Manual de usuario de las distintas funcionalidades de la aplicación Xúquer para la gestión de órganos y cargos en la UPV.
Indice
1.1 Acceso a la aplicación
1.2 Listado de cargos
1.2.1 Crear cargo
1.2.2 Editar cargo
1.2.2.1 Crear cargo-persona
1.2.2.2 Editar cargo-persona
1.3 Crear cargos masivos
1.4 Gestión de nombramientos para entidades
1.4.1 Reemplazo miembro en el cargo
1.4.2 Consulta personas en el cargo
1.4.3 Editar cargo-persona
1.5 Gestión de cargos sin familia
1.6 Validación de cargos
1.7 Listado de Órganos
1.7.1 Crear órgano
1.7.2 Editar órgano
1.7.3 Listado entidades del órgano
1.7.3.1 Añadir entidad al órgano
1.8 Creación masiva órgano-ent
1.9 Editar estructura órgano-ent
1.9.1 Añadir familia/funcion
1.9.2 Editar familia/funcion
1.10 Editar miembros órgano-ent
1.10.1 Proponer alta
1.10.2 Editar miembro
1.10.3 Proponer baja
1.10.4 Enviar email a miembro
1.11 Tipo de entidad y preferencia de creaciòn
1.12 Listado de funciones de órganos
1.12.1 Nueva función
1.12.2 Editar función
1.13 Listado de familias
1.13.1 Nueva familia
1.13.2 Editar familia
1.13.3 Listar miembros de la familia
1.14 Listado de entidades
1.14.1 Nueva entidad
1.14.2 Editar entidad
1.15 Listado de subentidades
1.15.1 Nueva subentidad
1.15.2 Editar subentidad
1.16 Listado de relaciones entre entidades
1.16.1 Editar relación entre entidades
1.17 Listado de unidades HOMINIS
1.17.1 Editar unidad hominis
1.18 Listado de subunidades HOMINIS
1.18.1 Editar subunidad hominis
1.19 Listado de departamentos HOMINIS
1.20 Listado de centros de destino HOMINIS
1.20.1 Editar centro destino hominis
1.21 Listado de cargos de personal UPV
1.22 Información personal
1.23 Alta de usuarios no registrados en la UPV
1.24 Listado de entidades para organigrama del personal
1.24.1 Organigrama del personal
1.24.2 Editar miembros a su cargo
1.25 Listado de perfiles de usuario
1.25.1 Añadir perfil
1.25.2 Editar perfil
1.26 Mantenimiento de tipos de documentos
1.26.1 Añadir tipo
1.26.2 Editar tipo
1.1 Acceso a aplicación
Se accede desde la intranet en el enlace Xúquer - Gestión de órganos:
La aplicación es multi-perfil, lo que significa que el mismo usuario puede desempeñar distintos roles dentro de la aplicación, si su usuario tiene múltiples roles en primer lugar deberá seleccionar el rol con el que va a actuar durante la sesión. Tras la selección es posible cambiar el rol en todo momento pulsando en la barra de navegación opción Selección de Parámetros:
Tras seleccionar el rol con el que va a actuar o si su usuario sólo tiene permiso para desempeñar un único rol se muestra el menú principal que da acceso a las opciones de gestión del perfil conectado:
1.2 Listado de cargos
Al pulsar en la opción de menú Gestión de cargos accedemos al listado de cargos.
Desde esta pantalla es posible gestionar los datos de los cargos registrados en la aplicación.
Consta de una sección de filtro de selección donde se puede acotar la búsqueda por diversos parámetros y un listado de resultados con paginación:
La columna opciones del listado de resultados da acceso a las opciones de gestión disponibles sobre cada registro encontrado ( Eliminar / Editar ) .
Debajo del listado de resultados existen tres botones que dan acceso a las siguientes gestiones:
- Añadir cargo: muestra el formulario para añadir un nuevo cargo.
- Crear cargos masivos: muestra la pantalla para crear cargos de forma masiva en entidades.
- Volver: Permite retornar al menú principal.
1.2.1 Crear cargo
A esta pantalla se accede pulsando en el botón Añadir cargo del listado de cargos.
Muestra un formulario que permite dar de alta un nuevo cargo.
Disponemos de tres campos de texto para introducir el nombre que tendrá el cargo en los distintos idiomas y dos elementos de lista de valores que permite buscar y seleccionar la familia de cargos y la entidad asociada al nuevo cargo que se va a crear. (Para mostrar la lista de valores hay que pulsar en el icono azul situado junto al campo.)
Tras pulsar el botón grabar se navega a la pantalla de detalle del nuevo cargo creado, donde se muestra una ficha con el detalle del cargo y una lista de personas que ocupan el cargo.
En el momento de crear el cargo no hay personas que lo ocupan, es en este momento donde podemos pulsar el botón Añadir persona al cargo para seleccionar el nombre de la persona que ocupará el cargo como se describe a continuación.
1.2.2 Editar cargo
Esta pantalla es la ficha detalle de un cargo específico.
A esta pantalla se puede acceder de varias formas:
- desde el formulario de creación de un nuevo cargo. (Tras crear un nuevo cargo somos redirijidos automáticamente a esta ficha de detalle)
- desde el listado de cargos, si pulsamos en el botón editar situado en la columna opciones
- desde el listado de nombramientos para entidades, si pulsamos el botón eliminar situado en la columna opciones.
Es una pantalla que muestra una ficha detalle de los datos del cargo y un listado de personas que ocupan el cargo.
Cuando no hay personas definidas en el cargo o la persona que ocupa el cargo tiene establecida una fecha hasta aparece un botón debajo del listado de personas en el cargo llamado Añadir persona al cargo que permite acceder al formulario para crear persona en el cargo.
1.2.2.1 Crear cargo-persona
Esta pantalla permite añadir una persona a un cargo.
Consta de un formulario para introducir la persona y las fechas propuesta de nombramiento y de fin de la persona en el cargo.
- El campo Persona es una lista de selección que incluye un buscador que permite encontrar a la persona filtrando por nombre/login/dni pulsando en el icono adjunto.
- Los campos F.nombramiento y F.hasta son campos de fecha que pueden mostrar un calendario para seleccionar la fecha pulsando el icono adjunto.
Inicialmente, en el momento de crear una nueva persona en el cargo no es necesario establecer la fecha hasta, tan solo son obligatorios la fecha de nombramiento y el nombre de la persona.
1.2.2.2 Editar cargo-persona
Esta pantalla permite editar los datos de una persona en un cargo.
Se puede acceder a ella de dos formas:
- desde el listado de personas en el cargo, pulsando en la columna editar cargo situado en la columna opciones del listado de cargos.
- desde el listado de nombramientos para entidades, pulsando en la columna editar cargo situado en la columna opciones del listado de cargos.
Es un formulario donde únicamente se puede editar la fecha hasta que indicará la fecha de finalización de la persona en el cargo.
1.3 Crear cargos masivos
Esta pantalla permite crear un mismo cargo en múltiples entidades.
Se accede a ella desde el listado de cargos pulsando en el botón Creación masiva de cargos.
Es una pantalla compuesta por una lista con filtro de entidades que dispone de un checkbox para seleccionar las entidades en las que se creará el cargo y un formulario para introducir los datos del cargo.
Al pulsar sobre el botón crear, el cargo introducido se crea en las entidades seleccionadas.
1.4 Gestión de nombramientos para entidades
Esta pantalla permite gestionar los estados de nombramiento o cese por los que puede pasar las personas que desempeñan un cargo en una entidad.
Se accede desde el menú principal en la opción Gestión de nombramiento para entidades
Muestra un listado de personas que ocupan cargos en la entidad y permite solicitar un cambio de estado entre los posibles estados PROPUESTA DE NOMBRAMIENTO -> NOMBRADO / PROPUESTA DE CESE -> CESADO
La pantalla dispone de un filtro de selección que permite filtrar el listado de cargos y muestra dos secciones:
- Cargos sin ocupar: muestra la relación de cargos creados en la entidad que no tienen ninguna persona asignada. A través del enlace Añadir persona al cargo situado en la columna opciones de este listado es posible añadir una nueva persona al cargo.
- Cargos ocupados: muestra un listado de personas que ocupan los cargos en la entidad, su estado actual y da acceso a las opciones de gestión para cambiar el estado del cargo.
Para cambiar el estado de un cargo se debe seleccionar el nuevo valor en el desplegable de la columna nuevo estado y marcar el checkbox de selección situado en la columna selección. A continuación, tras haber seleccionado los cargos sobre los que se quiere cambiar el estado se debe pulsar el botón Procesar seleccionados para hacer efectivo el cambio de estado.
Este listado también incluye en la columna opciones otras opciones de gestión que dan acceso a las funcionalidades de:- Reemplazo de miembro en el cargo
- Consulta de personas en el cargo
- Edición de cargo-persona
1.4.1 Reemplazo miembro en el cargo
Esta pantalla permite reemplazar el miembro que ocupa un cargo por otra persona distinta. Permite registrar en un mismo paso la propuesta de cese del miembro actual y la propuesta de nombramiento del nuevo miembro.
Se accede a ella desde el listado de nombramientos para entidades, a través de la opción Reemplazar cargo situada en la columna opciones del listado de cargos.
Muestra un formulario con dos secciones que permiten introducir los datos de cese del miembro actual y los datos de nombramiento del nuevo miembro.
- Para el cese se ha de establecer obligatoriamente una fecha de cese y se pueden incluir uno o varios documentos asociados al cese. Para introducir más de un documento pulsar el enlace "Añadir más documentos" situado debajo del campo archivo.
- Para el nombramiento se debe introducir una persona seleccionándola a través del buscador situado junto al campo y una fecha de nombramiento. Opcionalmente se pueden introducir uno o varios documentos de nombramiento.
Tras introducir los datos del formulario se debe pulsar el botón "Enviar" se registran automáticamente las propuestas de nombramiento y cese de los miembros y se redirige al usuario de nuevo al listado de nombramientos.
1.4.2 Consulta personas en el cargo
(Esta es la misma pantalla descrita en el punto 1.2.2)
Esta pantalla es la ficha detalle de un cargo específico.
A esta pantalla se puede acceder de varias formas:
- desde el formulario de creación de un nuevo cargo. (Tras crear un nuevo cargo somos redirijidos automáticamente a esta ficha de detalle)
- desde el listado de cargos, si pulsamos en el botón editar situado en la columna opciones
- desde el listado de nombramientos para entidades, si pulsamos el botón eliminar situado en la columna opciones.
Es una pantalla que muestra una ficha detalle de los datos del cargo y un listado de personas que ocupan el cargo.
Cuando no hay personas definidas en el cargo o la persona que ocupa el cargo tiene establecida una fecha hasta aparece un botón debajo del listado de personas en el cargo llamado Añadir persona al cargo que permite acceder al formulario para crear persona en el cargo.
1.4.3 Editar cargo-persona
(Esta es la misma pantalla que se describe en el punto 1.2.2.2)
Esta pantalla permite editar los datos de una persona en un cargo.
Se puede acceder a ella de dos formas:
- desde el listado de personas en el cargo, pulsando en la columna editar cargo situado en la columna opciones del listado de cargos.
- desde el listado de nombramientos para entidades, pulsando en la columna editar cargo situado en la columna opciones del listado de cargos.
Es un formulario donde únicamente se puede editar la fecha hasta que indicará la fecha de finalización de la persona en el cargo.
1.5 Gestión de cargos sin familia
Esta pantalla permite asignar una família a los cargos que han sido incorporados sin familia previamente.
Se accede a ella desde el menú principal accediento al enlace Gestión de cargos sin família.
Muestra un listado de cargos sin famíilia que dispone de un checkbox para seleccionar cada cargo y posteriormente permite asignar por medio de un formulario una família a los registros seleccionados.
1.6 Validación de cargos
Esta pantalla permite comprobar si una persona cumple los requisitos específicos para desempeñar un cargo en una determinada entidad.
Se accede a ella desde el menú principal en el enlace Validación de cargos.
El funcionamiento es el siguiente: se deben introducir la persona, cargo y entidad y pulsar sobre el botón buscar para mostrar si el usuario cumple los requisitos para asumir el cargo.
1.7 Listado de Órganos
Esta pantalla da acceso a la gestión de los órganos.
Se accede desde el menú principal a través de la opción Definición de órganos.
Muestra un listado de órganos filtrable por diversos criterios que permite gestionar los órganos encontrados.
Para acceder a la gestión de los órganos hay que pulsar en los botones situados en la columna opciones que permiten:
- Eliminar órgano: elimina el órgano ( solo se permite si no tiene ninguna entidad vinculada)
- Editar órgano: acceso a las funcionalidades para modificar los datos del órgano y su estructura
- Listado entidades del órgano: permite acceder a la gestión de entidades asociadas al órgano, asignar nuevas entidades al órgano ( sólo permitido para determinados perfiles) y modificar la estructura y datos del órgano para la entidad específica.
Debajo del listado hay botones de getión generales de la pantalla:
- Añadir órgano: funcionalidad que permite crear un nuevo órgano. ( Solo está activa para el perfil gestor de secretaría general )
- Excel listado de órganos: descargar un excel con el listado de órganos.
- Excel composición de órganos: descargar un excel con la composición de miembros que formará cada órgano del listado
1.7.1 Crear órgano
Funcionalidad que permite crear un nuevo órgano.
Se accede desde el botón Añadir órgano desde el listado de órganos. Solo usuarios con perfil de secretaría general pueden crear nuevos órganos.
La pantalla muestra un formulario para introducir los datos del nuevo órgano.
A continuación, tras haber creado el órgano se pueden definir el número y tipo de miembros que compondrán el órgano como se detalla a continuación en Editar órgano:
1.7.2 Editar órgano
Funcionalidad para editar los datos de un órgano existente.
Se puede acceder a esta pantalla de dos formas:
- desde el listado de órganos pulsando sobre el enlace Editar órgano situado en la columna opciones
- tras crear un órgano automáticamente nos redirige a la edición del órgano para definir su estructura
Muestra una ficha del órgano y un listado de los miembros que lo componen con opciones de gestión que permiten:
- Eliminar miembro: Elimina el miembro de la estructura del órgano ( solo es posible si el órgano no tiene ninguna entidad asignada )
- Editar miembro: Da acceso al formulario para editar los datos de configuración del miembro en el órgano ( familia de cargos, función, obligatorio_Sn, etc )
- Definir órden: es un campo de texto que permite especificar qué órden ocupara el miembro en la estructura del órgano.
( Aclarar que en este momento cuando hablamos de miembro no nos referimos a personas concretas, sino a tipos de familias de cargos que definirán la estructura del órgano. Las personas en concreto que ocuparan el órgano se definen tras asignar entidades al órgano y para cada entidad específica )
Tras el listado de composición del órgano hay botones que permiten:
- Añadir miembro: muestra el formulario para crear un nuevo miembro en el órgano
- Guardar orden: guarda el orden introducido en la columna orden
- Volver: regresa a la opción de navegación anterior
A continuación se muestra una sección que permite definir las funciones del órgano de dos formas posibles:
- Añadir documentos: permite incorporar documentos que posteriormente se mostraran en la aplicación con las funciones que deberá satisfacer el órgano.
- Añadir dirección URL: permite añadir una dirección URL donde consultar las funciones del órgano.
1.7.3 Listado entidades del órgano
Funcionalidad que permite gestionar las entidades asociadas a un órgano.
Se accede desde el listado de órganos.
Según el perfil conectado se muestran las asociaciones órgano-entidad sobre las entidades de las que se disponga permiso.
Muestra una pantalla con un filtro de búsqueda y un listado de entidades asociadas al órgano donde se pueden consultar los datos y acceder a las opciones de gestión del órgano-entidad.
Las opciones disponibles son:
- Eliminar órgano: Borra la asociación órgano-entidad para que la entidad deje de participar en el órgano. (Solo es posible hacerlo si no hay miembros asignados. )
- Editar órgano: Da acceso a la gestión para editar los datos del órgano-entidad y definir o personalizar la estructura de miembros que tendrá esta entidad en el órgano.
- Miembros del órgano: Permite acceder a la pantalla para gestionar las personas concretas que ocuparan la estructura definida para el órgano.
Tras el listado de entidades asociadas al órgano existen botones para gestiones generales:
- Añadir entidad: permite añadir una nueva entidad al órgano. Tan solo usuarios gestores de secretaría general pueden añadir entidades a un órgano existente.
- Creación masiva de órganos: permite acceder a la gestión para definir múltiples entidades en un órgano. Opción disponible sólo para secretaría general.
- Volver: regresa a la opción de navegación anterior
1.7.3.1 Añadir entidad al órgano
Funcionalidad que permite añadir una entidad a un órgano existente.
Se accede desde el listado de entidades de un órgano. Solo disponible para secretaría general.
Muestra una pantalla con un formulario para introducir los datos del nombre que tendrá la asociación de entidad-organo y seleccionar la entidad.
También permite modificar la composición genérica del órgano para crear una especialización de estructura del órgano dentro de esta entidad permitiendo definir un número y tipo distinto de miembros para el órgano en la entidad al definido para el órgano genérico al que pertenece.
1.8 Creación masiva órgano-ent
Funcionalidad que permite definir la ejecución de un órgano en múltiples entidades.
Se accede desde el listado de entidades de un órgano. Solo secretaria general puede acceder a esta gestión.
Consta de un listado de entidades con filtro de búsqueda donde se deben seleccionar las entidades que participarán en el órgano.
A continuación existe un formulario para definir los datos de creación del órgano-entidad.
Al pulsar el botón crear se crean los órganos para las entidades seleccionadas.
1.9 Editar estructura órgano-ent
Funcionalidad que permite modificar la estructura de miembros definida para el órgano genérico por otra distinta para el órgano-entidad de forma que puedan participar un número y tipo de miembros distintos en la entidad al definido por secretaría general para el órgano al que pertenecen.
Se accede desde el listado de entidades del órgano en el enlace Editar órgano situado en la columna opciones.
Consta de una pantalla que muestra una ficha donde se pueden modificar los datos de identificación del órgano-ent y un listado que permite modificar la composición de miembros del órgano para la entidad asociada.
En la parte inferior del listado existen opciones generales para:
- Añadir miembro: permite añadir un nuevo miembro de familia/función a la estructura definida para el órgano en la entidad asociada.
- Guardar orden: modifica el órden de los miembros según los valores establecidos en el campo órden.
- Volver: regresa a la opción de navegación anterior.
1.9.1 Añadir familia/funcion
1.9.2 Editar familia/funcion
1.10 Editar miembros órgano-ent
1.10.1 Proponer alta
1.10.2 Editar miembro
1.10.3 Proponer baja
1.10.4 Enviar email a miembro
1.11 Tipo de entidad y preferencia de creaciòn
1.12 Listado de funciones de órganos
1.12.1 Nueva función
1.12.2 Editar función
1.13 Listado de familias
1.13.1 Nueva familia
1.13.2 Editar familia
1.13.3 Listar miembros de la familia
1.14 Listado de entidades
1.14.1 Nueva entidad
1.14.2 Editar entidad
1.15 Listado de subentidades
1.15.1 Nueva subentidad
1.15.2 Editar subentidad
1.16 Listado de relaciones entre entidades
1.16.1 Editar relación entre entidades
1.17 Listado de unidades HOMINIS
1.17.1 Editar unidad hominis
1.18 Listado de subunidades HOMINIS
1.18.1 Editar subunidad hominis
1.19 Listado de departamentos HOMINIS
1.20 Listado de centros de destino HOMINIS
1.20.1 Editar centro destino hominis
1.21 Listado de cargos de personal UPV
1.22 Información personal
1.23 Alta de usuarios no registrados en la UPV
1.24 Listado de entidades para organigrama del personal
1.24.1 Organigrama del personal
1.24.2 Editar miembros a su cargo
1.25 Listado de perfiles de usuario
1.25.1 Añadir perfil
1.25.2 Editar perfil
1.26 Mantenimiento de tipos de documentos
1.26.1 Añadir tipo
1.26.2 Editar tipo