Contrato

Pantalla de contratos

Desde aquí gestionaremos los contratos de edición de una obra. Asociados a los contratos tenemos los siguientes trámites:

Generación y envío del contrato. Implica generar el contrato en Word a partir de la plantilla elegida. Se registra en el sistema la fecha en que lo generamos (mediante el botón Generar) pero esa fecha se puede modificar en cualquier momento de forma independiente. Se puede generar un contrato tantas veces como se quiera y cada vez que se realice la operación se actualizará la fecha asociada.

Recepción de la copia firmada por el autor. Cuando recibamos la copia firmada por el autor introduciremos la fecha correspondiente en el formulario.

Envío al rector para la firma. Cuando enviemos la copia a la firma del rector el usuario introducirá en el formulario la fecha correspondiente.

Recepción de la copia firmada por el rector. Cuando recibimos la copia firmada por el rector el usuario introduce en el formulario la fecha correspondiente

Envío copia final firmada al autor. Cuando tenemos ya la copia firmada por el rector procederemos a enviar una copia al autor. El usuario introducirá la fecha correspondiente en el formulario

Archivo del contrato en Alfresco. Cuando tenemos el contrato firmado tanto por el autor como por el rector procederemos a escanearlo y a subir el documento a la carpeta correspondiente de Alfresco (Botón Archivar). Se almacenará la fecha de cuando se realiza esa operación. El usuario también podrá modificar la fecha de forma independiente. Además en cualquier momento podremos descargar esa copia archivada.

Los trámites: Recepción de la copia firmada por el autor, Envío al rector para la firma, Recepción de la copia firmada por el rector y Envío copia firmada al autor a nivel de aplicación no suponen más que la introducción por parte del usuario de la fecha correspondiente.

El trámite “Generación y envío del documento” supone:

• Generación del documento Word y descarga en el equipo del usuario a partir de la plantilla seleccionada. Tal y como se puede ver en el mantenimiento de las plantillas de contrato, en función del tipo de publicación y del formato el sistema propone una plantilla de contrato. Si el usuario no quiere utilizar la plantilla propuesta podrá elegir otra de la lista. Sólo se podrán seleccionar plantillas que estén marcadas como Activas, en caso de que una edición esté haciendo uso de una plantilla que ya no está marcada como Activa se mostrará se nombre de la plantilla pero no se permitirá elegir para nuevas “generaciones”.

  
La generación del contrato lo que hará es a partir del documento Word de la plantilla reemplazar automáticamente los campos de datos (estarán marcados como vosotros determinéis en el Word) por la información proporcionada por las vistas, de edición y autores asociadas a la plantilla. Para ello cada campo en el documento Word será de la forma Nombrevista.NombreCampo . Hay que tener en cuenta que en el contrato aparecen datos de dos tipo:

• Información asociada a la edición. Tendremos un único registro en la vista correspondiente para esos datos
• Información relativa a los autores. Tendremos varios registros en la vista correspondiente a esos datos

Los campos que pueden aparecer en la plantilla son variables y deberán encontrarse siempre en alguna de las vistas asociadas a la misma.

Nosotros nos encargamos de la creación de los documentos Word de las plantillas y de las vistas asociadas, sólo nos tendréis que indicar como marcar esos campos en la plantilla.

El documento Word generado se descargará en el equipo del usuario.

Si tenéis cualquier duda al respecto nos lo decís, os hemos subido a la UT un ejemplo de contrato, y preparamos un ejemplo de plantilla y de vistas asociadas.

• Actualización de la fecha correspondiente
• Almacenar en base de datos la información relativa a la plantilla asociada, y la fecha correspondiente

El trámite “Archivo del contrato en Alfresco” supone:

• Cuando el usuario hace click en Archivar se le abre una ventana que le permite seleccionar un archivo de su equipo. Una vez seleccionado el archivo este se subirá a la carpeta de Alfresco correspondiente. La carpeta de Alfresco vendrá determinada por la asociación entre tipo de documento y la entidad TIRADA (el contrato se almacenará siempre en la tirada 1 de la edición en cuestión). Para que esa relación tipo de documento y entidad sea configurable en el entorno de explotación se crearán dos nuevos parámetros: ID_DOC_ALF_CONTRATO e ID_ENT_ALF_CONTRATO

Si volvemos a hacer Archivar reemplazaremos el documento anterior que hubiéramos subido.

• Actualizar la fecha correspondiente
• Mediante el botón descargar en cualquier momento podremos descargar el documento que hemos subido a Alfresco.

BBDD

Tenemos tanto campos nuevos como campos ya existentes.

Plantilla asociada. PUB_EDICION.NidContrato_PLT (clave ajena a la nueva tabla de plantillas de contratos)

Fecha emisión/envío. Campo existente PUB_EDICION.FECCONTRAT

Fecha recepción firmado autor. Nuevo campo PUB_EDICION.FECCONT_FIRM_AUT

Fecha envío al rector. Nuevo campo PUB_EDICION.FECCONT_REC

Fecha recepción copia firmada por el rector. Nuevo campo PUB_EDICION.FECCONT_FIRM_REC

Fecho envío copia firmada al autor. Nuevo campo PUB_EDICION.FECCONT_ENV_FIRM

Fecha archivo Alfresco. Nuevo campo PUB_EDICION.FECCONT_ALFRESCO

También tendremos que almacenar el identificador del documento de contrato firmado en Alfresco. Cómo entiendo que se almacenará en el actual modelo de datos que da soporte a la gestión de documentos en Alfresco no creo que haya que crear ningún campo adicional.

Consideraciones sobre el uso de plantillas de contratos

Variables disponibles

• M_Dia      Carga el número del día
• M_Mes    Carga el nombre del mes, en minúsculas.
• M_Año     Carga el año, con 4 dígitos.
• $VAR[VISTA.COLUMNA]        Carga un campo de un único registro.
• $VARLISTA[VISTA.COLUMNA]           Concatena los campos de la columna en cuestión de todos los registros.
• $VARLISTA[VISTA.COLUMNA.ROWNUM]      Carga el campo en cuestión para la fila número ROWNUM

Ejemplos para la publicación 444/2/1:

• $VAR[PUB_TRAMITESLEGALES_CONTRATO.ARMARIO]                            Devuelve: 444
• $VARLISTA[PUB_TRAMITESLEGALES_AUTORES.NOMAUTOR_N]            Devuelve: Martínez Lance, Manuel, Sapena Bañó, Ángel, Puche Panadero, Rubén,
  Pineda Sánchez, Manuel, Roger Folch, José, Pérez Cruz, Juan
• $VARLISTA[PUB_TRAMITESLEGALES_AUTORES.NOMAUTOR_N.2]         Devuelve: Sapena Bañó, Ángel

IMPORTANTE

Si se genera un informe, y, pese a no dar ningún error hay alguna variable que no ha sido sustituida, se debe hacer la siguiente modificación en la plantilla:

1. Copiar esa variable fuera del documento word, a un bloc de notas por ejemplo.
2. Copiar la variable del bloc de notas
3. Seleccionar la variable en el documento word
4. Pegar la variable, copiada del bloc de notas, reemplazando la seleccionada en el documento word.

Este problema suele darse cuando se edita o se escribe a mano una variable directamente en word. Esto se debe a que internamente se fragmentan los textos, aunque visualmente no contenga espacios. Es por ello que si, por ejemplo, se edita lo siguiente directamente en el documento:

• $VAR[PUB_TRAMITESLEGALES_CONTRATO.ARMARIO]

Para poner esto:

• $VAR[PUB_TRAMITESLEGALES_CONTRATO.ORDEN]

No hay garantías de que se vaya a leer como un solo bloque, con lo que el reemplazo no funcionara. En este caso podría estar leyendo internamente lo siguiente:

• En la primera iteración: $VAR[PUB_TRAMITESLEGALES_CONTRATO.
• En la segunda: ORDEN
• En la tercera: ]