1. Introducción
2. Gestión de las elecciones de la UPV
   1. Introducción de los datos de las votaciones
      1. Convocatorias y fechas de votación
      2. Censos
      3. Configuración de censos
   2. Mantenimiento de personas censadas

   3. Votación electrónica

      1. Generar elecciones, mesas, urnas y votos.
      2. Exportar datos para la plataforma de votación
      3. Configuración de las elecciones en la plataforma de votación.
      4. Importación de los resultados de la votación.
   4. Gestión de los resultados de la votación.

1. INTRODUCCIÓN

Los sistemas informáticos de elecciones UPV permiten gestionar las elecciones de los órganos colegiados y unipersonales de la universidad.

La gestión de las elecciones electrónicas de la UPV se hace a través de:

• Aplicación de Elecciones: Aplicación accesible desde la intranet que permite introducir todos los datos relativos a las convocatorias y los censos para gestionar el proceso de las votaciones. En esta aplicación se dan de alta todos los datos necesarios para las elecciones. Una vez realizadas las votaciones correspondientes en la plataforma de voto electrónico, se importan en la aplicación los resultados de las votaciones.
• Plataforma de eVoto: La plataforma proporciona:
  • Plataforma de voto online: Donde se realiza la votación telemática, de manera que el sistema registra todos los votos.
  • Portal de administración de la plataforma de voto: Aplicación para crear y gestionar las convocatorias por parte del administrador manualmente o a través de la importación de ficheros con los datos de las votaciones.
• Intranet/PL/SQL: En la intranet existen unos accesos para que los usuarios puedan consultar el censo, presentar candidaturas o acceder a la plataforma para la votación. También se publican en la intranet los resultados de las votaciones.

El acceso de los votantes a la plataforma de voto se hace a través de la intranet:

• En el apartado elecciones que se muestra a las personas censadas se muestran los datos del censo, y en periodo de votación se muestra una url de acceso a la plataforma.
• Antes de acceder a la plataforma, se cierra la sesión de la intranet del votante para obligarle a identificarse de nuevo en el sistema.
• Después se le redirige a la URL de la agrupación de elecciones creada en la plataforma de voto donde se identifica al votante a través del sistema de autenticación de la UPV.

La gestión de unas votaciones electrónicas requiere la preparación de las mismas en la aplicación de Elecciones, así como, posteriormente, la generación de las votaciones en la plataforma de voto a partir de los datos de la aplicación anterior. Una vez realizada la votación, se importan los ficheros con los resultados generados por la plataforma de en la aplicación Elecciones para poder calcular qué candidatos han resultado electos según el reglamento concreto de la votación (si requiere aplicar ponderaciones, etc.) y para poder publicar los resultados en la intranet de la UPV.

Por tanto, los pasos principales para la gestión de unas elecciones son:

• Introducción de la información en la aplicación Elecciones (convocatorias, censos, circunscripciones, sectores, etc.).
• Cálculo de los censos en la aplicación Elecciones.
• Introducción de fechas de presentación y reclamación de candidaturas.
• Introducción de candidaturas de forma manual por parte de un gestor a través de la aplicación de Elecciones o a través de la intranet por parte de los propios candidatos.
• Una vez proclamadas las candidaturas definitivas, preparación de los ficheros de datos para la plataforma de eVoto.
• Preparación de la votación en la plataforma de eVoto a partir de los ficheros anteriores.
• Votación telemática.
• Obtención de ficheros de resultados de la plataforma de eVoto.
• Importación y procesamiento de los ficheros anteriores en la aplicación de Elecciones para calcular los electos y publicar los resultados. En casos específicos habrá que hacer pasos adicionales:
  • Si existen empates hay que realizar las votaciones de desempate y luego gestionar los desempates de la convocatoria original en la aplicación.
  • Si se trata de elecciones de alumnos a departamentos hay que realizar un proceso adicional para aplicar las prioridades de cada candidatura a los resultados de la votación.

2. GESTIÓN DE LAS ELECCIONES DE LA UPV

2.a. Introducción de los datos de las votaciones

La introducción de todos los datos relativos a las elecciones con votación electrónica de órganos colegiados que se celebran en la UPV se realiza utilizando la aplicación Elecciones UPV accesible desde la intranet en el apartado "Lo que gestiono".

Esta introducción de datos inicial se realiza en concreto a través del menú "Convocatorias y censos" de la aplicación de elecciones.

En los apartados incluidos en este punto del manual veremos paso a paso en que consiste la introducción de datos en cada una de las opciones del menú.

2.a.i. Convocatorias y fechas de votación

Se dan de alta las convocatorias de elecciones a través de la opción de menú “Convocatorias y censos”, “Convocatorias”:

En esta pantalla podemos ver en el desplegable todas las convocatorias existentes y además podemos crear una nueva pulsando el botón “Crear convocatoria”. Esta acción mostrará el formulario de los datos que tenemos que rellenar:

• Convocatoria: Se rellena automáticamente por la aplicación.
• Fecha de publicación: Se rellena automáticamente por la aplicación con la fecha actual. Hay que introducir la fecha de publicación del censo. Esta fecha se tomará como referencia al realizar el proceso de obtención de los censos de la convocatoria.
• Tipo convocatoria: Se puede escoger entre 3 opciones:
  • Ordinaria: es el tipo por defecto, se elegirá esta opción en las elecciones de renovación total (de todos los sectores) de un órgano.
  • Renovación: se pondrá este tipo de convocatoria para las elecciones de renovación de uno o varios sectores en los órganos que se realizan anual o bienalmente.
  • De provisión de vacantes: se elegirá esta opción en las convocatorias de elecciones para provisión de vacantes en los órganos.

Por tanto, si en la misma convocatoria existen a la vez votaciones para renovar completamente algún órgano y votaciones para la renovación de algún sector en algún órgano, habrá que dividir las votaciones en 2 convocatorias distintas, una de tipo “ordinaria” para las renovaciones completas, y una de tipo “de renovación” para las renovaciones parciales.

• Activa: Inicialmente la convocatoria está inactiva. La aplicación gestiona automáticamente este campo para activar o desactivar las convocatorias según el estado de la misma.
• Descripción en castellano: Descripción en castellano de la convocatoria.
• Descripción en valenciano: Descripción en valenciano de la convocatoria.

Una vez rellenados los datos y pulsado el botón “Guardar”, la aplicación nos pedirá confirmación para crear la nueva convocatoria y, una vez creada, nos permitirá añadir las fechas de las votaciones incluidas en la misma:

Con el botón “Añadir fecha de votación” se abrirá el formulario asociado:

Los datos que hay que rellenar para cada fecha de votación son:

• Descripción mostrada en la WEB y en el acta de la votación electrónica: Introduciremos la descripción en castellano y valenciano de la votación-
• Tipo de votación: Se marcará la opción correspondiente al tipo de votación que se va a realizar: electrónica o presencial.
• Desempate: Si se trata de un desempate marcaremos “Sí”, y en caso contrario “No”.
• Fecha referencia votación inicial: Este campo es obligatorio si hemos indicado que se trata de un desempate y requiere introducir la fecha en que finalizó la votación original donde se produjo el empate.
• Fechas y horas de votación: Fecha y hora de inicio de la votación y fecha y hora de fin de la votación.
• Envío de índices de participación: En este apartado tenemos 2 campos que se rellenan con los valores por defecto pero que se pueden modificar y que contienen lo siguiente:
  • Email: Correo electrónico de destino de los correos que contienen los índices de participación de las votaciones (aparte del correo indicado aquí, siempre se manda además una copia de estos correos a las direcciones: procesos_electorales@upv.es y aoc@upv.es).
  • Horas: Horas de los días de las votaciones en que se obtendrán y enviarán por correo los índices de participación de las votaciones en marcha.
• Mesa electoral: Se introducirán los miembros que compondrán la mesa electoral de la votación, tanto titulares como suplantes.
• URLS para la votación electrónica: Aquí se indicarán las urls de la plataforma de voto correspondientes a la votación. Este campo se rellenará automáticamente por la aplicación cuando estén preparadas las votaciones electrónicas en la plataforma de Sequent.
• URLS para el manual de la votación: Si queremos que en la intranet, junto al acceso a la plataforma de votación, aparezca un manual sobre la votación electrónica, entonces rellenaremos estos campos con las urls donde se encuentra el manual, en versión castellano, y en versión en valenciano. Si pulsamos el botón “Copiar URL manuales última votación electrónica” se copiarán las urls utilizadas en la última votación electrónica.

2.a.ii. Censos.

A continuación debemos introducir los datos relativos a los órganos que tienen elecciones en la/s convocatoria/s introducidas en el apartado anterior. Para ello, por cada elección que haya que hacer en la convocatoria, hay que crear el censo que corresponda. Cada censo corresponde a una elección a un órgano determinado, por ejemplo:

Dentro de una convocatoria de elecciones habitual puede haber los siguientes censos:

• Elecciones a Director o Directora de Instituto de Investigación
• Elecciones a Director o Directora de Departamento
• Elecciones a Director o Directora de Escuela o Decano o Decana de Facultad
• Elecciones a Consejo de Institutos de Investigación
• Elecciones a Consejo de Departamento
• Elecciones a Junta de Centro
• Etc…

Podemos crear los censos desde la opción de menú “Convocatorias y censos”, “Censos”. Esta pantalla nos muestra los censos existentes y nos permite crear uno nuevo si seleccionamos la convocatoria en la que queremos crear el censo:

Si pulsamos el botón “Nuevo censo” tendremos que introducir la información correspondiente a ese censo en el formulario mostrado:

• Censo: Este campo contiene el código del censo, que se rellena automáticamente por la aplicación.
• Activo: Este campo se rellena por la aplicación para indicar si el censo está activo o no.
• Órgano: Se debe seleccionar el órgano al que corresponde la elección.
• Nombre en castellano: Nombre en castellano del censo/elección.
• Nombre en valenciano: Nombre en valenciano del censo/elección.
• Fecha de publicación del censo: Fecha en que se publicará en la intranet de la UPV el censo.
• Fecha de publicación del censo de alumnos: Fecha en que se publicará en la intranet de la UPV el censo del sector de Alumnos. Por defecto, la aplicación copia la fecha anterior en este campo. Sin embargo, si el censo de alumnos de debe publicar en una fecha distinta al resto de sectores, se puede modificar este campo para indicar la fecha correspondiente.
• Publicar en la intranet: Indica si se quiere que el censo se publique automáticamente en la intranet en la fecha de publicación. Por defecto siempre es que Sí.
• Fecha de última votación o desempate: En este campo hay que introducir la última fecha de votaciones asociada al censo, es decir, la posible fecha de segunda vuelta o desempate. Esta fecha es referencia en el cálculo del censo puesto que se requiere que las personas censadas estén activas en la UPV hasta la última fecha posible de votación.
• Fechas de reclamación: Periodo de reclamaciones al censo.
• Fechas de reclamación alumnos: Periodo de reclamaciones al censo del sector de alumnos. Inicialmente se copia el valor de las fechas anteriores, pero se puede modificar si el periodo para las reclamaciones de alumnos es distinto al resto de periodos.
• Fechas de voto por correo: Actualmente este campo no está en uso. Dejar vacío.
• Persona que recibe las reclamaciones: Este campo indica a dónde se dirigirán las reclamaciones al censo que se hagan a través de la intranet. Hay 2 opciones a elegir:
  • Correo individual: Para que las reclamaciones lleguen al correo de una persona concreta. Se puede introducir el DNI o buscar la persona pulsando el botón de la derecha de los campos.
  • Correo de servicio/órgano: Para que las reclamaciones lleguen a un correo correspondiente a un servicio/órgano, que no está asignado a una persona concreta. En este caso hay que introducir el correo correspondiente.
• Email de la Secretaría General: El valor por defecto es sni@upv.es
• Comentarios adicional: Campo de texto libre por si se quieren añadir comentarios sobre el censo.

Censos para convocatorias de provisión de vacantes

En los casos de censos para proveer vacantes en los órganos, habrá casos en que será necesario crear más de un censo por órgano, lo que no ocurre en las convocatorias ordinarias o de renovación.

Esto es así porque los censos para proveer vacantes pueden tener distintas combinaciones de sectores por cada circunscripción, por lo que habrá que dividir en censos distintos las combinaciones de tipo de elección, sectores a elegir y circunscripciones.

Por tanto:

• En caso de elecciones con un único órgano (ejemplo Claustro, representantes de los directores de centro en el CG, etc), se hará un único censo del órgano indicando los sectores y las circunscripciones con vacantes.
• En el caso de elecciones a múltiples órganos correspondientes a las distintas circunscripciones (centros, departamentos, e institutos):
  • En los casos de elecciones para proveer vacantes a representantes de los departamentos en Consejos de Escuela o Facultad se hará un único censo para todos los centros con vacantes de este tipo. En este caso habrá que indicar para cada centro, qué departamentos tienen vacantes. Este censo no podrá incluir otro tipo de vacantes.
  • Para el resto de elecciones se agruparán en un mismo censo las circunscripciones que tengan vacantes en los mismos sectores, creando censos diferentes en otro caso.

Ejemplo: Queremos hacer elecciones para proveer las siguientes vacantes:

• Vacantes de representantes del departamento de Composición arquitectónica en la ETS de Arquitectura.
• Vacantes de representantes del departamento de Ingeniería Gráfica y de Ingenieria Mecanica y de Materiales en la EPSA de Alcoy.
• Vacantes del personal PDP en la EPSA de Alcoy.
• Vacantes del sector PIT en los departamentos de Informática de Sistemas y Computadores y de Tecnología de Alimentos.

Los censos que habría que crear en la aplicación serán:

• Un censo para órgano Consejo de Escuela o Facultad para el sector PDP y con las circunscripciones: ETS de Arquitectura y EPSA de Alcoy indicando para cada centro el departamento con vacantes (según se indica en el punto “2.1.5.3. Departamentos con vacantes en el centro” del manual.)
• Un censo para órgano Consejo de Escuela o Facultad con la circunscripción EPSA de Alcoy y sector PDP.
• Un censo para órgano Consejo de Departamento para el sector PIT y las circunscripciones: Departamento de Informática de Sistemas y Computadores y Departamento de Tecnología de Alimentos.

2.a.iii. Configuración de censos.

El siguiente paso en la aplicación, consiste en indicar, para cada censo definido en el punto anterior, los sectores y circunscripciones que participan, así como lanzar los procesos de cálculo de los censos cuando corresponda o la introducción de las fechas relativas a la presentación y reclamación de candidaturas.

Para esto podemos acceder directamente desde la opción de menú Convocatorias y censos, Configuración de censos, o si ya estamos en la página "Censos" porque hemos dado de alta los censos en esa página, accedemos a la configuración de un censo concreto pulsando el icono de la llave inglesa de ese censo que se muestra rodeado con un círculo en la siguiente imagen:

Al acceder a la configuración de un censo se muestra la siguiente página:

En la parte de arriba se muestra la convocatoria y el censo que vamos a configurar. 

En la parte de abajo tenemos 4 pestañas que explicamos a continuación:

Sectores y circunscripciones:

En esta pestaña hay que indicar qué sectores y qué circunscripciones participan en las elecciones correspondientes al censo. 

Para seleccionar/deseleccionar las circunscripciones y los sectores tenemos 2 opciones:

• Seleccionar o deseleccionar manualmente varios sectores/circunscripciones: Para ello seleccionamos o deseleccionamos manualmente cada opción y guardamos los cambios con el botón "Guardar cambios" de la parte superior de la tabla.
• Seleccionar o deseleccionar de forma automática todos los sectores/circunscripciones: En cada tabla se puede hacer mediante los botones de la parte superior de la tabla. Estos botones hacen la acción indicada y además guardan los cambios al mismo tiempo.

En el caso en que se trate de una convocatoria de provisión de vacantes en centros para elegir a representantes de departamentos, también habrá que indicar qué departamentos tienen vacantes en los centros. En estos casos aparecerá un botón debajo de la tabla de circunscripciones "Departamentos con vacantes en el centro":

Si pulsamos este botón, podremos indicar, para cada centro incluido en las circunscripciones, cuáles son los departamentos que tienen vacantes en el mismo seleccionando el centro en el desplegable de centros y seleccionando los departamentos con vacantes en ese centro en la tabla inferior:

Carga o importación de censo:

Para calcular o cargar el censo se utiliza esta pestaña.

El día laborable previo a la publicación del censo, hay que calcular el censo. Esto es así porque el cálculo del censo utiliza la información actual y en tiempo real que nos proporciona el Servicio de Recursos Humanos. Las circunstancias de una determinada persona pueden variar de un día para otro y por tanto es importante que el cálculo del censo se haga en la fecha más cercana a la fecha de publicación del censo para que refleje de la forma más precisa posible la situación de cada persona en ese momento.

Existen 2 posibilidades para la carga del censo en la aplicación:

1. En todas las elecciones excepto en las correspondientes a los delegados de alumnos, el censo se calcula a través de un proceso automático de la aplicación. Este proceso genera el censo de electores de la votación y además calcula el número de representantes a elegir por circunscripción y sector. Al entrar en esta pantalla, si se trata de uno de estos casos, se mostrará la pestaña “Cálculo censo”.
2. En las elecciones correspondientes de delegados de alumnos de centros y de delegado de alumnos de la UPV no se puede realizar el proceso automático porque la información de las personas a censar no está registrada en ninguna base de datos sino que es proporcionada por cada centro en un fichero Excel. Si se trata de elecciones de delegados de alumnos, se mostrará la pestaña “Importación censo”.

La aplicación mostrará automáticamente la opción válida para el censo en que nos encontramos:

En el caso de cálculo del censo se mostrará:

En esta pantalla tenemos varias opciones en forma de botones para iniciar el cálculo del censo:

• Generar el censo de personas: Esta opción es la opción habitual. Genera el censo completo.
• Generar el censo excepto ALU: Esta opción se utiliza para generar el censo incluyendo a los sectores correspondientes al personal pero sin incluir el sector de alumnos. Se utiliza cuando la fecha de publicación del censo de alumnos es posterior a la fecha de publicación del censo del resto de sectores (normalmente por estar en periodo de matrícula y no tener aún los datos fiables definitivos de los alumnos).
• Generar el censo de ALU: Se utiliza para generar el censo solamente del sector de alumnos, cuando previamente se ha utilizado la opción anterior para calcular el censo de personal, porque la fecha de publicación del censo de alumnos es posterior.

Si pulsamos uno de estos botones, la aplicación comenzará el cálculo del censo, que puede tardar varios minutos, y al acabar mostrará el número de personas censadas por sector y las circunscripciones incluidas en el censo en la tabla que hay debajo de los botones (ver imagen anterior).

La aplicación permite recalcular los censos volviendo a pulsar el botón para calcular en cualquier momento posterior. Sin embargo, hay que tener cuidado con esta opción, puesto que esta opción borra completamente el censo calculado previamente y comienza el cálculo de nuevo, por lo que borrará también cualquier información previamente rectificada en el censo debido a reclamaciones o correcciones, por tanto hay que evitar los recálculos de censos y optar en su lugar por la introducción/modificación/eliminación manual a través de la pantalla de la aplicación “Mantenimiento de personas”.

Si por el contrario nos encontramos en el caso de importar censos, es decir, en el caso de elecciones a delegados de alumnos de centros o de presidente/a del Consejo de estudiantes la pantalla será:

En este caso habrá que seleccionar el fichero que contiene el censo y pulsar “Importar censo”.

El formato del fichero a importar se describe en la misma pantalla.

Para seleccionar el fichero a importar habrá que pulsar el botón "Importar censo", que mostrará la pantalla de selección del fichero:

Se puede arrastrar un fichero al recuadro de "Seleccionar fichero"o pinchar en el mismo para seleccionar un archivo. Una vez seleccionado, si pulsamos "Importar censo" se lanzará el proceso que realiza la importación. En el campo "Resultados" se mostrará si se ha lanzado el proceso correctamente o se ha producido algún error que ha impedido lanzar la importación (formato de fichero incorrecto, errores en el contenido del fichero, etc.)

Una vez finalizado el proceso, si cerramos la pantalla de carga del fichero, en la pestaña de importación se mostrará el resultado del proceso de importación:

Una vez se ha calculado o importado un censo, es importante comprobar que tanto la convocatoria como el censo están “Activos” (el campo está accesible en las pantallas de creación de convocatorias y de censos, si no están activos habrá que activarlos manualmente), para que aparezca en la intranet automáticamente una vez se alcance la fecha de publicación del mismo.

Fechas de candidaturas:

El siguiente paso, una vez calculado el censo, es la introducción de las fechas relacionadas con las candidaturas, accediendo a la pestaña “Candidaturas”. La pestaña muestra lo siguiente:

Para introducir las fechas de candidaturas deberemos seleccionar la fecha de la votación correspondiente en el desplegable y pulsar el botón “Generar fechas de candidaturas para la fecha de votación”.

Al pulsar este botón se abrirá el formulario para indicar las fechas:

Aquí rellenaremos los siguientes campos:

• Presentación de candidaturas: Fecha de inicio y de fin del periodo de presentación de candidaturas.
• Reclamación de candidaturas: Fecha de inicio y de fin del periodo de reclamación de la proclamación provisional de candidaturas.
• Proclamación definitiva: Fecha de la proclamación definitiva de candidatos.

Una vez rellenados los datos anteriores, pulsamos el botón  “Guardar fechas”, que generará las fechas para todos los sectores incluidos en la votación y mostrará en la pestaña de candidaturas las fechas generadas:

Las fechas de las candidaturas se rellenan en bloque para todos los sectores incluidos en las votaciones, así que, en el caso de elecciones a centros, hay que tener en cuenta que existen 2 fechas de votación para las 2 fases diferenciadas de las votaciones y, por tanto, una vez generadas las fechas para una de las votaciones, habrá que cambiar el resto de forma manual. Por este motivo es mejor generar las fechas correspondientes a la 2ªfase y cambiar la única fila correspondiente a la fase 1 de forma manual.

En el caso de elecciones provisión de vacantes en los Consejos de Escuela o Facultad habrá que borrar la fila que no corresponda al tipo de vacantes a cubrir de las filas DEP_JUNTA_CEN (representantes de departamentos en el centro) o JUNTA_CEN.

Número de representantes:

En las elecciones en que existe un número de personas a elegir por circunscripción y sector, esta información está disponible para consulta y/o modificación en la pestaña  “Número de representantes”.

La pantalla, nos muestra esta información y nos permite hacer cambios manuales:

También, en el caso de Claustro, Consejos de Centros, Consejos de Departamento y Consejos de Instituto, si ha habido cambios en el censo, podemos lanzar un recálculo automático utilizando el botón “Recálculo automático”.

Es esencial revisar esta información y corregirla antes de generar la votación en la plataforma de voto, ya que de esta información depende el número de marcas que se permitirán en cada papeleta y el cálculo correcto de los candidatos electos al finalizar el escrutinio.

2.b. Mantenimiento de personas censadas

Desde la pantalla de configuración de censos podemos acceder al mantenimiento de las personas censadas para consultar, añadir o modificar datos de personas censadas usando el botón “Mantenimiento de personas censadas”. También podemos acceder desde la opción de menú “Mantenimientos”, “Mantenimiento de personas censadas”.

En esta pantalla, una vez seleccionado un censo se mostrará una tabla con todas las personas incluidas en el mismo.

• Podemos modificar los datos o dar de baja una persona censada usando la columna “Editar” de la tabla.
• También podemos dar de alta una persona censada usando el botón “alta persona”.
• Podemos consultar si una persona está incluida en el censo o no, y en este último caso saber por qué motivo no se ha censado pulsando el botón “Consultar persona no censada”.
• Podemos ver el número de personas censadas por sector y circunscripción pulsando el botón “Ver resumen”.

2.c. Votación electrónica