La aplicación para la gestión de reuniones de órganos colegiados es una aplicación web. La aplicación no funciona en Internet Explorer, por lo que hay que utilizar los navegadores Firefox o Chrome.
GOC está compuesta de varias partes:
La aplicación de gestión de las reuniones, que será la aplicación que usarán los usuarios gestores y convocantes para convocar las reuniones de sus órganos, y que les permitirá gestionar los órganos, miembros, tipos de órganos, cargos, así como las convocatorias de las reuniones y la documentación asociada a las mismas. Se divide en distintas secciones:
En la aplicación se muestran estas secciones en la parte izquierda de la pantalla, mientras que en la parte derecha se muestra el contenido de la sección que hayamos seleccionado.
Además existen 3 perfiles de usuario en la aplicación. Cada perfil define lo que el usuario puede realizar en la aplicación, por lo que la aplicación permitirá el acceso a las diferentes opciones de la aplicación dependiendo del perfil del usuario conectado.
En la siguiente tabla se muestra la visibilidad de las distintas secciones según el perfil del usuario:
| Órganos | Tipos de órgano | Miembros | Reuniones | Histórico de reuniones | Cargos | Descriptores | Oficios | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Administrador |  | | | | | | | |
| Gestor | |  | | | | | | |
| Convocante | | | | | | | | |
En cuanto a la parte web de GOC, está formada por 3 webs donde se puede consultar la información de las reuniones por parte de los convocados y de los acuerdos públicos:
En la sección de órganos se realiza la gestión de los mismos. En esta pantalla visualizamos todos los órganos existentes en la UPV:
La lista de los órganos se puede ordenar pinchando sobre la cabecera de la columna correspondiente. De cada órgano se muestra su nombre, en castellano y valenciano, el tipo del órgano, si es ordinario y si está activo.
Los órganos ordinarios son los órganos de la universidad que ya están definidos en la aplicación Xúquer de gestión de órganos y cargos.
Además, podemos añadir órganos creados manualmente (no ordinarios, pulsando el botón “Añadir”). Los órganos no ordinarios también se pueden editar.
Si pulsamos añadir, aparece una nueva fila en la lista de órganos para que rellenemos los datos del nuevo órgano:
Una vez rellenados los datos pulsaremos el botón “Actualizar” para guardar los cambios.
Además, en esta pestaña podremos añadir autorizados e invitados a un órgano:
La búsqueda se realiza por apellidos y nombre, y una vez se muestra la lista de resultados, seleccionamos a la persona que queremos autorizar. Además, podremos indicar si la persona tendrá permiso para subir documentación asociada a la reunión, marcando el check "Subir documentos en ficha de la reunión".
Esta sección muestra los diferentes tipos de órganos que se usan en la aplicación. Sólo puede gestionar los tipos de órganos el perfil “Administrador”.
La sección de miembros nos permite visualizar o gestionar los miembros de los diferentes órganos. Los miembros de los órganos ordinarios (definidos en Xúquer) no se pueden gestionar. Sólo se podrá añadir o eliminar miembros de los órganos no ordinarios.
La pantalla muestra un desplegable para elegir el órgano y una vez elegido, en la parte de debajo se listan los miembros del mismo, así como su email y su cargo en el órgano.
La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
Al entrar en esta sección se mostrarán las reuniones que hemos convocado y que todavía no se han cerrado. Por tanto en esta pantalla podemos tanto modificar reuniones existentes como dar de alta nuevas convocatorias.
La pantalla está dividida en 2 partes: la parte superior con la lista de reuniones, y la parte inferior con los puntos del orden del día de la reunión que se seleccione en la parte superior.
Con respecto a las reuniones, las acciones que podemos realizar corresponden a la barra de botones que hay encima del listado.
Además en la lista de reuniones tenemos al lado de cada reunión el símbolo , que es un enlace a la ficha web de esa reunión.
Al añadir o editar una reunión se abrirá la ventana con los datos de la reunión para que la rellenemos/modifiquemos:
Los datos obligatorios están indicados con un asterisco rojo.
Una reunión consta básicamente de los siguientes datos:
En cuanto a los órganos asistentes, en la imagen superior aparece ya como ejemplo uno seleccionado (Órgano no ordinario para pruebas) y en su misma fila, aparecen dos iconos, la X que desconvoca al órgano de la reunión, y el icono con forma de usuario, que permite gestionar los miembros asistentes y suplentes del órgano.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la reunión, con los datos que hemos introducido:
En el grid se mostará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en el grid, si la seleccionamos, en la parte inferior podremos añadir puntos del orden del día o editar los puntos que se hayan añadido anteriormente.
La sección de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
Al adjuntar documentación adjunta o de acuerdos al punto del orden del día, se puede indicar si ese documento se publicará en el buscador de acuerdos público, a través del check "Público" que aparece al lado del documento cuando se sube:
Para cada punto del orden del día, tal y como se muestra en la siguiente imagen, podemos gestionar el título, la descripción, las deliberaciones y los acuerdos. También permite indicar si se publicarán sus acuerdos:
Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma explicada anteriormente (“Acciones” à “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
En esta página, los miembros convocados pueden confirmar o no su asistencia (botones “Asistirá” y “No asistirá”), gestionar sus suplentes (si la reunión permite suplencias) o su delegación de voto (si la reunión permite la delegación de voto).
Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión si la reunión los admite.
En la ficha de reunión vemos además que en la barra superior hay un menú con 2 opciones más:
Cuando una reunión se cierra, generando todos los documentos asociados (acta, certificados de acuerdos, etc.) la reunión desaparece de la sección de reuniones y pasa a la sección de Histórico de reuniones.
En esta sección se listan las reuniones que han sido ya cerradas, y que, por tanto, no se pueden modificar:
Podremos buscar reuniones finalizadas filtrando por asunto, tipo de órgano y órgano, o consultar la ficha relativa a una de las reuniones pinchando sobre la flecha que hay al lado del asunto.
Esta sección muestra los diferentes cargos que se usan en la aplicación. Sólo puede gestionar los cargos el perfil “Administrador”.
La sección “Descriptores” permite gestionar los descriptores y las claves que se podrán asignar a los puntos del orden del día para clasificarlos de manera que posteriormente podamos realizar búsquedas más fácilmente y por temáticas.
La pantalla es la siguiente:
En la parte de arriba se definen los descriptores, y en la parte de abajo se definen las claves del descriptor seleccionado en la parte de arriba.
Los descriptores se pueden restringir a un tipo de órgano determinado, de manera que sólo se podrá asignar ese descriptor a los puntos del orden del día de las reuniones de órganos de ese tipo.
La pestaña de oficios permite enviar el certificado de un acuerdo a un destinatario concreto. Ello permitirá comunicar los acuerdos que no sean públicos (no estén publicados en el buscador de acuerdos) a algún interesado.
Al entrar en esta opción de menú se muestran los oficios realizados en una tabla:
En la parte superior de la tabla tenemos varios campos para filtrar los oficios mostrados por asunto de la reunión, destinatario y fecha de envío.
El botón "Añadir" sirve para realizar un nuevo oficio. Si lo pulsamos se abre la ventana emergente siguiente:
En la parte de arriba de la ventana deberemos seleccionar la reunión cuyo acuerdo queremos enviar (podemos filtrar las reuniones mostradas por asunto, órgano o fecha de la reunión). Una vez se selecciona una reunión, en la parte de debajo se mostrarán los puntos del orden del día de la misma para que selecionemos uno. Una vez elegido, pulsamos el botón "Seleccionar" para elegir el destinatario del oficio. Aparecerá la ventana emergente de búsqueda de personas, y una vez seleccionado el destinatario indicaremos el cargo y la unidad de la persona indicada. También podremos introducir el número de registro del envío.
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Una vez rellenados los datos y pulsado el botón "Enviar" se enviará al destinatario seleccionado un correo electronico con la url del acuerdo seleccionado.
