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Alcance de la licencia Office 365 de la UPV


¿Quiénes tienen derecho a utilizar la licencia de Office 365 de la UPV?

El contrato de licencia entre la universidad y el fabricante se ha establecido en base a los trabajadores a tiempo completo de la misma (profesores, investigadores y PAS), y los estudiantes de títulos oficiales (Grado, Máster y Doctorado). Por tanto, todos aquellos que en el curso académico actual estén en esas condiciones están habilitados al uso de la licencia.


¿Cómo sé si tengo acceso?

Todos los miembros de la comunidad universitaria tienen su Intranet. Debe aparecer en la misma el enlace a o365, el cual se comunica directamente con el Directorio de la UPV, el cual controla la pertenencia a la comunidad universitaria, y es el que otorga o no el acceso


¿Por cuánto tiempo se ha contratado esta licencia?

El contrato firmado actualmente contempla un periodo que finaliza en Agosto de 2022, lo que asegura disponer de ella un tiempo suficiente como para sacarle todo su partido.


¿Se renovará la licencia al finalizar el actual contrato?

No puede saberse en estos momentos. Este es un producto que se ofrece en la actualidad en condiciones muy interesantes para las entidades educativas, pero nadie conoce las alternativas que existirán en el futuro y sus condiciones. Es por ello que los servicios son adicionales a los corporativos (no sustitutivos) y el acceso se realiza mediante credenciales distintas.


Soy estudiante en estos momentos, pero confío en acabar mi estudios el año próximo; ¿podré seguir utilizando estos productos?

La licencia sólo contempla a los estudiantes matriculados oficialmente en el curso actual, por lo que ésta caduca al finalizar el último curso académico. En caso de querer seguir utilizando estos productos debería contratar una licencia propia en alguna de las modalidades que oferta el fabricante.

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  • Las aplicaciones de Office pasarán al modo de funcionalidad reducida y, por lo tanto, podrás consultar los documentos, pero no podrás editarlos ni crear nuevos.
  • Los servicios online asociados a la dirección de correo electrónico educativa (por ejemplo, Office Online o OneDrive) dejarán de funcionar.


Tengo un carnet de la UPV, ¿puedo entonces acceder a la licencia?

No necesariamente. Hay muchos y distintos roles de personas que residen en la UPV por un tiempo, que tienen con la misma algún tipo de relación o están desarrollando aquí alguna actividad, y que son distintos de los contemplados en el contrato: PAS, PDI, INV o ALUMNO.



Acceso al Office 365 de la UPV


¿Está el servicio habilitado por defecto y por tanto lo puedo usar directamente?

No. Es necesario pasar en una primera ocasión por la Intranet y solicitar el acceso. Una vez aceptadas las condiciones y solicitado el acceso se activará el mismo tras un breve lapso de tiempo, y permanecerá activo en tanto continúe la relación contractual (profesores, investigadores y PAS) o la matrícula oficial (estudiantes de grado, máster oficial o doctorado).


Veo en la página de petición del servicio que las credenciales que debo utilizar para el mismo son del tipo IDENTIFICATIVO@upv.edu.es

Efectivamente. Para utilizar Office 365 dispone de este nuevo identificador, distinto del de acceso a los servicios habituales de la UPV.


¿Tengo que crearme un password para el acceso?

No.

Cuando algún servicio de Office 365 le pida credenciales, introduzca su login seguido del identificador anterior: login@upv.edu.es. El sistema de autenticación de Microsoft verá que usted pertenece a la UPV y se redireccionará automáticamente a nuestro propio sistema. Tendrá usted que introducir sus credenciales de Intranet como lo hace habitualmente.

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¿Cómo accedo al portal de Office 365?

Aunque puede hacerlo mediante la dirección que habitualmente anuncia el fabricante https://portal.office.com hemos creado el atajo https://o365.upv.es para acceder más rápidamente al mismo.

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Tenga en cuenta, que en dispositivos móviles, es normal, por seguridad, que las aplicaciones de Office soliciten credenciales frecuentemente en dominios federados. Este comportamiento no es configurable y no tenemos ninguna forma de controlar cómo o cuándo se efectúan estas autenticaciones, así que sea paciente si se encuentra en la necesidad de re-autenticarse más o menos cada tres días.




Errores en el inicio de sesión

Cuando un usuario intenta entrar a O365 y obtiene un error como el que muestra la imagen:

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- utilizar otro navegador simultáneamente.


Contenido del paquete


¿Qué otros programas incluye la licencia?

El paquete de Office 365 es muy extenso y variado, pero la licencia contratada por la UPV es la que oferta el fabricante para entornos educativos. Entre otros, ofrece la posibilidad de los servicios en la nube:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OneNote
  • Teams
  • Etc.


¿Puedo instalar las versiones de escritorio?

Sí. La licencia incluye la posibilidad de instalar Office 365 ProPlus hasta en 5 dispositivos distintos para un mismo usuario.

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En tabletas y móviles sí podemos escoger qué componente instalar.


¿Puedo instalar un sólo componente de Office?

  • En plataformas Windows y Mac OSX no, todas las aplicaciones que vienen con el producto Office se instalan al mismo tiempo.

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En la nueva pantalla, escoja el componente que desee instalar. Será redirigido a 'Play Store' en caso de Android, o a 'App Store' en caso de IOS, para descargar dicho componente.


¿Puedo acceder a todos los componentes que se ven?

No todos los componentes están contenidos en la licencia de educación contratada. Por ejemplo, no se incluyen los siguientes:

  • Difusión de reunión de Skype

¿Puedo utilizar Office Online para editar o crear archivos almacenados en mi Dropbox?

Desde la cuenta de Office Online podemos editar documentos, o crear nuevos, en nuestro espacio de Dropbox, si disponemos de uno.

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5. Recíprocamente, en el caso que estando en Dropbox, quiera editar archivos con la aplicación de Office Online, si todavía no ha iniciado sesión en su cuenta de Office 365, se le solicitará que lo haga antes de utilizar los archivos.




Correo de Office 365


Veo que el portal de Office 365 ofrece un correo electrónico. ¿Puedo utilizarlo como tal?

Sí. Su nuevo identificativo para acceder a estos servicios (del tipo IDENTIFICATIVO@upv.edu.es ) incluye un servicio de correo electrónico, distinto del corporativo de la UPV. Microsoft cumple con la normativa española de protección de datos (LOPD) y seguridad en los servicios (ENS), por lo que puede ser utilizado con total confianza.


¿Significa esto que la UPV ha externalizado su servicio de correo electrónico?

No, y precisamente por ello el identificador de Office 365 es distinto. La UPV mantiene su correo electrónico corporativo en las condiciones habituales, y sigue siendo el canal de comunicación oficial con los miembros de su comunidad.


Cómo redirigir mi correo corporativo a la nueva cuenta de Office 365

Desde la Intranet, en el apartado Herramientas -> Correo electrónico -> Utilidades -> Redirección de correo, introduzca su cuenta o365 (@upv.edu.es)

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Los usuarios que utilizan Exchange, encontrarán que ya tienen establecida una redirección a su cuenta @agendas.upv.es, es por esto, que si deciden redireccionar el correo a la cuenta o365 (@upv.edu.es) tendrán el inconveniente que los correos que reciban de personas dentro del directorio UPV, como en realidad son mensajes internos que no van al buzón de correo, no los recibirán en la cuenta o365 (@upv.edu.es), así pues, en estos casos, recomendamos dar de baja su cuenta Exchange, y pasar a utilizar el Calendario y Contactos que la cuenta office ofrece, para así no crear inconsistencias.


Cómo redirigir mi correo de O365 a mi correo corporativo

Si el correo de Office 365 UPV (@upv.edu.es) se usa solo para recibir notificaciones de Office, puede ser conveniente redirigir dicho correo a la cuenta UPV. Esto se puede realizar de forma muy fácil realizando los siguientes pasos.

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5. Introduzca la dirección de correo de la UPV en "Reenviar mis mensajes de correo electrónico a:" y "Guardar"


¿Existe un atajo para acceder al correo de Office 365?

Sí, por medio de la dirección https://o365.upv.es/outlook


¿En qué clientes de correo puedo configurar la cuenta de correo de Office 365?

No compatibles: Thunderbird, Mail (Apple), no funciona tampoco con el Outlook 2016 de la UPV

Compatibles:  Outlook 2016 que se descarga desde O365. Hay versiones para Windows, Mac OSx, iOS i Android.

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OneDrive

¿Incluye la licencia el sistema de almacenamiento en la nube OneDrive de Microsoft?

Sí, pero con un límite de almacenamiento de 1 TB por usuario.

¿Cómo puedo acceder a ese espacio de almacenamiento?

A través del portal de Office 365, con el botón OneDrive, se accede al cliente web de gestión de ese espacio.

¿Puedo sincronizar ese espacio con el sistema de archivos de mi ordenador?

Sí. Dentro de las opciones de configuración, accedemos al enlace "Seleccionar carpetas" y podemos  elegir aquellas que queremos sincronizar:


¿Puedo almacenar cualquier tipo de fichero?

No. Existen ciertas limitaciones en el sistema, que Microsoft va variando con el tiempo.

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En cualquier caso, habrá que referirse a las condiciones detalladas con las que el fabricante ofrece este servicio.


¿Qué puedo almacenar ahí?

Este servicio no sustituye al servicio corporativo que ofrece la UPV, aunque su gran tamaño y funcionalidad lo hace muy atractivo para su uso personal o de colaboración.

Microsoft cumple con la normativa española de protección de datos (LOPD) y seguridad en los servicios (ENS), por lo que puede ser utilizado con confianza, y en todo caso es preferible a cualquier otro producto externo.


Comprobar el espacio utilizado

Buscamos el icono con forma de nubes de OneDrive en el área de notificaciones y hacemos clic con el botón derecho sobre él para abrir el panel de preferencias.

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Se nos abrirá una nueva ventana donde lo primero que veremos será la información de nuestra cuenta, el espacio ocupado en la nube y el espacio de almacenamiento total que tenemos en esta nube.



Reuniones y conferencias en Teams

Usted puede realizar reuniones por videoconferencia con la herramienta Teams incluida en el paquete Office 365.

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Las reuniones en Teams incluyen audio, vídeo y uso compartido de archivos. También pueden grabarse para que puedan ser vistas posteriormente.

Antes de la Reunión en Teams

Si la reunión va a ser periódica se recomienda crear un nuevo "Equipo" con los participantes a la reunión, así evitará tener que incluir todos los participantes cada vez que vuelva a programar una nueva sesión.

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Si la reunión es puntual, o bien los asistentes varían, no hace falta que cree un "Equipo"


Programar una Reunión en Teams

Desde la opción "Calendario" del menú de la izquierda, podrá escoger el día y la hora de la reunión a programar. Una vez elegidas estas, la plataforma le permitirá darle un título a la reunión, así como 'Invitar a personas'.

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A los invitados a participar les llegará un mail con la información de la reunión, la posibilidad de aceptar la invitación (lo cual agregará el evento a su calendario) y el link para poder unirse a la reunión.

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Otra forma de invitar participantes es hacer click derecho en “Unirse a una reunión de Microsoft Teams” que aparece en la descripción de la reunión, seleccionar “Copiar vínculo” y enviarlo por correo electrónico. Quienes intenten conectarse a través del enlace sin ser miembros del grupo, deberán ser aprobados por uno de los miembros cuando intenten conectarse.

Grabar una Reunión en Teams

Los usuarios pueden grabar sus reuniones. Dispone la opción para generar una transcripción automática y se puedan reproducir con subtítulos.

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¿Donde se guarda la grabación? Las grabaciones se cargan automáticamente en la nube gracias a Microsoft Stream. Para buscar la grabación de una reunión, vaya a la conversación de la reunión. Todas las personas que asistan a la reunión podrán tener acceso a ver esa grabación cuando la necesiten.






Más ayuda


Problema de Skype en Mac

no puede usar Skype Empresarial en Mac para comunicarse con personas que estén usando la aplicación gratuita de Skype. Solo puede usarlo para buscar a personas de su organización que estén usando Skype Empresarial y comunicarse con ellas.

Tengo dudas acerca del funcionamiento del servicio, ¿dónde puedo encontrar información?

Hay que referirse a la documentación detallada con que el fabricante lo ofrece, como por ejemplo la página enlazada en http://o365.upv.es/ayuda


Tengo problemas con la conexión al servicio, ¿dónde obtengo ayuda?

Puede contactar con el CAU del ASIC mediante la aplicación Gregal, poniendo su consulta en la cola genérica

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