Índice

Alta para centros, departamentos y servicios. 

Acceso a Monnegre

Inicio

Cómo realizar o solicitar una reserva. Búsqueda de Espacios libres.

Realizar una reserva periódica.

Consulta y borrado de reservas.

Filtro Espacios

Otros filtros

Filtro POD / Exámenes.

Búsqueda de huecos libres

Vistas tipo calendario: mensual, semanal y diaria.

Vistas "Mes en Tabla" y "Todas"

Exportación excel, listados e impresión gráfica.

Vistas multi-espacio. Semanal y diaria.

Vista Departamental / PDI

FAQ's 


Introducción


Monnegre es la aplicación corporativa para reserva NO DOCENTE de aulas, salas y cualquier tipo de espacios de la UPV.

Si es usted administrador de Monnegre debería consultar tambien  Monnegre Manual Administrador.




Las características principales de Monnegre son:


Alta para centros, departamentos y servicios.


Cada centro, departamento o servicio gestiona sus reservas de manera interna. Para usar la aplicación se ha de hacer una petición al ASIC a través del CAU, este dará de alta al centro, departamento o servicio y a uno o dos administradores que se encargarán de gestionar la aplicación. La petición se puede hacer por Gregal (aplicación Monnegre) o por otros cauces.
Cuando se da de alta por primera vez a un centro, departamento o servicio los permisos y parámetros son los estándar. Una vez dado de alta, cada centro, departamento o servicio a través de sus administradores será responsable de los procesos de gestión como: alta de otros administradores y/o usuarios, control de conflictos, parametrización de la aplicación, gestión de permisos y mantenimiento de espacios.

Acceso a Monnegre


Tras el alta, a los usuarios con acceso a Monnegre les aparecerá una entrada en la intranet.

Inicio


Cuando accedemos a Monnegre se nos presenta la pantalla principal de reservas. Tenemos en la parte superior un menú con las diferentes vistas y, si si tenemos permisos, el menú de administración.


Si eres administrador de la aplicación deberías revisar   Monnegre Manual Administrador.


Es posible que pertenezcamos a dos entidades (por ejemplo a un departamento y a un instituto) si es así podemos movernos de uno a otro  mediante la opción "Cambiar de entidad".

Cómo realizar o solicitar una reserva. Búsqueda de espacios libres.


Para realizar (o solicitar) un reserva simple, podemos hacerlo de dos maneras o bien en la opción Acciones pulsamos "Nueva Reserva" o bien hacemos click en el calendario para el día que queramos hacer la reserva.



Al hacer alguna de estas acciones nos aparece una ventana con los datos de la reserva a realizar/solicitar. La lista de espacios por defecto es al que aparece en el "filtro de espacios" situado a la izquierda. Nos aparecen todos los filtrados estén o no seleccionados.



Dependiendo de la configuración, cuando el usuario beneficiario de la reserva sea diferente al usuario de la aplicación, se mostrará un check para indicar si se envía un correo al usuario beneficiario de la reserva.



Dentro de esta ventana hemos de poner los datos relativos a la reserva:

Independientemente de la configuración si es una solicitud dicho check no se mostrará, debido a que toda solicitud implica que el sistema envía un correo a los administradores.
Podemos ver si la reserva se solapa con otras usando el botón "Ver solapes".
Le daremos a aceptar y si no existen solapes nos creará una reserva y se mostrará en el calendario.
La aplicación está configurada para solicitar la reserva y no realizarla directamente, la reserva estará pendiente de confirmación por los administradores. El sistema automáticamente envía un correo a los administradores informándoles de que hay una reserva pendiente de confirmar.





Si pulsamos el botón o bien el día en el que hemos hecho click en el calendario creamos una nueva reserva para ese mismo día y hora.




Pulsamos el botón "Ver solapes".



Vemos que la reserva se solapa con otra reserva. Por lo que elegimos otro espacio como  "Sala de reuniones 7A"
Pulsamos el botón "Aceptar" para crear la reserva.


Realizar una reserva periódica.


El sistema nos permite realizar una reserva en múltiples fechas para un espacio dado. Para ello usaremos la opción "Reserva Periódica" desde "Acciones" o desde el botón "Consultar/Reservar espacios"  . Al pulsar nos a parece linformación necesaria para la reserva periódica.



Dependiendo de la configuración, cuando el usuario beneficiario de la reserva sea diferente al usuario de la aplicación, se mostrará un check para indicar si se envía un correo al usuario beneficiario de la reserva.



Dentro de esta ventana hemos de poner los datos relativos a la reserva periódica:

Independientemente de la configuración si es una solicitud dicho check no se mostrará, debido a que toda solicitud implica que el sistema envía un correo a los administradores.





Al darle al botón aceptar se nos muestra una pantalla con una descripción textual de la reserva periódica y además con una lista de todas las reservas puntuales que se van a generar asociadas.


Algunas reservas puntuales pueden tener conflictos (solapes) con otras reservas previas. Esta pantalla nos informa de las mismas. Las reservas con conflictos no se realizarán si proseguimos con el proceso. Podemos pinchar en el enlace "Tiene conflictos" y nos muestra la reservas o reservas que se solapan con ella.
Si decidimos proseguir y realizar el conjunto de reservas debemos pulsar el botón "Confirmar".




Consulta y borrado de reservas.

Para consultar o borrar una reserva debemos hacer click en la misma. Se nos abrirá una ventana con la información de la reserva.


Si le damos al botón "Borrar" la reserva será eliminada.

Cuando se anula o borra una reserva, se puede poner un motivo de anulación (opcional) que le llegará al usuario solicitante.



Si le damos a "Copiar reserva" la reserva se nos guardará en el portapapeles y nos permitirá pegarla con posterioridad. Por ejemplo si queremos realizar la misma reserva para distintos espacios.
Si la reserva pertenece a una periódica podemos ver la información de la misma pulsando el botón "Ver periódica".

Nos aparece la siguiente pantalla con la información de la reserva periódica.



También podemos copiar una reserva periódica mediante el botón "Copiar reserva". Esta reserva periódica quedará en el portapapeles para pegarla con posterioridad.
Si pulsamos el botón "borrar" y el sistema nos eliminará todas las reservas puntuales asociadas a está periódica. Nos aparece una ventana informando del número de reservas que se van a borrar y pidiéndonos confirmación de la acción.

Filtro de Espacios


Por defecto, cuando accedemos a Monnegre la aplicación no nos muestra ninguna reserva. Antes debemos seleccionar los espacios que queremos que se muestren marcándolos en el filtro situado a la izquierda "Filtro de Espacios"

Podemos cambiar el filtro para que se muestren unos u otros espacios. Si le damos al botón "Ver reservas" se mostrarán las reservas de todos los espacios que aparecen con el check marcado.

En la parte superior, en color violeta,  aparece información del filtro que tenemos seleccionado.




Filtros Reservas

Aparte de elegir los espacios que queremos consultar, podemos filtrar para que se muestren reservas por unas u otras características. Para eso usamos la opción "Filtros" aquí podemos filtrar por: estado de la reserva, persona que que reservó os solicitó, evento

 



Se debe recordar que una vez fijado el filtro debes pulsar el botón "CONSULTAR" para que nos muestre las reservas deseadas.
Los usuarios con el permiso consulta restringida activa, no verán el usuario de de la reserva.

Filtro POD / Exámenes.


Por defecto el sistema solo muestra las reservas hechas desde la propia aplicación Monnegre, sin embargo, activando estos filtros, podemos ver desde Monnegre las reservas POD y las correspondientes a exámenes, es decir aquellas realizadas por la aplicación de gestión docente Algar.

Si somos un centro o un departamento se nos permitirá ver u ocultar las reservas docentes (POD). También mostrar u ocultar las reservas NO docentes (NO POD).

Si somos un centro nos permitirá además filtrar por asignaturas y titulaciones




Dentro de una reserva POD no se nos muestra el usuario que la realizó, si no que aparece la asignatura (con su código) para la que se hace la reserva. Además de los grupos de POD de esa reserva,
Podemos combinar los filtros de las reservas POD con los otros filtros, por ejemplo si queremos consultar el calendario de reservas para un aula concreta.



Los filtros de persona, evento y estado no afectan a la consulta para reservas POD y exámenes. Sin embargo todos los filtros referidos a los espacios sí que se tienen en cuenta.
Los usuarios con el permiso consulta restringida activa, no verán el usuario de de la reserva, ni el evento ni los comentarios


Búsqueda de huecos libres.

Desde la versión 1.4 la búsqueda de huecos libres ha ampliado sus posibilidades. Para buscar huecos libres lo haremos desde la botón "Acciones" en la opción "Búsqueda de huecos libres"

 


Al elegir esta acción nos aparece una pantalla que nos permite buscar huecos libres aplicando multitud de filtros y opciones.

En la parte izquierda aparecen los criterios de búsqueda que queremos aplicar como tamaño del hueco, entre que horas, entre que fechas, dias de  la semana, en que edificio, grupo, tipo de espacio etc.

En la parte derecha nos aparecen los huecos encontrados que cumplen esos criterios. Por defecto se nos muestran 5 huecos pero podemos elegir el número cambiandolo en el campo "Se recuperan como máximo". Para comenzar la búsqueda, después de cambiar los criterios pulsaremos el botón "Buscar".

Vistas tipo calendario: mensual, semanal y diaria.


La consulta de reservas la podemos desde cinco vistas diferentes que se seleccionan mediante un botón en la parte superior del bloque de consulta de reservas.



En la vista semana, por defecto, se nos muestran de entre las reservas filtradas, aquellas de la semana en curso en formato calendario. Podemos cambiar de semana en la barra superior.

En total tenemos tres vistas tipo calendario: mensual, semanal y diario. Los cuales pueden seleccionarse desde la parte superior del calendario. 
En esta vista cada espacio se muestra de un color diferente. Además los días festivos, vacaciones y los fines de semana se muestran con la parte superior en rojo. 
También podemos marcar la hora de comienzo de las vistas (semanal y diaría) así como si queremos que se muestren los fines de semana.


Vista "Mes en Tabla" y "Todas".


La vistas en tabla "Mes en tabla" y "Todas"  nos muestra de una manera tabular las reservas filtradas para el mes seleccionado o bien todas a partir del mes selecciona. Desde la vistas en tabla es más sencillo ordenar, consultar y realizar acciones sobre las reservas.


Desde las vistas tabla podemos ordenar la consulta de reservas por cualquier columna, solo tenemos que hacer click en la cabecera de la columna.

Exportación excel, listados e impresión gráfica.


La aplicación nos permite exportar a Excel o sacar un listado en PDF mediante el botón "Exportar fichero PDF/Excel" del apartado "Acciones"

La información que se exporta, es la misma que hayamos seleccionado en el filtro. Es decir se exportará información de las mismas reservas que se muestran en la vista de tabla.
Podemos cambiar los registros a exportar modificando el rango de fechas.




Si modificamos el rango de fechas podemos observar como el número de registros también varia.




Si queremos imprimir el calendario, pulsaremos el botón "Impresión graf. Calendario"



Podemos ver el color del fondo, pulsado el check "Gráficos de fondo".


La exportación gráfica solo está soportada de manera completa (con colores) por las últimas versiones del navegador Chrome.
Con este botón, solo se podrá imprimir el calendario, si estamos en la vista de tabla, el botón estará deshabilitado.


Este botón también estará activo en la gestión de multiespacio, tanto en mensual como diaria.

Hay que tener en cuenta que se imprimirá todo lo que se esté mostrando en la pantalla.

Vistas multi-espacio. Semanal y diaria.


Podemos revisar en una sola pantalla todas las reservas de un día o semana y para un grupo de espacios. Esto nos permite buscar huecos con facilidad de un solo vistazo. Para ello usaremos la opción "Vista multiespacio" o "Vista multiespacio semanal"en el menú de "Vistas".


Esta opción nos permite ver el estado de reservas de todo nuestro centro o servicio de manera completa.



En la parte izquierda hay un filtro que nos permite seleccionar que espacios queremos ver. Por defecto aparecen marcados los 10 primeros pero podemos marcar tantos como queramos.

No olvide pulsar el botón "CONSULTAR" una vez cambiado el filtro.

Desde estas pantallas podemos realizar reservas haciendo click en cualquier hueco (en blanco) o bien revisar o borrar una reserva haciendo click en la misma (en color).

Vista Departamental / PDI

Esta vista nos permite consultar las clases del profesor conectado, así como las clases de todas las asignaturas y grupos que imparte el departamento.

 Esta opción solo está accesible a profesor o administradores Monnegre de un departamento.

FAQ's


¿No me aparecen reservas que sí que he realizado?
Lo más probable es que no se tenga bien configurado el filtro. Puede seguir los siguientes pasos para asegurarse:


Si a pesar de eso no encuentra la reserva póngase en contacto con su administrador de centro, departamento o servicio.


¿No me aparecen espacios que pertenecen a mi centro, departamento o servicio?
Los administradores de su centro o servicio filtran algunos espacios. Si no aparece en la lista póngase en contacto con ellos.
Si es administrador y no ve algunos espacios revise la opción reglas y/o la pantalla de gestión de espacios (desmarque la opción "Aplicar reglas" y limpie los filtros). Se explica en la parte de administración.
Si aun así no aparece su espacio debe ponerse en contacto con el "Servicio de infraestructuras" es posible que la información esté errónea en la Base de Datos.


¿Por qué no me deja borrar una reserva?
Una persona solo puede borrar sus propias reservas. Solo un administrador o un usuario con permisos avanzados pueden borrar reservas de otras personas.


¿Cómo puedo modificar una reserva?
Las reservas no se pueden modificar, tiene que borrarla y luego volver a crearla con otros datos.


¿No me aparecen reservas del POD?
Primero revise los filtros y asegúrese que ha elegido correctamente el curso académico, la titulación y la asignatura, tal y como se explica en este manual. Ponga la "Vista Tabla". Recuerde que las reservas POD se realizan desde otra aplicación (Algar), debe comprobar que realmente existen accediendo a ella.

¿He realizado o borrado una reserva de otra persona pero el sistema me indica que el correo no se ha enviado?
Aunque el correo no se haya enviado (por problemas en el servidor de correo) la reserva sí que se habrá realizado o borrado. Debería comprobarlo y avisar al usuario por otros cauces.

¿Puedo saber si se han borrado reservas?
Solo si es administrador de un centro, departamento o servicio. Puede solicitar una copia del log al ASIC a través de Gregal. Por favor asegúrese que es absolutamente necesario, ya que requiere de un trabajo adicional.


¿Cómo puedo cambiar o rectificar información sobre los espacios?

Si es administrador puede modificar ciertos datos, como el alias oficial, desde la pantalla de Gestión de Espacios. El resto de información como el nombre oficial u otras debe de hacerlo a través del Servicio de infraestructuras. Para más información ver apartado de administración.