PROCESO DE INTRODUCCIÓN

A continuación pasamos a describir el proceso de introducción de una nueva solicitud.

En la sección de la cabecera se muestra:

• Departamento: el departamento del usuario conectado.
• Curso: curso en el que se solicita la colaboración.
• Estado: El sistema mostrará el estado en el que se encuentra la solicitud, según las fases del mismo vayan superándose con éxito. 
• Id Solicitud: Una vez guardada la solicitud el sistema le asignará un código numérico identificativo.

Diferentes estados de la solicitud:

A continuación se describen los diferentes estados por los que puede pasar la solicitud.

• '—' : inicio sin guardar en el sistema
• Borrador: guardado en el sistema pero no enviado a verificación. Se podrá recuperar más adelante y seguir con la introducción de datos y posterior envío al servicio de verificación.
• En Revisión: El servicio verificador tiene que revisar la solicitud e indicar si es correcta / inválida o tiene algún defecto que puede corregirse o rechazar.
• Validada: La solicitud es correcta y ha sido verificada por el SGI, en el momento eso ocurra se enviará automáticamente a firma de solicitante, responsable de investigación y responsable docente (este último si procede)
• Invalidada: La solicitud ha resultado tener algún defecto que el departamento solicitante debe rectificar y enviar de nuevo para volver a revisar por el SGI. No es necesario hacer la solicitud de nuevo, sino que se rectifican el/los defectos y se vuelve a pulsar al botón de Guardar y Enviar.
• Rechazada: La solicitud ha sido revisada por el servicio de verificación SGI y ha indicado que esta solicitud es incorrecta y no admite modificación.
• Firmada: Se ha firmado por el solicitante, responsable de investigación y responsable docente (este último si procede).
• Autorizada: Autorizada por VI y VOA.
• Cargada:  El SEPQ asigna o carga los créditos de la asignatura/grupo al solicitante.
• NA-VI / VPOA: La solicitud no ha sido autorizada por VI / VPOA.
• Anulada: La solicitud puede ser anulada por el Superusuario o SEPQ, en cualquier momento del proceso

BLOQUE DATOS SOLICITANTE

A continuación, se introduce los datos del solicitante. 

• [*]Datos Solicitante: Se introducirá parte o la cadena completa de DNI, nombre o login y se pulsa en la lupa. Aparecerán los posibles solicitantes que recupera el sistema y podremos elegir uno de ellos.
• [*]Proyecto: Se seleccionará el/los proyecto/s que tiene otorgado/s el solicitante en la base de datos.
• [*]Responsable Proyecto (INVESTIGADOR): Se cargará automáticamente tras la selección de proyecto.
• [*]Organismo Financiador: Se cargará automáticamente tras la selección de proyecto.

• Tipo Colaboración: Dicha información no está en base de datos, así que debe elegirse. Se elegirá entre
  • Predoctoral
  • [**]Postdoctoral-A
  • [**]Postdoctoral-B

BLOQUE COLABORACIÓN DOCENTE SOLICITADA

En este apartado deberá seleccionarse la Escuela, Titulación y Asignatura.

Requisitos a cumplir son:

• Titulación:
  • Que imparta el Departamento en la Escuela seleccionada. Al cambiar la Escuela se requerirá que se introduzca la titulación nuevamente.
  • En caso de colaboración Predoctoral, sólo podrá escogerse titulaciones de grado, salvo justificación que se adjuntará en esta solicitud.

• Asignatura:    

  • Un colaborador NO podrá impartir la asignatura por completo
  • En caso PREdoctoral la impartición de grupos de prácticas indica que es una dedicación parcial,
  • En caso POST, se puede impartir teoría y práctica, pero no pueden impartir la totalidad de la asignatura.
• Responsable Docente: 
  • Se introduce cuando el tipo de colaboración es Predoctoral o Postdoctoral B. En caso de Postoctoral A, no aparecerá este campo en el formulario.
• Fecha inicio y Fecha fin: Las fechas de inicio/fin de colaboración estarán limitadas 
  
  • por el curso académico y
  • también estará comprendida dentro del período en el que el solicitante tenga concedido el proyecto.
  • La aplicación automáticamente nos pondrá en un texto informativo las fecha de inicio posible y fecha de fin máxima.

La pantalla siguiente podemos ver un ejemplo de esta sección:

Docencia Solicitante

En esta sección se seleccionarán los grupos de POD en los que se impartirá docencia y el número de créditos.

• GRUPO POD: Selección de Grupo o grupos de POD para el que solicitan la colaboración (en POd ASICRE). Puede seleccionar uno o más grupos.
  • Restricciones:
    • PREDOCTORAL:
      • Si es tipo colaboración es predoctoral, mostrará sólo grupos de prácticas.
      • Normalmente impartirá en titulaciones GRADO, salvo justificante que debería aportar para impartir titulación de MASTER (al final de la pantalla) 
      • En caso PREdoctoral la impartición de grupos de prácticas indica que es una dedicación parcial,
      • En caso POST, se puede impartir teoría y práctica, pero no pueden impartir la totalidad de la asignatura.

• CRÉDITOS /HORAS SOLICITADOS:  Departamento indica el número de créditos y se calculará automáticamente para facilidad del departamento las horas equivalentes 1ects=10h
  • Restricciones:
    • PREDOCTORAL: límite horas establecido en la normativa o bases de convocatoria (Art. 6.1.). En el BOE indica que en general son 60h/curso académico, pero se deja abierto a la convocatoria, aunque el límite máximo son las 60h.
    • POSTDOCTORAL máximo 80h /curso académico (Art. 6.2.)

Histórico de Solicitudes de Colaboraciones del Solicitante:

En este apartado se informará de las solicitudes autoriadas y en tramitación de un solicitante. Aparecen diferenciados dos bloques, uno es el recuento de horas/créditos por curso y otro por año natural.

Ejemplo:

A continuación se puede ver una pantalla con la información del  Bloque Colaboración docente solicitada y Docencia Solicitante

BLOQUE DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD

CERTIFICADO SECRETARIO DEPARTAMENTO  

Será requisito añadir el adjunto del certificado del secretario del departamento para dicha solicitud. No existe modelo definido para este certificado y es tarea del SGI revisar dicho certificado. Informáticamente no se realizará más que la comprobación de que se ha subido un fichero tipo pdf como certificado del secretario.

OTROS CERTIFICADOS

• Certificado autorización en titulación  Máster :

Los colaboradores PREDOCTORALES de forma general sólo podrán impartir asignaturas de la titulación de GRADO, salvo que se justifique la docencia de MÁSTER. En este último caso, se requerirá un certificado que indique dicha justificación.

• OTRAS AUTORIZACIONES:

El BOUPV 14.03.2019 (núm 124)  indica que podrá solicitarse otras autorizaciones que se establezca en la convocatoria/programas. Se dejará abierto pues el anexar otros documentos.

• OBSERVACIONES (al SGI):

Permite escribir texto para incluir aclaraciones o comentarios antes de enviar la solicitud.

BOTONES FINALES DEL PROCESO

• GUARDAR BORRADOR: Se permitirá guardar la solicitud y recuperarla, por si el usuario se queda a mitad de completarla. En el momento se guarde una solicitud en borrador pasará a Estado: Borrador.
• ENVIAR: Una vez terminada
  • se ‘envía’ la solicitud y llega al SGI. Antes de comenzar con el proceso de firma.
  • En este momento pasará el estado a En revisión.
  • El SGI podrá acceder a la misma en el listado de solicitudes dentro de la intranet UPV de los usuarios autorizados.
• SALIR: No guardará los cambios realizados en la solicitud

Las solicitudes, una vez introducidas en el sistema, serán enviadas de forma automática por el sistema al SGI que deberá revisarlas y confirmará su validez o por el contrario remitirá de nuevo al departamento, bien para su modificación o informando de su rechazo, por la imposibilidad de cumplir los requisitos.

PROCESO REVISIÓN y ESTADOS SOLICITUD

SGI: Revisión de la solicitud

Las solicitudes irán cambiado de estados según las acciones realizadas por los gestores y/o validadores de las solicitudes.

1. Borrador: El usuario departamento ha guardado la solicitude pero no se ha enviado al SGI
2. En revisión: se ha enviado al SGI y se está revisando
3. Validada: ha sido validada por SGI, y puede pasar al proceso de primeras firmas. la solicitud es correcta. lo que hace el SGI es revisar esta información cuando le llega la solicitud. Una vez validado se pasa a firma de los solicitantes de forma automática (VER PRIMERAS FIRMAS Y AUTORIZACIONES) y se avisará al departamento.
4. Invalidada: (tras revisión SGI). Se habrá enviado al departamento que inició la solicitud, la modificación de ciertos campos de la solicitud. Tras la modificación, se podrá enviar de nuevo al SGI y pasará a estado En Revisión. Elegirá un mensaje de error predefinido o una opción de ‘otros’ y se le permitirá escribir el por qué de la NO VALIDACIÓN O RECHAZO. Este aviso llegará al Departamento
5. Firmada: Firmas (fase 1): primera fase firmas. Cuando firmen todos los firmantes de la primera fase, se pasará a la fase Tramitación Autorización. (ver aclaración al final del documento del proceso de firmas)
6. Autorizada: firmada por vicerrectores (ver aclaración al final del documento del proceso de firmas)
7. Cargada: Cargada por SEPQ en la base de datos.
8. Rechazada: SGI rechazará la solicitud, cuando considere que es totalmente incorrecta. SGI Elegirá un mensaje de error predefinido o una opción de ‘otros’ y se le permitirá escribir el por qué de la NO VALIDACIÓN O ANULACIÓN. Este aviso llegará al Departamento En este momento ya no se puede modificar o rechazar por el Departamento ni por SEPQ
9. NA-VI/VPOA: no autorizada por vicerrectores.
10. Anulada: Anulación por SEPQ en cualquier momento del proceso.

Hay situaciones en las que se podrá modificar y en otras rechazar. El SGI determinará a criterio propio cuándo no valida, pasa a modificación, o se rechaza una solicitud.

En caso de no validación o rechazo:  Debería llegar un mensaje automático al buzón de los gestores y aparecerá también el Algar departamental un Aviso (queda por determinar cómo se mostrará el aviso).

El sistema guardará un log, de quién hizo la revisión por parte del SGI y fecha.

PROCESO FIRMAS

FIRMAS FASE 1 (SOLICITANTE y RESPONSABLES):

Una vez validada la solicitud por SGI, el sistema automáticamente pasará primera fase de firmas. Será una firma visto bueno, tal y como se hace en Venias Docentes con clave UPV.

Los firmantes de esta fase no seguirán un orden, para agilizar el proceso de firma y serán:

• el solicitante,
• el tutor docente (en caso de de PREDOCTORAL y POSTDOCTORAL tipo B) y
• el tutor investigador.

  Una vez firmado por solicitante y responsables debe pasar automáticamente a firma de los vicerrectores.

FIRMAS FINALES VICERRECTORES:

Finalizada la fase 1 de firmas, se enviará para firma de los dos vicerrectores. Las firmas de los vicerrectores serán firmas a través de táctica. Se generará por tanto un documento pdf que se enviará a la bandeja de firmas de los vicerrectores.

Secuencia firmas:

Se establece un orden para firma de los vicerrectores.

• En primer lugar firmará el Vicerrector de Investigación
• En segundo lugar firmará el VPOA

Cuando finalice el proceso de firmas, se envía la solicitud al SEPQ. Llegará un correo al SEPQ indicando que tiene colaboraciones docentes por cargar.

PROCESO DE CARGA

CARGA FINAL : Se cargan los créditos en el POD. Esta información aparecerá en en Algar departamental.

SEPQ: (tras la firma de vicerrectores)

• Filtrará las solicitudes que estén pendiente de carga y las cargará en POD.
• En caso de error de carga: deberá avisar al departamento por si fuera viable la solución
• En caso de error de carga sin posible modificación, se anulará la solicitud indicando el motivo. Si el departamento lo desea, puede iniciar un nuevo proceso de solicitud, pero el anterior estará cerrado y sin posible apertura.

Una vez realizada la carga, se mostrara una ventana con el resultado.

Al finalizar la carga, veremos el log, tanto si es errónea como correcta.

• CORRECTA: al pulsar en el icono indicara la fecha de carga
• ERRÓNEA:   al pulsar en el icono, nos muestra el texto con los errores de la carga

PROCESO DE ANULACIÓN 

El superusuario puede anular cualquier solicitud que no esté en estado Borrador. 

Para anular una solicitud, se tendrá que rellenar un Motivo de anulación, en la ventana que se mostrara al pulsar la X roja.