Alta nueva actividad
Para dar de alta una nueva actividad, tenemos que ir a la pestaña CURSOS > Nuevo curso:
En la ventana de nuevo curso, debemos rellenar los siguientes valores:
- ACRONIMO: Es un identificador único de la actividad. Por defecto nos pone un prefijo 23.ESCOLA- con el año y el identificador del servicio, que debemos completar con un nombre corto para la actividad. Por ejemplo 23.ESCOLA-NEU.
- DENOMINACIÓN: Nombre de largo y descriptivo de la actividad, por ejemplo Escola de Neu 2023.
- TIPO: En tipo pondremos habitualmente "FORMACIÓN ESPECIFICA".
- CURSO ACADEMICO: Curso académico en el que se realiza la actividad. Por defecto pone el actual.
Una vez le demos a insertar, veremos que ya nos deja modificar más información. Es muy importante que en ese momento cambiemos el SUBTIPO de la actividad, ya que este es el que hace que se visualicen unos campos u otros en el formulario de inscripción. Mientras no completemos los datos de las fechas, este curso permanecerá en estado de DEFINICIÓN y no será visible en ningún sitio, salvo en la secretaria.
Para realizar pruebas en producción, existe un tipo FICTICIO que hace que no se visualice en ningún sitio, salvo en la secretaria. Además, si ya tenemos un curso similar a este no hace falta que lo demos de alta de nuevo, podemos entrar en ese curso y pulsar sobre NUEVA EDICIÓN para que se copien la mayoría de los datos. |
Una vez dado de alta, el curso, tenemos que indicar en la pestaña MAS DATOS los siguientes datos:
- Nº de alumnos: Indica el mínimo y máximo de plazas que hay para esa actividad. Si no hay limite se puede dejar a 0. Si no se supera el mínimo de inscritos, normalmente se suele anular la actividad. Si se supera el máximo de plazas, se activa una lista de espera, dejando a todos los preinscritos sin plaza (en estado matrícula P) en lista de espera por si hubiera alguna renuncia.
- Precio: Precio general de la actividad sin ningún tipo de descuento, normalmente se indica el precio más caro. Luego los descuentos los pondremos en la pestaña de Precios.
- Observaciones del Precio/Descuentos: Aquí se puede explicar en modo texto los descuentos que hay. Es para que salga en la ficha de publicidad del curso, no se usa para nada mas.
- Nacidos: Aquí hay que indicar las fechas de nacimiento en los que se van a admitir a los niños en las actividad. Si no están dentro de esas fechas no les dejará inscribirse.
- Horas: Se puede indicar aquí la duración de la actividad pero no hace falta ponerlo.
- Fechas: Las fechas tendremos que definir al principio son las siguientes:
- Inicio / Fin: Fechas de incio y fin de la actividad.
- Aprobación: Fecha en la que el vicerrector u otra persona/organismo responsable da el OK para la realización de la actividad.
- Matrícula Inicio/Fin: Periodo en el que ser permite ACEPTAR / DENEGAR matrículas por parte de los gestores de la Escola d'Estiu. Si se deja en blanco deja modificar las matrículas siempre.
- Preinscripción: Periodo en el que los padres pueden inscribir a los niños mediante el formulario web. Posteriormente se pueden inscribir manualmente desde la secretaría, pero no saldrá el formulario web.
- Todo hecho: Es una fecha de gestión interna para saber que la actividad esta finalizada y se han terminado todas las tareas de gestión posteriores a la finalización de la actividad.
- Horario: Podemos indicar el horario general de la actividad para que salga en la ficha del curso.
- Campus: Campus en el que se realiza la actividad. Importante, debemos crear una actividad por cada campus.
- Lugar de impartición: Si queremos indicar un lugar donde se realiza la actividad en la ficha del curso.
- Observaciones del curso: Información adicional que se muestra en al página principal del formulario de inscripción.
- Dirección: Url con más información del curso. Se puede poner enlace a la página de la Escola d'Estiu.
Además tenemos que indicar los PRECIOS con los distintos descuentos desde la pestaña de precios. En el cuadrado pondremos el precio y le daremos "anyadir precio no automatizado" para que nos cree una nueva fila, donde podremos indicar:
- Descripción del descuento o precio: Por ejemplo "Personal UPV"
- €: Precio especifico, se rellena con el precio que hemos puesto.
- Perfil: Colectivo al que afecta el precio.
- Participantes: Si hay un descuento a partir de cierto número de inscritos.
- Quincena: En el caso de la Escola de Estiu, tendremos que definir un precio distinto si es para una quincena.
Los precios sólo se pueden modificar mientras el curso esta en definición, es decir, la fecha de aprobación es nula. |
Además en el directorio MM podemos ir subiendo documentación adjunta sobre la actividad y se almacería en el repositorio documental asociada al curso.
Selección de inscritos (aceptar matrículas):
Para cambiar el estado de matrícula de un solo alumno, podemos hacerlo pinchando sobre matrícula:
Nos abrirá una nueva pestaña donde podremos cambiar los datos de esa matrícula.
Si no queremos cambiar las matrículas de una en una, podemos usar la opción de ACEPTAR PREINSCRITOS HASTA LLEGAR AL MÁXIMO. Esto aceptará todas las matrículas por orden de inscripción hasta llegar al número máximo de alumnos.
En esta pantalla, también se disponen de herramientas de utilidad para cambiar los alumnos de grupo, mandar correos, etc. Para consultar más información sobre estas opciones, puede consultar: https://wiki.upv.es/confluence/x/WwDzE
Pago de matrículas (generación de recibos):
Una vez aceptadas las matrículas, debemos pulsar sobre la opción de "GENERAR RECIBOS" y les creará los recibos correspondientes a los alumnos matriculados.
