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Reuniones y conferencias en Teams

Usted puede realizar videoconferencias con la herramienta Teams incluida en el paquete Office 365.

Podrá programar una 'Reunión' o 'Evento en directo' con usuarios de la UPV o externos, según sean sus necesidades:

Reunión: reuniones hasta de 250 participantes. Todos los participantes pueden hablar, compartir vídeo, grabar, etc. si así lo desea el organizador.

Evento en directo “reunión” con más de 250 participantes. Solo las personas previamente establecidas pueden hablar y compartir información, el resto de participantes solo pueden ver y escuchar. Configuración más compleja (véase https://support.microsoft.com/es-es/office/producir-un-evento-en-directo-con-teams-591bd694-121d-405c-b26d-730315e45a22)


Se aconseja pues, optar por programar una Reunión antes que un Evento en directo.

A continuación le mostraremos las diferentes maneras de programar reuniones en Teams.






Antes de la reunión en Teams

Periodicidad

Si la reunión va a ser periódica se recomienda crear un nuevo "Equipo" con los participantes a la reunión, así evitará tener que incluir todos los participantes cada vez que vuelva a programar una nueva sesión.

Si la reunión es puntual, o bien los asistentes varían, no hace falta que cree un "Equipo".


Programar una reunión en Teams

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

  • Seleccione Programar una reunión Botón Programar una reunión en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat.

  • Desde Calendario, seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha. (Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange de su cuenta office, por lo que, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa.)

  • Desde el Canal de un Equipo, Reunirse ahora > Programar una Reunión. Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal.



Desde la opción "Calendario" del menú de la izquierda, podrá escoger el día y la hora de la reunión a programar. Una vez elegidas éstas, la plataforma le permitirá darle un título a la reunión, así como 'Invitar a personas'.



A los invitados a participar les llegará un correo con la información de la reunión, la posibilidad de aceptar la invitación (lo cual agregará el evento a su calendario) y el link para poder unirse a la reunión.


Otra forma de invitar participantes es hacer clic derecho en “Unirse a una reunión de Microsoft Teams” que aparece en la descripción de la reunión, seleccionar “Copiar vínculo” y enviarlo por correo electrónico. Quienes intenten conectarse a través del enlace sin ser miembros del grupo, deberán ser aprobados por uno de los miembros cuando intenten conectarse.

Limitar los recursos a los participantes

En Teams, cualquier Miembro puede iniciar o detener una grabación, incluso aunque la haya iniciado otro, así como silenciar el micro suyo o de otro participante.

Todos los usuarios de la UPV entran en un reunión en calidad de 'Miembro', por lo que pueden, intencionadamente o no, interrumpir la reunión. Para evitar que esto suceda debe convertir a los 'Miembros' en 'Asistentes'.

Hay dos formas de hacerlo:

1. Clic sobre el menú '•••' de la reunión > Ver detalles de la Reunión > apartado 'Opciones de reunión' y especificar quién puede presentar. Póngase usted.

2. Desde dentro de la propia reunión, y a medida que los alumnos entran, puede quitarles la capacidad de presentación yendo a la opción 'Mostrar participantes' > botón derecho sobre el alumno > 'Convertir en asistente'.

Grabar una reunión en Teams

Desde dentro de una Reunión, podemos iniciar la grabación pulsando el icono tres puntos  '•••' > ‘Empezar a grabar’.

Cuando algún participante comienza a grabar, aparecerá un mensaje en las pantallas de todos los asistentes indicándoles que la reunión se está grabando.



Info
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Desde finales de Agosto, Microsoft ha cambiado la política de grabación, de forma que, dependiendo del tipo de licencia Office del usuario que inicia la grabación, esta se guarda en un sitio u otro:

  • Usuarios con licencia Office A1: alumnos, PAS, investigadores, etc., cuando graban, la grabación se queda en el Chat de la Reunión para su descarga. Cualquier participante en la Reunión podrá descargarla y nadie podrá eliminarla. Desaparecerá al cabo de unos 20 días, aunque recomendamos que si se quiere conservar, se descargue y se guarde en Stream
Usuarios con licencia Office A3:  todo PDI,  cuando graban, la grabación se queda en su espacio Stream. Ahí permanece mientras el usuario quiera, y puede compartirla dando permisos para que los alumnos la puedan visualizar

Las ubicación original de las grabaciones depende de cómo se haya organizado la reunión:

Si la reunión es en un canal:

  • la grabación se almacenará carpeta "Grabaciones\Sólo Ver"  de la biblioteca de documentos de SharePoint asociada al canal del equipo, que el propietario dispone.

  • Los propietarios del canal tendrán derechos completos sobre las grabaciones de esta carpeta, pero los miembros del canal tendrán acceso de lectura sin capacidad de descarga.
  • Si no se quiere que los miembros del canal la puedan visualizar, habrá que descargarla, guardar copia en Stream y eliminarla de su ubicación original. Desde Stream, podrá cambiar los permisos de visualización y descarga.

Si la reunión es en un Chat, o ha sido programada desde el Calendario sin asociarla a un canal:

  • La grabación se almacena en una carpeta denominada Grabaciones en OneDrive para la Empresa del usuario que ha hecho clic en Grabar.
  • Los 'invitados requeridos' a la reunión, podrán visualizarla pero no descargarla.
  • Si hay participantes que han asistido a través del enlace a la reunión, no la podrán ni visualizar ni descargar ya que cuando se cierra la reunión, dejan de tener acceso al chat.
  • El propietario de la reunión y la persona que ha hecho clic en Grabar, tienen capacidad completa para: editar, cambiar permisos y compartir el vídeo.



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