Para llevar a cabo un proceso de licitación, contactar con el servicio de contratación: contratacion@upv.es
Se crea una licitación externa, con un nº de expediente (puede ir acompañado de un lote)
Pasos a seguir en CoFFEE para introducir y gestionar un contrato mayor
Para poder acceder a CoFFEE hay que tener acceso como usuario al subproyecto de CoFFEE correspondiente. Para tramitar el alta en CoFFEE ponerse en contacto con gestionprtr@upv.es.
Una vez aceptado como usuario, el siguiente paso es ir a la plataforma CoFFEE e identificarse con certificado electrónico.
En el módulo de “Planificación y Gestión” elegir el apartado de “Actuaciones”
Una vez dentro, si es necesario, filtrar por el proyecto tractor en “Buscar en la Tabla de Actuaciones”.
En la columna Denominación elige la actuación correspondiente.
En el menú de la izquierda, seleccionar “Contratos asociados”.
Para introducir el gasto en cuestión clicar en el recuadro azul de la derecha “Nuevo contrato”.
Marcar la casilla “Contrato PLACSP”
Rellenar los campos:
- Código del órgano: 40000260000071
- Código contrato: Clave específica_Nº expediente. Ej: 2024xxx_MY22/ITEAM/SE/79
NOTA: cuando una licitación vaya acompañada de lotes, se creará un contrato asociado por lote, introduciendo el código del contrato: Clave espacífica_Nº expediente_Lote
Ej: 2024xxx_MY22/ITEAM/SE/79_LOTE 3
- ¿La operación es un procedimiento del ámbito de aplicación del análisis ex-ante de MINERVA? Hace referencia a si el contrato fue anterior (marcar NO) a posterior (marcar SÍ) al 26/01/2023.
- Denominación
- Tipo de contrato
- Importe sin IVA
- Importe con IVA
NOTA: el importe de las facturas debería coincidir con el importe adjudicado, sino es así hay que especificarlo en observaciones. En este caso, introducir en los importes el importe ejecutado y hacer una breve referencia en observaciones.
Guardar. Al guardar se generará automáticamente el Código de operación (Nº CRO, que se usará más adelante para generar el informe de riesgos de Minerva)
Volver a entrar en el contrato asociado creado y añadir los campos:
- Fecha de formalización (del contrato): cuando empieza a producir efectos jurídicos y vincula a las partes implicadas
- URL de la licitación
- Solicitud de Responsable de la operación:
- Casos anteriores al 23/06/2025: el Responsable de la operación (Responsable económico) es el Rector: José Esteban Capilla Romá con DNI: 22682933B.
Pasos a seguir:
1. La unidad proponente da de alta el Instrumento Jurídico (IIJJ) en CoFFEE y añade al Rector como Responsable de la operación. Automáticamente se genera el Nº CRO, que se envía al Servicio de Contratación (contratación@upv.es), quien una vez abiertas las ofertas, lo remite al Rector (junto con la lista de licitadores y decisores) para que solicite el Minerva.
2. El Servicio de contratación recibe el informe Minerva del Rector, recaba la firma de los DACIS de todos los intervinientes en el proceso de adjudicación (Redactor de pliegos, evaluador, Mesa, Rector y adjudicatario) y una vez adjudicado el contrato envía Informe Minerva y DACIS a la unidad proponente
3. La unidad proponente envía al Rector (rector@upv.es) los DACIs y el Minerva para que los introduzca en CoFFEE en el módulo “Auditoría de CoFFEE”.
- Un único nº CRO por envío.
- Especificar en el nombre de cada pdf (al inicio) si es un DACI o un Informe de riesgo.
- En el asunto del mensaje especificar: Auditoría de CoFFEE contrato mayor.
- En el cuerpo del mensaje añadir el nº CRO del IIJJ del expediente en cuestión.
- Casos posteriores al 23/06/2025: el Responsable de la operación por delegación de competencias del Rector será el IP (Resolución nº 10136 / 12.06.2025 de 12 junio 2025), quién deberá encargarse de gestionar el Informe de riesgo Minerva y la Auditoria de CoFFEE.
DELEGACION COMPETENCIAS RESPONSABLE OPERACION.pdf
Pasos a seguir:
1. La unidad proponente da de alta el IIJJ en CoFFFE, generándose automáticamente el Nº CRO. El servicio de contratación, una vez abiertas las ofertas, remitirá a la unidad proponente dos ficheros con la lista de licitadores y decisores para que puedan solicitar el informe MINERVA. El IP solicita el Minerva y una vez obtenido lo remite al Servicio de Contratación.
2. El Servicio de Contratación gestiona la firma de los DACIs de todos los intervinientes en el proceso de adjudicación (Redactor de pliegos, evaluador, Mesa, Rector y adjudicatario). Una vez adjudicado el contrato envía los DACI a la unidad proponente.
3. El IP introduce en CoFFEE en el módulo “Auditoría de CoFFEE” los DACIs y el Minerva
- Documentos anexos:
- Convocatorias propias: formalización del contrato, pliegos (de prescripciones técnicas y de prescripciones administrativas), modificaciones, prórrogas, resoluciones y facturas.
- Convocatorias con convenio entre varias universidades, en las que el licitador es otra universidad: convenio y modificaciones y facturas.
- Contratista, para poder añadir un “Nuevo contratista” se deberá de rellenar previamente la fecha de formalización y guardar.
Para cualquier duda o aclaración en el proceso, contactar con el equipo de gestión PRTR a través del correo electrónico: gestionprtr@upv.es.