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Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
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Además, una vez rellenados estos datos y pulsado el botón "Subir" para agregar el fichero al punto del orden del día, en la parte de arriba de la pantalla podremos indicar más propiedades si el documento es de tipo "Adjunto": Podremos indicar si queremos que se muestre en el buscador público de acuerdos, accesible a todo el mundo, y también podremos indicar si queremos que aparezca en la ficha de documentación de la reunión, la cual es accesible sólamente a los convocados convocados la reunión. Si el documento es de tipo "Acuerdo" estas 2 propiedades no son modificables, ya que en este caso, el documento aparecerá en el buscador de acuerdos si el punto del orden del día es público, y también será visible en la ficha de documentación de la reunión.
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La aplicación numerará de forma automática los puntos y subpuntos introducidos según el orden establecido en el árbol de puntos. Podemos cambiar el orden de los puntos pulsando sobre las flechas que aparecen a la izquierda del mismo.
Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma explicada anteriormente indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
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Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión o sobre un punto específico del orden del día si la reunión admite comentarios de los admiteparticipantes.
En la ficha de reunión vemos además que en la barra superior hay un menú con 2 opciones más:
- Buscador de acuerdos: Es el buscador público de acuerdos donde tenemos encontramos un formulario para buscar acuerdos adoptados por órgano, fecha, descriptores y claves, etc. En este buscador se podrán consultar los acuerdos de aquellos puntos del orden del día en los que se ha marcado el check “Publicar acuerdos” y que pertenecen a una reunión pública.
- Mis reuniones: Es una lista de las reuniones que hemos convocado o a las que hemos sido convocados. Cada reunión muestra unos enlaces que permiten consultar la documentación de la reunión, el acta, los certificados de los acuerdos y nuestro certificado de asistencia una vez la reunión ha sido cerrada.
Se puede exportar la información sobre nuestras reuniones a un calendario ICAL a través del botón "Exportar mi calendario" que aparece arriba de la lista de reuniones:
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Si existe algún error en los datos de la reunión o de los puntos del orden del día, mediante este botón podemos reabrir la reunión. De esta forma, la reunión volverá a aparecer en la pestaña "Reuniones" donde podremos corregir los errores detectados y volver a generar la documentación asociada a la reunión (Acta de la reunión y certificados de los acuerdos modificados o añadidos). Esto se explica con más detalle en la siguiente sección 7.Diligencias de reuniones.
Añadir hoja de firmas:
Si se quiere añadir la hoja de firmas a la reunión una vez se ha cerrado el acta, esta opción permite realizarlo.
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