Una vez el Tercero nos remita la ficha de “Alta Terceros” acompañada de su DNI, NIE o pasaporte y certificado de titularidad de su cuenta bancaria pasaremos a darlo de alta en Serpis.
Acceder a la aplicación de Gestión Económica y después de indentificarse, seleccionar “Mantenimientos” y pulsar en “Terceros”
Primero de nada comprobar que no esté ya dado de alta para evitar duplicidades.
Para ello podemos buscar el tercero mediante dni o apellidos, si es español, o apellido/s si es extranjero. La aplicación nos da para ello tres opciones de búsqueda código (caso de saberlo, en cuyo caso el tercero ya estará dado de alta), NIF o Nombre.
Si echamos un vistazo al cuadrado que se nos ha abierto veremos que en el margen superior izquierdo aparece un cuadrito que nos pide el “Tipo” de Tercero.
Seleccionaremos “Físico” en el caso de personas y “Jurídico” en el caso de empresas o sociedades. Si son extranjeros con número de pasaporte y residencia fiscal en su país o país de residencia fuera de España pincharemos en “Otros”, excepto si tiene NIE y residencia fiscal en España en que seleccionaremos “Extranjero Físico”.
A la hora de introducir los datos: apellidos, separados por coma del nombre, deberán ir en mayúsculas sin acentos. Igualmente introduciremos los datos de la dirección en mayúsculas y sin acentos. Si la dirección es en España pulsaremos en los botones “s” empezando por el último “País”, luego “Provincia”, pulsaremos en la que sea y finalmente “Municipio”. Si es extranjero solo pulsaremos en “País” para seleccionarlo y el resto lo introduciremos a mano.
Pulsaremos luego en la barra del menú central del recuadro o cajetín que nos pide “Tipo relación” y seleccionaremos “Acreedor”
Luego pasaremos al menú central del recuadro de introducción de datos del Tercero y pulsaremos en “contacto”
No hemos de olvidar introducir aquí el teléfono y, lo más importante, la dirección de correo electrónico facilitada por el tercero en la ficha de Alta. Pulsaremos Luego en “Pago/Cobro” del submenú central
Si el banco tiene su sede en España seleccionaremos en Forma de pago “Transferencia”. Si es extranjero y tiene residencia fiscal en España y NIE también seleccionaremos “Transferencia”. Por el contrario si es extranjero y tiene residencia fiscal en su país o en el país en el que trabaja distinto de España o, inclusive es español pero tiene residencia fiscal en el extranjero seleccionaremos “Talón”.
Una vez seleccionado pago en transferencia, pulsaremos en el botón “Nueva” para dar de alta el banco y la cuenta bancaria asociada del tercero.
Pulsaremos en el botón “S” para seleccionar el banco y se nos abrirá un desplegable con nombres y códigos de bancos. A continuación pulsaremos en el botón “S” de Agencia y buscaremos la agencia según el número que figura en la ficha de “Alta de Terceros”. Si no aparece la agencia o sucursal bancaria significa que no está dada de alta. En ese caso cambiaremos en el menú de pago/cobro la forma de pago y la cambiaremos por “Talón”, y en el correo que remitamos a Servicios Gestion Economica. Altas Terceros altas.terceros@upv.es informaremos a nuestros compañeros de gestión económica que no hemos podido dar de alta la cuenta bancaria porque la agencia o sucursal no estaba dada de alta para que ellos la den de alta e introduzcan los datos de la cuenta bancaria que nosotros no hemos podido.
Si la agencia o sucursal apareceen el desplegable la seleccionaremos y a continuación introduciremos el número de cuenta y el dígito de control que nos piden a continuación en el pequeño cajetín que se nos ha abierto al pulsar en “Nueva” para dar de alta la cuenta. Seguidamente pulsaremos en el botón IBAN y si todo es correcto Serpis nos dará el número del iban automáticamente.
Finalmente pulsaremos en el botón “SI” y anotaremos el código que Serpis le ha asignado al Tercero al darle de Alta, y a continuación deberemos mandar un correo a Servicios Gestion Economica. Altas Terceros altas.terceros@upv.es solicitando que nos den de alta el tercero en cuestión indicando el código que nos ha dado la aplicación de Gestión Económica Serpis en el que añadiremos como documentos adjuntos:
1.- DNI, NIE o PASAPORTE del Tercero a dar de alta.
2.- Ficha de “Alta Terceros”.
3.- Certificado bancario de la cuenta corriente del Tercero.
4.- Vinculación como “Evaluador Externo de Tesis Doctoral” o “Miembro de Tribunal de Tesis Doctoral”.
No debemos olvidar al dar de alta el tercero anotar en la ficha de Alta de Terceros el código que nos ha dado Serpis al introducir con éxito sus datos y la fecha de remisión del correo al Servicio de Gestión Económica.
Pasados unos días (esto es relativo en función del volumen de altas según el momento de ejercico económico) comprobaremos en la aplicación Serpis, Mantenimiento de Tercers si el Tercero está aceptado, en cuyo caso aparecerá como “Aceptado”.