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Comparación de páginas - Gestión de reuniones de órganos colegiados (GOC) (v.17 vs v.18) - Manuales de las Aplicaciones Corporativas - Confluence
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Versiones Comparadas

Clave

  • Estas líneas han sido añadidas. Esta palabra fue añadida.
  • Estas líneas han sido eliminadas. Esta palabra fue eliminada.
  • El formato fue cambiado.

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En la sección de órganos se realiza la gestión de los mismos. En esta pantalla visualizamos todos los órganos existentes en la UPV:

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La lista de los órganos se puede ordenar pinchando sobre la cabecera de la columna correspondiente. También se puede filtrar por tipo de órgano, o por nombre introduciendo caracteres en el filtro "Buscar órgano".

De cada órgano se muestra su nombre, en castellano y valenciano, el tipo del órgano, si es ordinario y si está activo.

Los órganos ordinarios son los órganos de la universidad que ya están definidos en la aplicación Xúquer de gestión de órganos y cargos. Además, podemos añadir órganos creados manualmente (no ordinarios, pulsando el botón “Añadir”). Los órganos no ordinarios también se pueden editar.

De cada órgano se muestra:

  • Nombre en valenciano y en castellano.
  • Tipo de órgano.
  • Ordinario: Si es un órgano proveniente de Xúquer (ordinario=sí) o es un órgano definido manualmente en la aplicación GOC (ordinario=NO).
  • Activo: Indica si el órgano está activo.
  • Convocar sin orden del día: Para indicar si se pueden convocar reuniones de este órgano que no tengan el orden del día definido.
  • Email: Si se indica un email para un órgano en concreto, los correos que se envíen desde la aplicación relacionados con las reuniones de estos órganos, tendrán este correo como remitente.
  • Habilitar acta provisional: Indica si se va a mostrar en la ficha de la reunión el acta provisional hasta que se sustituya por la definitiva al cerrar el acta.

Las acciones disponibles en la lista de órganos son:

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Si pulsamos añadir, aparece una nueva fila en la lista de órganos para que rellenemos los datos del nuevo órgano:

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Una vez rellenados los datos pulsaremos el botón “Actualizar” para guardar los cambios.

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Al entrar en esta sección se mostrarán las reuniones que hemos convocado y que han sido convocadas.Se mostrarán tanto aquellas que están en curso (todavía no se ha cerrado el acta) como aquellas que se han cerrado. Sin embargo estas últimas no podrán ser modificadas.

Por tanto en esta pantalla podemos tanto modificar reuniones existentes abiertas como dar de alta nuevas convocatorias.

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  • Añadir: Permite crear una nueva reunión.
  • Editar: Permite modificar una reunión existente.
  • Borrar: Permite anular la reunión seleccionada. Si ya se ha enviado la convocatoria a los miembros, se les enviará un email informando de la anulación.
  • Documentación adjunta: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
  • Acciones: Este botón desplegable permite:
    • Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
    • Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
    • Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas para la reunión.
    • Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión). La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
    • Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
    • Enviar email a los miembros convocados:Permite enviar un correo a todos los convocados con un texto libre.
    • Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar.
    • Más opciones: Esta opción está reservada para futuras funcionalidades asociadas a la reunión seleccionada.
    • Publicar acuerdos: Mediante esta opción se pueden publicar los acuerdos tomados en la reunión antes de hacer el cierre del acta. Se generará un documento por cada acuerdo que se firmará y si es un acuerdo público se publicará en el buscador de acuerdos. En estos documentos se advertirá de que el acuerdo ha sido publicado antes de aprobar el acta de la reunión.

Además en la lista de reuniones tenemos al lado de cada reunión el símbolo , que es un enlace a la ficha web de esa reunión.

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Cada subpunto de un punto podrá contener a su vez documentación o acuerdos adjuntos, ser público o no, etc.

 La aplicación numerará de forma automática los puntos y subpuntos introducidos según el orden establecido en el árbol de puntos.

Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma explicada anteriormente (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.

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