Un sitio (site) de Alfresco es un espacio colaborativo donde los miembros del site pueden trabajar y compartir documentos con otros miembros del sitio. Para ello Alfresco ofrece un conjunto de herramientas tales como biblioteca de documentos, calendario, foro... Cualquier usuario de Alfresco puede ser miembro de un sitio pero sólo los administradores de Alfresco pueden crear nuevos sitios.
Los sitios de Alfresco son totalmente independientes entre si y no existe ningún tipo de relación jerárquica entre ellos.
Hay tres tipos de sitios :
- Público. Cualquier usuario de Alfresco puede ver el contenido del sitio y unirse a él.
- Moderado. Los usuarios externos del sitio no pueden ver su contenido. Cualquier usuario puede localizar el sitio desde el buscador de sitios y solicitar unirse, pero sólo los administradores puede aprobar la solicitud y conceder el acceso.
- Privado. Los usuarios externos no pueden encontrar el site en el buscador ni solicitar unirse, sólo el administrador puede dar acceso al site.
Forma de acceder a un sitio
En la página de inicio del usuario se encuentra el panel (dashlet) "Mis Sitios" donde aparece un enlace a cada uno de los sitios donde el usuario es miembro.
En el menú principal de Alfresco se encuentra el submenú sitios donde cada usuario puede acceder a los sitios donde es miembro o buscar nuevos sitios (moderados o públicos) en el buscador.
Cada sitio tiene una url única e inmutable (p.e https://alfpre.upv.es/share/page/site/mysite/dashboard) que puede almacenarse en favoritos para enlazar directamente con el sitio.
Una vez hemos accedido al sitio nos daremos de bruces con el panel de inicio del sitio.
Panel de inicio del sitio
Cada sitio dispone de su propio panel de inicio donde se ubican diferentes paneles (dashlets) que muestran información acerca del sitio, las actividades que en él se realizan y los documentos que contienen.
Algunos dashlets del panel de inicio del Sitio son:
- Miembros del sitio. Muestra un listado de los miembros del sitio con los respectivos roles que desempeñan en el mismo.
- Documentos modificados recientemente. Lista todos los documentos que han sido creados o modificados en los últimos días y proporciona un enlace a los mismos.
- Actividades del sitio. Actividades más recientes realizadas en el sitio.
- Perfil del sitio. Resumen de los detalles del mismo.
Encima del panel de inicio se encuentra la barra de tareas donde el usuario puede navegar entre las diferentes páginas del sitio : El panel de inicio (visto anteriormente) , la biblioteca de documentos y la página de miembros del sitio.
Los administradores puede quitar o añadir nuevos paneles así como su distribución en el panel de inicio, también pueden añadir o quitar páginas añadiendo funcionalidad al site (calendarios, foros, wiki...
Pasamos a describir las diferentes páginas del site.
Biblioteca de documentos
Desde la biblioteca de documentos se gestionan todos los documentos del mismo. En la biblioteca los miembros pueden crear y subir documentos, así ́como ver o modificar el trabajo realizado por otros miembros si disponen de los permisos adecuados para ello.
Con el menú crear podemos crear carpetas para organizar los documentos, también podemos crear ciertos tipos de documentos predefinidos ,texto html. aunque lo habitual será cargar y almacenar documentos ya creados a través del menú cargar sito al lado del menú crear. Una alternativa más cómoda a crear/cargar documentos o carpetas es simplemente seleccionarlos desde su carpeta de Windows y arrastrarlos dentro de la biblioteca de documentos.
A la derecha del documento se muestran un conjunto de acciones que podemos realizar sobre el documento tales como descargar el documento al disco duro local, copiarlo o moverlo a otra localización, editarlo on-line...
A la izquierda del documento podemos seleccionarlo lo que permite realizar una acción sobre varios documentos simultáneamente (menú elementos seleccionados) .
Si seleccionamos el documento se mostrará la pantalla de previsualización del mismo.
Pantalla del previsualización del documento.
En la pantalla de previsualización del documento podemos ver el documento - siempre que el navegador reconozca el formato del documento - así ́ como una lista de acciones que pueden realizarse sobre el documento y sus propiedades. También se muestra información relacionada: comentarios, permisos, histórico de versiones, etc.
Si no consigue ver correctamente el contenido del documento en el panel de previsualización puede abrirlo en el navegador, usando la aplicación predeterminada,con la opción Ver en el navegador. También puede descargarlo directamente a su equipo con la opción Descargar.
Miembros del Sitio
Desde esta página los administradores pueden dar de alta y conceder permisos a los diferentes integrantes del sitio.
Para añadir un nuevo usuario hay que seleccionar la pestaña usuarios y pulsar el botón añadir usuarios lo que nos llevará a la ventana añadir usuarios, ventana que tiene tres columnas.
En la primera columna buscamos a la persona que se quiere añadir al sitio. La mejor forma de encontrar a una persona es escribiendo su login en UPVNET aunque también se puede buscar por primer apellido .nombre u otros atributos.
Una vez localizada la persona se selecciona pulsando el botón seleccionar.
En la segunda columna elegimos que privilegios (rol de usuario) va a tener el nuevo miembro de sitio. El rol indica que acciones podrá́ realizar un miembro dentro del sitio colaborativo. Existen definidos cuatro roles, estos son:
- Consumidor solo tiene derechos para ver contenido en un sitio; no puede crear su propio contenido.
Contribuidor tiene derechos plenos sobre el contenido del sitio de su propiedad, no puede editar ni eliminar el contenido creado por otros miembros del sitio.
Colaborador tiene derechos plenos sobre el contenido del sitio de su propiedad ;tiene derechos para editar el contenido creado por otros miembros del sitio, pero no para eliminarlo.
- Administrador tiene derechos plenos sobre todo el contenido del sitio y sobre el sitio pidiendo cambiar su configuración y/o funcionalidad así como añadir o eliminar miembros al mismo.
Una vez seleccionado el rol añadimos el usuario pulsando el botón correspondiente en la tercera columna.