pdf.