Los gestores de convenios y encomiendas de cada unidad upv graban los datos de las entidades externas a la UPV con la que suscriben convenios o se hacen encomiendas.
Ver aquí los manuales de como se graban los datos de las entidades externas a la UPV: |
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Una vez registrado el convenio o la encomienda, los datos de las entidades externas se incluyen en el repositorio global de la UPV.
IMPORTANTE: Si al intentar registrar un convenio, el nombre de una entidad participante coincide con el de una entidad suscriptora de un convenio previamente registrado en la UPV, ( es el mismo nombre de entidad ) , se tomarán los datos identificativos (CIF) de la entidad previamente registrada. Esto se hace para unificar las entidades en el registro que al llamarse igual son claramente susceptibles de ser la misma. Si existe algún error en el CIF o cualquier otro dato identificativo de la entidad, es el SAET como administrador de la aplicación quien puede corregir el nombre o cualquier dato de la entidad ya registrada. Para subsanar este problema, póngase en contacto con el SAET a través de Poli[Consulta] |
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Por tanto:
Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde a la entidad externa ( CIF y nombre son correctos). Si no es posible validar el CIF, se recomienda usar un identificador que identifique univocamente a la entidad empezando por las palabras UPVID. por ejemplo, UPVIDNOMBRE_DE_LA_ENTIDAD |
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Para grabar los datos de una entidad externa, es imprescindible identificarla mediante su CIF , si es una entidad de España, o un identificador único equivalente al CIF para entidades extranjeras.
Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde con el nombre de la entidad, y esto será correcto en la mayoría de los casos.
No obstante, siempre se ha de tener presente que pueden ocurrir errores de diversa naturaleza en los datos, de modo que se vincule erróneamente un CIF con un nombre de entidad.
| Si bien el CIF, o identificador extranjero, es UNICO en la base de datos de hacienda (AEAT) o en la base de datos de su equivalente extrajera, NO ES UNICO en la base de datos del repositorio de convenios y encomiendas |
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Esto es debido a factores tales como:
| Es decir, en la base de datos de convenios y encomiendas, cada oficina gestora de la UPV puede registrar a la entidad participante de su convenio o su encomienda con el CIF e identidad que considera o que tiene grabada en sus bases de datos internas. |
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La misma entidad participante en el mundo real, podría aparecer repetidas veces en la base de datos de convenios con CIFs distintos y el mismo nombre o con el mismo CIF y nombres distintos.
Esto se permite para facilitar el registro de los convenios, pero obviamente, puede producir inconsistencias ( empresas duplicadas, por ejemplo ) que deben ser corregidas al ser detectadas.
Cada vez que se añaden convenios o encomiendas al registro de la UPV, se realiza un proceso de unificación de entidades por CIF. En este manual entendemos por CIF también a los identificadores extranjeros equivalentes al CIF.
Las entidades se catalogan en dos niveles jerárquicos, atendiendo al CIF:
El directorio de participantes en convenios y encomiendas se alimenta de los datos que facilitan las oficinas gestoras en el momento de registrar. En este directorio, pueden existir distintas entidades que tienen grabado el mismo CIF, por todos los factores comentados en el apartado anterior.
El Directorio de Entidades Externas Distintas, se crea a partir del directorio de participantes en convenios y encomiendas, unificando las entidades de modo que tengamos una denominación única y correcta para cada CIF presente en el directorio.
El proceso de unificación es automático. Intenta tomar, para cada CIF, la denominación de la entidad que tiene mas garantías de ser la correcta, es decir, la que literalmente esta registrada en la AEAT o en la agencia extranjera equivalente.
En el Directorio de Entidades Externas Distintas, el administrador global de la aplicación puede editar la descripción de la entidad que se usara para el buscador de convenios y encomiendas y en general, en la aplicación de registro.
Si la entidad esta registrada con un CIF que ha podido ser validado, el nombre oficial que se muestra de la entidad externa sera el que se ha podido validar.
Si por el contrario, la unidad se ha registrado con un identificador CIF que no se ha podido validar, el nombre que se muestra en la aplicacion es el que se ha recibido desde la unidad gestora de convenios.
| El admintrador global de convenios y encomiendas puede editar el nombre normalizado, que sera el nombre que se mostrara en la aplicacion y el que se usara |
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Esto se hace desde el menu "Mantenimiento >> Directorio de Entidades Externas"
Pinchando en el simbolito del lápiz, entramos a la ventana de edición donde se puede editar para indicar cual es el nombre de esta entidad que se le mostrara al gestor de convenios.
