Introducción
En este documento se explica la estructura de la documentación en el árbol de PORTALINV para los proyectos AVI.
Se indica en cada una de las carpetas qué información se generará automáticamente y qué información y documentos se deberán subir por los confeccionadores o por el SGI.
Explicación de los apartados del árbol
SOLICITUDES
Solicitud de documentos a RRHH y Tesorería
Botón derecho/nueva solicitud/Tipo solicitud
Se desplegarán 3 tipos de solicitudes.
Solicitud de certificado de pago de nóminas aparecen dos pantallas:
- Pantalla izquierda: todas las personas dadas de alta en el proyecto. Seleccionar con doble clic las personas de las que necesitamos recibir el certificado de pago de la nómina.
- Pantalla derecha: personas seleccionadas de las que recibiremos los certificados de pago de las nóminas.
Nota: Si se realiza primero la solicitud del pago de nóminas, antes de finalizar la misma, la propia aplicación dará opción a generar al mismo tiempo la solicitud de RNT.
Solicitud de RNT aparecen dos pantallas:
- Pantalla izquierda: todas las personas dadas de alta en el proyecto. Seleccionar con doble clic las personas de las que necesitamos recibir el RNT.
- Pantalla derecha: personas seleccionadas de las que recibiremos los certificados de pago de las nóminas
Solicitud de certificados de pago de tesorería: Aparece en la pantalla el listado de conceptos de gasto.
- Pinchando en el concepto de gasto, aparece un listado con todos los gastos asignados, del concepto seleccionado.
-
- Seleccionar los gastos de los que se quiere recibir el justificante de pago y después pinchar el botón “añadir seleccionados"
- Añadir fecha máxima de resolución (mínimo tres días hábiles)
Al pinchar en el botón GUARDAR, aparece el siguiente mensaje “Se va a enviar una nueva solicitud, ¿desea continuar con la operación?
Seleccionando SI, la solicitud llega al Servicio de Tesorería, el cual cargará los certificados de pago en la carpeta correspondiente.
Solicitudes manuales
Seleccionamos SOLICITUDES MANUALES/NUEVO. Crear nuevo ítem en la carpeta de "Solicitudes manuales".
Se abre una ventana en la que seleccionamos tipo de ítem:
- Asignación manual gasto de la clave y personal en línea.
- Ficha de inventario creada manualmente
En el caso de la "AsIgnación manual de gastos", una vez generado el nuevo ítem, debemos generar fuera de la aplicación el pdf de la "solicitud de asignación manual" firmado y adjuntarlo al ítem generado.
La "solicitud de asignación manual" la podéis encontrar en la intranet, apartado "Justificación subvenciones", impresos "Asignación manual de operaciones línea I+D".
Para ello, en el apartado "Gasto asignado" :
- Descargar la excel con las operaciones asignables a la justificación (Dicha excel contiene 3 pestañas con las operaciones de clave, línea y otros.)
- Eliminar las operaciones que no procedan y dejar en la excel SOLO aquellas que se quiera que se asignen manualmente.
- Abrir el word de "Solicitud manual" y pegar las operaciones que se quieran solicitar para la asignación
- Firmar por los responsables correspondientes dicha solicitud
- Una vez firmada, generar pdf y subirlo a la aplicación de PORTALINV
En la aplicación PORTALINV:
- Pinchando el ítem creado inicialmente, añadir el pdf de la Solicitud manual firmada arrastrando el pdf
- Añadir comentario en el propio ítem para avisar a SGI e inicien su asignación.
En caso de que no proceda la asignación manual de operaciones, enviad un comentario indicándolo también.
Para las solicitudes de ficha de inventario,
PERSONAL
Documentación General de participantes
- RLC: carga automática por parte del SGI
- 101/111: carga automática por parte del SGI
- 190: carga automática por parte del SGI
Documentación de cada participante
RNT/ Muface
- RNT: se carga automáticamente si el confeccionador previamente lo ha solicitado desde la sección “Solicitudes”
- Muface: Se sube manualmente por el confeccionador. Generar nuevo ítem con el botón rojo "nuevo".
Seleccionar el tipo de ítem "MUFACE (manual), poner nombre del participante y guardar.
Una vez generado el ítem, pinchar en él y arrastrar el documento de MUFACE para adjuntarlo al ítem.
IRPF: carga automática
Contratos/ Nombramientos
- Contratos: carga automática
- Nombramientos: Se sube manualmente por el confeccionador. Ver el procedimiento anterior del apartado RNT/Muface para generar el nuevo ítem de "Nombramientos (manual)" y a continuación, seleccionar el tipo de ítem, indicando el nombre del documento y guardar.
Finalmente, pinchar en el ítem para que se visualice en la pantalla y se pueda arrastrar el documento del nombramiento que se quiere subir.
Nominas: carga automática
Pago nóminas: carga automática si el confeccionador lo ha solicitado desde la sección “Solicitudes”.
Partes: incluye cuatro carpetas (de las personas que han imputado horas al proyecto en la aplicación de DEDICA I+D+I)
- DEDICA borradores: carga automáticamente los partes no confirmados
- DEDICA confirmados: carga automáticamente los partes confirmados. Hay que descargar solo los partes del proyecto, descargarlos, generar un zip y firmarlos.
- DEDICA firmados: carga manual a PORTALINV los partes firmados por parte del confeccionador
- AVI firmados: carga manual a PORTALINV por el confeccionador. (AVISO: Próximamente se darán instrucciones para cumplimentar las actividades y tareas de los partes de la AVI.)
Grupos de Gasto Asignado
FUNGIBLE
- Carga automáticamente las facturas correspondientes a los gastos asignados en la justificación de SERPIS
- Certificado de pago de gastos: carga automática si el confeccionador lo ha solicitado previamente desde la sección “Solicitudes”.
INVENTARIABLE
En caso de material INVENTARIABLE, se debe subir de modo manual a PORTALINV, foto del equipamiento adquirido con etiqueta de publicidad y el número de serie o bastidor si no figura en la factura.
NO ELEGIBLE
OTROS
- En el caso de CONTRATOS CON CENTROS DE INVESTIGACIÓN Y SERVICIOS EXTERNOS ASISTENCIA TÉCNICA, se debe subir de modo manual a PORTALINV, un contrato o documento equivalente (por ejemplo presupuesto aceptado, hoja de encargo…) y un informe firmado por el proveedor.
- Subir a PORTALINV, de modo manual, la publicidad de los resultados en formato libre.
PERSONAL
VIAJES
Documentación General de la Justificación
Informes
Memoria Técnica, se subirá de modo manual al PORTALINV, firmada por el investigador principal, dejando pie de firma para el auditor. Desde el SGI se enviará a la firma del auditor.
La memoria técnica, en el caso de PROYECTOS (referenciados como INNEST), es única para toda la agrupación.
La memoria técnica tendrá carácter global e incluirá todas las actividades realizadas correspondientes a todo el periodo de ejecución y resultado final del proyecto.
Nota: recordad que la capacidad máxima del Informe es de 8MB.
Informe económico se obtendrá de la aplicación del AVI y se subirá desde el SGI a PORTALINV.
Informe de auditoria se subirá desde el SGI a PORTALINV.
Declaraciones externas
- Declaración de otras ayudas (DOC. 4): Se descargará de PORTALINV, para la firma del IP y se subirá de nuevo a PORTALINV firmado.
IVA
OTROS
- Indicadores: subir a PORTALINV, apartado Documentación general de justificación /otros, un documento Word con la siguiente información.
- Denominación del resultado: Patente, Prototipo, CPI, Nuevo servicio y/o producto, Personal de innovación, Otros.
- Tipología de transferencia: Contratación de personas cuya función es favorecer la investigación aplicada y orientada a resultados, Descripción del potencial y procesos previstos para implementar, Gestión del knowhow generado, Gestión de la Vigilancia Tecnológica de la empresa, Gestión de las Patentes de la empresa, Gestión de las Subvenciones de I+D, Gestión de proyectos de I+D, Colaboración con la Dirección Tecnológica