Índice
Alta para centros, departamentos y servicios.
Cómo realizar o solicitar una reserva. Búsqueda de Espacios libres.
Realizar una reserva periódica.
Consulta y borrado de reservas.
Vistas tipo calendario: mensual, semanal y diaria.
Vistas "Mes en Tabla" y "Todas"
Exportación excel, listados e impresión gráfica.
Vistas multi-espacio. Semanal y diaria.
Introducción
Monnegre es la aplicación corporativa para reserva NO DOCENTE de aulas, salas y cualquier tipo de espacios de la UPV.
Si es usted administrador de Monnegre debería consultar tambien Monnegre Manual Administrador.
Las características principales de Monnegre son:
- Gestión simple y visual de las reservas. Todo en una pantalla.
- Integración con Algar (reservas POD). Consulta de las reservas POD y control de no solapamiento entre ambas aplicaciones.
- Consultas simples y avanzadas.
- Integración con Coves (b.d. de espacios de la UPV) No es necesario dar de alta los espacios. Acceso a espacios favoritos en un click.
- Permite reservas puntuales y reservas periódicas.
- Diferentes tipos de vistas: vista calendario (mensual, semanal y diario), vista en tabla plana, vista en planning.
- Exportación excel. Listados PDF.
- Mantenimiento de espacios.
- Funcionamiento desatendido o distribuido: abierto a los usuarios del centro/servicio (configurable)
- Funcionamiento atendido o centralizado: las reservas las gestiona la administración del centro/servicio (configurable).
- Creación de reglas de reserva.
- Integración automática con los calendarios oficiales (festivos).
- Gestión de solicitudes y confirmaciones.
- Aviso automático por correo electrónico de las reservas, cancelaciones etc.
- Ayuda guiada en la propia pantalla.
Alta para centros, departamentos y servicios.
Cada centro, departamento o servicio gestiona sus reservas de manera interna. Para usar la aplicación se ha de hacer una petición al ASIC a través del CAU, este dará de alta al centro, departamento o servicio y a uno o dos administradores que se encargarán de gestionar la aplicación. La petición se puede hacer por Gregal (aplicación Monnegre) o por otros cauces.
Cuando se da de alta por primera vez a un centro, departamento o servicio los permisos y parámetros son los estándar. Una vez dado de alta, cada centro, departamento o servicio a través de sus administradores será responsable de los procesos de gestión como: alta de otros administradores y/o usuarios, control de conflictos, parametrización de la aplicación, gestión de permisos y mantenimiento de espacios.
Acceso a Monnegre
Tras el alta, a los usuarios con acceso a Monnegre les aparecerá una entrada en la intranet.
Inicio
Cuando accedemos a Monnegre se nos presenta la pantalla principal de reservas. Está se divide en tres partes. A la izquierda están los filtros para realizar consultas y acciones, a la derecha el calendario con las reservas consultadas según el filtro y en la parte superior el menú de opciones y la cabecera con el nombre de nuestro centro/departamento/servicio y el usuario conectado.
Si eres administrador de la aplicación deberías revisar Monnegre Manual Administrador.
Es posible que pertenezcamos a dos entidades (por ejemplo a un departamento y a un instituto) si es así podemos movernos de uno a otro mediante la opción "Cambiar de entidad".
Cómo realizar o solicitar una reserva. Búsqueda de espacios libres.
Para realizar (o solicitar) un reserva simple, podemos hacerlo de dos maneras o bien pulsamos el botón "+ Nueva reserva" o bien hacemos click en el calendario para el día que queramos hacer la reserva.
Al hacer alguna de estas acciones nos aparece una ventana con los datos de la reserva a realizar/solicitar. Por defecto nos aparece el espacio seleccionado en el filtro y el día de hoy si hemos pulsado el botón o bien el día en el que hemos hecho click en el calendario.
Dependiendo de la configuración, cuando el usuario beneficiario de la reserva sea diferente al usuario de la aplicación, se mostrará un check para indicar si se envía un correo al usuario beneficiario de la reserva.
Dentro de esta ventana hemos de poner los datos relativos a la reserva:
- Espacio, a reservar.
- Usuario que reserva. Por defecto es el usuario conectado a la aplicación, si somos administradores nos permitirá cambiarlo. Los usuarios con permisos para realizar reservas propias o solicitar reserva no podrán cambiar este dato.
- Fecha y hora de inicio de la reserva.
- Duración de la reserva, en minutos.
- Evento (opcional): podemos asociar la reserva a eventos como congresos, reuniones, cursos etc. Podemos elegir un evento ya creado o crear uno en el momento usando el botón "+" al lado del desplegable de eventos. Sólo los usuarios con permisos administrador o superadministrador tienen activado dicho botón.
- Comentarios (opcional): cualquier texto acerca de la reserva
- Enviar correo aviso: Se muestra dependiendo de la configuración. El usuario indicará si el sistema envía un correo electrónico al usuario beneficiario de la reserva. En caso de que el usuario desmarque la opción, el sistema no enviará ningún correo.
Independientemente de la configuración si es una solicitud dicho check no se mostrará, debido a que toda solicitud implica que el sistema envía un correo a los administradores.
Podemos ver si la reserva se solapa con otras usando el botón "Ver solapes".
Le daremos a aceptar y si no existen solapes nos creará una reserva y se mostrará en el calendario.
La aplicación está configurada para solicitar la reserva y no realizarla directamente, la reserva estará pendiente de confirmación por los administradores. El sistema automáticamente envía un correo a los administradores informándoles de que hay una reserva pendiente de confirmar.
Pulsado el botón "Buscar espacios libres", nos abrirá una pantalla, mostrando los espacios libres, para la reserva que vamos a crear, asegurándonos que la reserva que vamos a crear no se solapará con otra reserva.
Por ejemplo.
Vemos que el día 20 para el espacio Multiusos del edificio 4L hay una reserva a las 12:00.
Si pulsamos el botón o bien el día en el que hemos hecho click en el calendario creamos una nueva reserva para ese mismo día y hora.
Pulsamos el botón "Ver solapes".
Vemos que la reserva se solapa con otra reserva.
Pulsamos el botón "Buscar espacios libres"
En la parte superior se muestra los espacios libres para la fecha y duración de la reserva.
Podemos ver que el espacio Multiusos del edificio 4L no aparece.
En la parte inferior muestra los filtros para ajustar la búsqueda.
Modificamos la reserva para el mismo día pero a una hora diferente. Por ejemplo a las 15:00.
Se vuelve a pulsar el botón "Buscar espacios libres".
Vemos que el espacio Multiusos del edificio 4 aparece como libre.
Para seleccionar un espacio para la reserva, pulsaremos el espacio que deseemos. La ventana se cerrará automáticamente y en la reserva tendrá seleccionado el espacio pulsado en la ventana de búsqueda de espacios libres.
Pulsamos el espacio "Sala de reuniones 7A".
Ahora la reserva esta para el espacio Sala de reuniones 7A".
Pulsamos el botón "Aceptar" para crear la reserva.
Realizar una reserva periódica.
El sistema nos permite realizar una reserva en múltiples fechas para un espacio dado. Para ello usaremos el botón "+Reserva Periódica". Al pulsar este botón nos aparece una ventana con la información necesaria para la reserva periódica.
Dependiendo de la configuración, cuando el usuario beneficiario de la reserva sea diferente al usuario de la aplicación, se mostrará un check para indicar si se envía un correo al usuario beneficiario de la reserva.
Dentro de esta ventana hemos de poner los datos relativos a la reserva periódica:
- Espacio, a reservar.
- Intervalo de fechas (fecha inicio y fin), para los que se quiere realizar la reserva. El intervalo no puede superar el año.
- Usuario que reserva. Por defecto es el usuario conectado a la aplicación, si somos administradores nos permitirá cambiarlo. Los usuarios con permisos para realizar reservas propias o solicitar reserva no podrán cambiar este dato.
- Fecha y hora de inicio de las reservas.
- Duración de las reservas, en minutos.
- Evento (opcional): podemos asociar la reserva a eventos como congresos, reuniones, cursos etc. Podemos elegir un evento ya creado o crear uno en el momento usando el botón "+" al lado del desplegable de eventos. Sólo los usuarios con permisos administrador o superadministrador tienen activado dicho botón.
- Comentarios (opcional): cualquier texto acerca de la reserva.
- Enviar correo aviso: Se muestra dependiendo de la configuración. El usuario indicará si el sistema envía un correo electrónico al usuario beneficiario de la reserva. En caso de que el usuario desmarque la opción, el sistema no enviará ningún correo.
Independientemente de la configuración si es una solicitud dicho check no se mostrará, debido a que toda solicitud implica que el sistema envía un correo a los administradores.
- Incluye festivos, mediante este check, si algún día del conjunto de reservas a realizar coincide en festivo, podemos decidir si se hace o no la reserva.
- Periodicidad: el sistema permite 4 tipos de periodicidades.
- Diaria: podemos reservar cada N días dentro del intervalo de fechas.
- Semanal: podemos reservar cada N semanas, los día de la semana elegidos.
- Mensual por día del mes: podemos reservar el día enésimo de cada X meses.
- Mensual por enésimo día de la semana: podemos reservar el enésimo día de la semana del mes cada X meses.
Al darle al botón aceptar se nos muestra una pantalla con una descripción textual de la reserva periódica y además con una lista de todas las reservas puntuales que se van a generar asociadas.
Algunas reservas puntuales pueden tener conflictos (solapes) con otras reservas previas. Esta pantalla nos informa de las mismas. Las reservas con conflictos no se realizarán si proseguimos con el proceso. Podemos pinchar en el enlace "Tiene conflictos" y nos muestra la reservas o reservas que se solapan con ella.
Si decidimos proseguir y realizar el conjunto de reservas debemos pulsar el botón "Confirmar".
Adicionalmente, al igual que con reservas puntuales podemos buscar espacios libres en una reserva periódica. En este caso, la búsqueda de un espacio libre nos devolverá todos los espacios que tengan disponibles todas las reservas puntuales de esa periódica.
Consulta y borrado de reservas.
Para consultar o borrar una reserva debemos hacer click en la misma. Se nos abrirá una ventana con la información de la reserva.
Si le damos al botón "Borrar" la reserva será eliminada.
Si le damos a "Copiar reserva" la reserva se nos guardará en el portapapeles y nos permitirá pegarla con posterioridad. Por ejemplo si queremos realizar la misma reserva para distintos espacios.
Si la reserva pertenece a una periódica podemos ver la información de la misma pulsando el botón "Ver periódica".
Nos aparece la siguiente pantalla con la información de la reserva periódica.
También podemos copiar una reserva periódica mediante el botón "Copiar reserva". Esta reserva periódica quedará en el portapapeles para pegarla con posterioridad.
Si pulsamos el botón "borrar" y el sistema nos eliminará todas las reservas puntuales asociadas a está periódica. Nos aparece una ventana informando del número de reservas que se van a borrar y pidiéndonos confirmación de la acción.
Filtro
Por defecto, cuando accedemos a Monnegre la aplicación nos muestra las reservas realizadas posteriores a la fecha de hoy.
La información de lo que se está mostrando en la aplicación se puede ver y modificar en el apartado filtro.
El filtro simple nos muestra un texto en color rojo el número de reservas que se están consultando para el filtro actual. Podemos modificar el filtro para consultar las reservas de un espacio concreto o de otro usuario.
Cuando cambiamos campos en el filtro, en la mayoría de los casos, debemos darle al botón "REFRESCAR" para que el sistema vuelva a consultar las reservas.
Si quiero consultar todas las reservas (a partir de hoy) se puedes hacer pulsando el botón "Limpiar filtros". Esta acción consulta las reservas de todos los usuarios en todos los espacios de mi centro/servicio/departamento.
Si quiero ver solo mis propias reservas, se puede hacer mediante el botón "Ver mis reservas" el cual fija el filtro con mi usuario.
Es importante ver que con el filtro simple solo se muestran las reservas de hoy en adelante y que no sean de tipo docente (POD). Para consultar reservas pasadas podemos usar el filtro extendido y para consultas POD el filtro POD/exámenes
Filtro extendido.
El filtro extendido nos permite refinar y ampliar las consultas de las reservas tanto pasadas como futuras. Para que se muestre el filtro extendido debemos marcar el check de "Filtro extendido"
Una vez marcado se nos despliegan una serie de campos por los que ajustar este filtro.
Los primeros cinco campos nos permiten limitar los espacios de los que quiero ver reservas.
En este ejemplo se está limitando los espacios a las aulas genéricas en el campus de Gandía. Cuando cambiamos el tipo de espacio, el subtipo, el campus o el edificio el desplegable de espacio se nos restringe a los espacios que cumplen los criterios. Entre paréntesis nos muestra el recuento de espacios (en este caso 24) que cumplen los filtros superiores.
El resto de campos del filtro extendido nos permiten aplicar otros criterios.
- Usuario: se restringe a las reservas del usuario elegido. Si está vacío nos muestra las reservas de cualquier usuario. Los usuarios con los permisos consulta restringida o reserva propia activos, tendrán este campo del filtro deshabilitado.
- Estado: nos puede mostrar las reservas por confirmar, las realizadas o ambas (por defecto)
- Evento: si elegimos un evento solo nos muestra las reservas asociadas a ese evento. Por ejemplo si queremos ver las reservas de un congreso, curso etc.
Se debe recordar que una vez fijado el filtro debes pulsar el botón "REFRESCAR" para que nos muestre las reservas deseadas.
Los usuarios con el permiso consulta restringida activa, no verán el usuario de de la reserva.
Filtro POD / Exámenes.
Por defecto el sistema solo muestra las reservas hechas desde la propia aplicación Monnegre, sin embargo, activando estos filtros, podemos ver desde Monnegre las reservas POD y las correspondientes a exámenes, es decir aquellas realizadas por la aplicación de gestión docente Algar.
El filtro de reservas POD y los exámenes solo aparece a los centros y departamentos. En el resto de servicios este filtro no existe ya que no generan reservas POD.
Dentro de una reserva POD no se nos muestra el usuario que la realizó si no que aparece la asignatura (con su código) para la que se hace la reserva.
Podemos combinar los filtros de las reservas POD con los otros filtros, por ejemplo si queremos consultar el calendario de reservas para un aula concreta. Si la aplicación la está usando un centro nn las consultas POD se añaden 3 filtros nuevos: curso académico, titulación y asignatura.
Los filtros de persona, evento y estado no afectan a la consulta para reservas POD y exámenes. Sin embargo todos los filtros referidos a los espacios sí que se tienen en cuenta.
Los usuarios con el permiso consulta restringida activa, no verán el usuario de de la reserva.
Vistas tipo calendario: mensual, semanal y diaria.
La consulta de reservas la podemos desde cinco vistas diferentes que se seleccionan mediante un botón en la parte superior del bloque de consulta de reservas.
En la vista mes, por defecto, se nos muestran de entre las reservas filtradas, aquellas del mes en curso en formato calendario. Podemos cambiar de mes en la barra superior.
En esta vista cada espacio se muestra de un color diferente. Además los días festivos y los sábados se muestran en color rosado.
Tenemos tres vistas tipo calendario: mensual, semanal y diario. Los cuales pueden seleccionarse desde la parte superior del calendario.
Vista "Mes en Tabla" y "Todas".
La vistas en tabla "Mes en tabla" y "Todas" nos muestra de una manera tabular las reservas filtradas para el mes seleccionado o bien todas a partir del mes selecciona. Desde la vistas en tabla es más sencillo ordenar, consultar y realizar acciones sobre las reservas. 
Desde las vistas tabla podemos ordenar la consulta de reservas por cualquier columna, solo tenemos que hacer click en la cabecera de la columna.
Exportación excel, listados e impresión gráfica.
La aplicación nos permite exportar a Excel o sacar un listado en PDF mediante el botón "Exportar fichero PDF/Excel" del apartado "Acciones"
La información que se exporta, es la misma que hayamos seleccionado en el filtro. Es decir se exportará información de las mismas reservas que se muestran en la vista de tabla.
Podemos cambiar los registros a exportar modificando el rango de fechas.
Si modificamos el rango de fechas podemos observar como el número de registros también varia.
Si queremos imprimir el calendario, pulsaremos el botón "Impresión graf. Calendario"
Podemos ver el color del fondo, pulsado el check "Gráficos de fondo".
La exportación gráfica solo está soportada de manera completa (con colores) por las últimas versiones del navegador Chrome.
Con este botón, solo se podrá imprimir el calendario, si estamos en la vista de tabla, el botón estará deshabilitado.
Este botón también estará activo en la gestión de multiespacio, tanto en mensual como diaria.
Hay que tener en cuenta que se imprimirá todo lo que se esté mostrando en la pantalla.
Vistas multi-espacio. Semanal y diaria.
Podemos revisar en una sola pantalla todas las reservas de un día o semana y para un grupo de espacios. Esto nos permite buscar huecos con facilidad de un solo vistazo. Para ello usaremos la opción "Vista multiespacio" o "Vista multiespacio semanal"en el menú de reservas.
Esta opción nos permite ver el estado de reservas de todo nuestro centro o servicio de manera completa.
En la parte izquierda hay un filtro que nos permite seleccionar que espacios queremos ver. Por defecto aparecen marcados los 4 primeros pero podemos marcar tantos como queramos.
No olvide pulsar el botón "REFRESCAR" una vez cambiado el filtro.
Desde estas pantallas podemos realizar reservas haciendo click en cualquier hueco (en blanco) o bien revisar o borrar una reserva haciendo click en la misma (en color).
Vista Departamental / PDI
Esta vista nos permite consultar las clases del profesor conectado, así como las clases de todas las asignaturas y grupos que imparte el departamento.
Esta opción solo está accesible a profesor o administradores Monnegre de un departamento.
FAQ's
¿No me aparecen reservas que sí que he realizado?
Lo más probable es que no se tenga bien configurado el filtro. Puede seguir los siguientes pasos para asegurarse:
- Ponga la vista "Mes en Tabla" o "Todos".
- Pulse el botón "Ver todas / limpiar filtros"
Si a pesar de eso no encuentra la reserva póngase en contacto con su administrador de centro, departamento o servicio.
¿No me aparecen espacios que pertenecen a mi centro, departamento o servicio?
Los administradores de su centro o servicio filtran algunos espacios. Si no aparece en la lista póngase en contacto con ellos.
Si es administrador y no ve algunos espacios revise la opción reglas y/o la pantalla de gestión de espacios (desmarque la opción "Aplicar reglas" y limpie los filtros). Se explica en la parte de administración.
Si aun así no aparece su espacio debe ponerse en contacto con el "Servicio de infraestructuras" es posible que la información esté errónea en la Base de Datos.
¿Por qué no me deja borrar una reserva?
Una persona solo puede borrar sus propias reservas. Solo un administrador o un usuario con permisos avanzados pueden borrar reservas de otras personas.
¿Cómo puedo modificar una reserva?
Las reservas no se pueden modificar, tiene que borrarla y luego volver a crearla con otros datos.
¿No me aparecen reservas del POD?
Primero revise los filtros y asegúrese que ha elegido correctamente el curso académico, la titulación y la asignatura, tal y como se explica en este manual. Ponga la "Vista Tabla". Recuerde que las reservas POD se realizan desde otra aplicación (Algar), debe comprobar que realmente existen accediendo a ella.
¿He realizado o borrado una reserva de otra persona pero el sistema me indica que el correo no se ha enviado?
Aunque el correo no se haya enviado (por problemas en el servidor de correo) la reserva sí que se habrá realizado o borrado. Debería comprobarlo y avisar al usuario por otros cauces.
¿Puedo saber si se han borrado reservas?
Solo si es administrador de un centro, departamento o servicio. Puede solicitar una copia del log al ASIC a través de Gregal. Por favor asegúrese que es absolutamente necesario, ya que requiere de un trabajo adicional.
¿Cómo puedo cambiar o rectificar información sobre los espacios?
Si es administrador puede modificar ciertos datos, como el alias oficial, desde la pantalla de Gestión de Espacios. El resto de información como el nombre oficial u otras debe de hacerlo a través del Servicio de infraestructuras. Para más información ver apartado de administración.