Secretaría autorizada del CFP - Alumnos de un curso

En la pestaña ALUMNOS de un curso se muestra un listado con todos los alumnos inscritos en un curso.

Pinchando sobre el campo matricula podemos editar la matricula de un alumno. El campo fecha indica la fecha en la que el alumno se inscribió en el curso y el campo grupo el grupo al que se ha asignado (si dispone de uno). En el campo estado se muestra uno de los siguientes valores:

• I → Interesado: el alumno ha mostrado interés en el curso pero no se ha inscrito.
• P → Preinscrito: el alumno se ha inscrito en el curso, pero no se ha aceptado ni rechazado su matrícula todavía.
• A → Aceptado: el alumno ha sido aceptado en el curso.
• R → Rechazado: el alumno ha sido rechazado.
• N → Anulado: la inscripción del alumno ha sido anulada y no se tendrá en cuenta a efectos de ningún computo.

En la parte superior aparecen las siguientes herramientas:

• Nuevo alumno.
• Gestión web CFP.
• Añadir matriculas desde MM.
• Añadir preinscripciones desde MM.
• Actualizar actas desde MM.
• Filtrar alumnos.
• Enviar email. 
• Aceptar preinscritos hasta llegar al máximo.
• Editar matricula extendida UFASU
• Cambio de grupo.
• Mostrar colectivo.
• Mostrar email enviado.

Al final de la pantalla veremos una serie de documentos y listados que podemos consultar:

• Publicidad (ESP, VAL, ING): Permite pre-visualizar la ficha del curso (documento PDF).
• Alumnos: Genera un listado en PDF con todos los alumnos inscritos agrupados por estado de matricula.
• Cobros: 
• Ingresos: 
• Direcciones:
• Certificados:
• Tramitación Cert. de Profesor:
• Direcciones:
• Alta Curso FE
• Direcciones Registro
• Preinscritos
• Selección alumnos UFASU : Genera un listado de alumnos ordenados según los criterios de selección del UFASU. Para más información sobre como se obtiene cada columna consulte este documento: Manual_seleccion_ufasu.docx

Nuevo alumno 

Al pulsar sobre el enlace NUEVO ALUMNO aparece la vista de nueva matricula donde podemos añadir un nuevo alumno al curso. Para más información visite el apartado:

• Matricula

Gestión web CFP 

Esta opción nos abre una ventana con un enlace al Portal de formación donde podemos realizar algunas gestiones sobre el curso.

Añadir matriculas desde MM 

Para "Aceptar" matriculas de forma masiva, podemos seguir el siguiente procedimiento:

1. Exportar el listado de preinscritos. Vamos al final del listado de alumnos del curso y pulsamos sobre el icono de Excel de "Preinscritos". Esto nos descargara un fichero Excel con el listado de todos los preinscritos. 
   
2. Abrimos el fichero Excel generado y eliminamos las filas de los alumnos que no queremos "matricular", dejando únicamente los alumnos que vamos a poner "Aceptados".
3. Creamos una columna nueva al lado del DNI, indicando que el tipo de documento es "DNI" en todas las columnas (si alguno tiene puesto el pasaporte debemos indicar PASP). Además hay que eliminar todas las columnas excepto: DNI, TIPO, NOMBRE, APELLIDOS Y EMAIL. El fichero debe tener el formato del siguiente ejemplo:
   
4. Guardamos el fichero con el nombre "Matriculas.xls". Es muy importante escribir correctamente el nombre. Subimos el fichero al apartado MM del curso:
   
   
   
5. Con el fichero subido al MM, vamos a la pestaña "Alumnos" y pulsamos sobre la opción "AÑADIR MATRICULAS DESDE MM". Tardará un poco en volver a mostrar la tabla, ya que recorre el fichero Excel y genera las matriculas de los alumnos del listado. En la parte superior nos saldrá un mensaje indicando que todo ha ido correctamente o si ha habido algún error. Los alumnos del listado se mostrarán ahora como "Aceptados".
   

Añadir preinscripciones desde MM 

Al pulsar sobre el enlace AÑADIR PREINSCRIPCIONES DESDE MM crea un listado de matriculas obtenidas a partir de un fichero llamado "Matriculas.xls" subido en el MM del curso con la diferencia respecto al anterior, de que pone a los nuevos alumnos como preinscrito (P).

Añadir actas desde MM 

Al pulsar sobre el enlace AÑADIR ACTAS DESDE MM actualiza las actas de los alumnos inscritos a partir de los datos de un fichero "Actas.xls" subido en el MM del curso.

Maria Ten Rodriguez : Falta añadir el fichero de ejemplo.

Filtrar alumnos en lista de espera 

La opción de filtrar alumnos permite filtrar el listado de alumnos de forma que sólo se muestren los alumnos que cumplan los siguientes criterios de búsqueda:

• Estado: Muestra a los alumnos según su estado de matricula: Aceptados, Lista de espera (preinscritos), Rechazados, Interesados, Anulados.
• Obligatorio UFASU: SI muestra a los alumnos con matricula obligatoria. NO muestra a los alumnos con matricula voluntaria en el curso.
• Certificados: SI muestra a los alumnos con un certificado emitido. NO muestra a los alumnos sin certificar.
• Colectivo: Muestra a los alumnos según su colectivo: PAS, PDI o Alumno.
• Grupo: Muestra a los alumnos matriculados en el grupo seleccionado.

Una vez seleccionados los criterios del filtro pulsamos FILTRAR y se actualizará el listado de alumnos mostrando solo los que cumplan los criterios. Si queremos volver a ver todos los alumnos solo tenemos que pulsar sobre LIMIPAR FILTRO.

Enviar email 

Las secretarias del UFASU SIPSL ICE disponen de una serie de plantillas precargadas para los tipos de correos más habituales. Para mandar un email debemos seleccionar la plantilla y pulsar ENVIAR. 

Si se trata de otra secretaria o bien no se quiere usar ninguna plantilla usaremos la opción de – PLANTILLA VACIA –.

Nos aparecerá un check al lado de cada alumno para que seleccionamos aquellos a los que queremos enviarle el mail. Podemos utilizar los filtros para seleccionar solo ciertos alumnos (por ejemplo todos los alumnos aceptados o de lista de espera). Véase la sección Filtar alumnos para más información. También podemos seleccionar a todos los alumnos del listado con SELECCIONAR TODOS.

En el caso del  UFASU SIPSL APNL nos aparecerá un check que además permitirá elegir si queremos enviar el correo a los alumnos o Enviar el correo al responsable del alumno.

Una vez seleccionado todos los alumnos pulsaremos sobre ENVIAR EMAIL y nos abrirá una nueva página con el editor de correos para que completemos el mensaje que queremos enviar.

Pulsando sobre el botón ENVIAR se muestra un nueva columna que indica para cada alumno la fecha, hora y tipo de correo que se la enviado. Al pinchar sobre el tipo de correo se puede visualizar el texto del mensaje que se envío.

Aceptar preinscritos hasta llegar a máximo 

Al pulsar sobre esta opción se aceptarán todos los alumnos preinscritos hasta llegar al número máximo de matriculas permitidas en el curso.

Matricula extendida rápida UFASU 

Esta opción permite cambiar algunos atributos de la matricula: obligatoriedad, orden de lista de espera o motivo de exclusión directamente en el listado de alumnos, sin tener que editar las matriculas una a una.

Para cambiar cualquiera de estos estados pulsaremos sobre la opción MATRICULA EXTENDIDA RÁPIDA:

Nos aparecerá un check para indicar si la matricula es obligatoria, así como un desplegable con todos los estados de lista de espera (motivos de exclusión):

Una vez seleccionado el cambio de matricula que deseamos realizar, debemos seleccionar a todos los alumnos a los que deseamos aplicar el cambio, marcando el check y pulsando sobre ACTUALIZAR:

También podemos modificar el orden en la lista de espera indicando la nueva posición en el recuadro que aparece junto al texto lista de espera y pulsando posteriormente sobre ACTUALIZAR. Para esta acción no es necesario marcar ningún check.

Cambio de grupo rápido 

Con esta opción podemos cambiar de grupo rápidamente a varios alumnos. Primero, seleccionaremos la opción CAMBIO DE GRUPO RÁPIDO: 

Nos aparecerá un desplegable Grupo destino, para seleccionar el grupo del curso al que queremos mover a los alumnos. 

Posteriormente, seleccionaremos del listado los alumnos que queremos mover a ese grupo, pinchando sobre la casilla del checkbox y pulsando sobre CAMBIAR DE GRUPO:

Mostrar colectivo 

Cuando pulsamos sobre esta opción nos aparece una columna indicando todos los colectivos a los que pertenece el alumno:

Mostrar email enviado 

Cuando pulsamos sobre esta opción nos aparece una columna indicando todos los emails que se han enviado a los alumnos.