El funcionamiento general respecto a la defensa es el siguiente:

• La ERT define la estructura documental para la movilidad.
• La ERT tiene que crear convocatorias en movilidad.
• Los alumnos hacen la solicitud de incorporación de la calificación[1] (solicitud de reconocimiento) incluyendo los ficheros del trabajo (como en las solicitudes de defensa ordinarias) y opcionalmente la documentación justificativa del trabajo realizado y la calificación obtenida.
• Las solicitudes llegan a la Oficina de Relaciones Internacionales (RRII), que validará la solicitud y pondrá la nota. Durante este proceso la ERT puede consultar la información pero no modificarla.
• Una vez la solicitud está validada por el técnico de RRII, la ERT ya puede volcar la nota al expediente del alumno.

[1] Si el alumno va a realizar defensa debe hacer la solicitud en una convocatoria de defensa ordinaria