- Introducción
- Gestión de las elecciones de la UPV
- Introducción de los datos de las votaciones
- Mantenimiento de personas censadas
- Generar elecciones, mesas, urnas y votos.
- Exportar datos para la plataforma de votación
- Configuración de las elecciones en la plataforma de votación.
- Acceso al portal de administración de la plataforma de votación.
- Creación de la elección
- Configuración del portal de votación.
- Importación de los votantes.
- Generación de las claves para la mesa electoral.
- Descarga de las claves por parte de la mesa electoral.
- Publicación de las elecciones.
- Apertura y cierre de la votación.
- Inicio del escrutinio
- Acceso a la ceremonia e incorporación de la clave por parte de la mesa electoral.
- Realización del escrutinio.
- Importación de los resultados de la votación.
- Gestión de los resultados de la votación.
- Elecciones UPV en la intranet
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Los sistemas informáticos de elecciones UPV permiten gestionar las elecciones de los órganos colegiados y unipersonales de la universidad.
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- Introducción de la información en la aplicación Elecciones (convocatorias, censos, circunscripciones, sectores, etc.).
- Cálculo de los censos en la aplicación Elecciones.
- Introducción de fechas de presentación y reclamación de candidaturas.
- Introducción de candidaturas de forma manual por parte de un gestor a través de la aplicación de Elecciones o a través de la intranet por parte de los propios candidatos.
- Una vez proclamadas las candidaturas definitivas, preparación de los ficheros de datos para la plataforma de eVoto.
- Preparación de la votación en la plataforma de eVoto a partir de los ficheros anteriores.
- Votación telemática.
- Obtención de ficheros de resultados de la plataforma de eVoto.
- Importación y procesamiento de los ficheros anteriores en la aplicación de Elecciones para calcular los electos y publicar los resultados. En casos específicos habrá que hacer pasos adicionales:
- Si existen empates hay que realizar las votaciones de desempate y luego gestionar los desempates de la convocatoria original en la aplicación.
- Si se trata de elecciones de alumnos a departamentos hay que realizar un proceso adicional para aplicar las prioridades de cada candidatura a los resultados de la votación.
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La introducción de todos los datos relativos a las elecciones con votación electrónica de órganos colegiados que se celebran en la UPV se realiza utilizando la aplicación Elecciones UPV accesible desde la intranet en el apartado "Lo que gestiono".
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En los apartados incluidos en este punto del manual veremos paso a paso en que consiste la introducción de datos en cada una de las opciones del menú.
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Se dan de alta las convocatorias de elecciones a través de la opción de menú “Convocatorias y censos”, “Convocatorias”:
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- Descripción mostrada en la WEB y en el acta de la votación electrónica: Introduciremos la descripción en castellano y valenciano de la votación-
- Tipo de votación: Se marcará la opción correspondiente al tipo de votación que se va a realizar: electrónica o presencial.
- Desempate: Si se trata de un desempate marcaremos “Sí”, y en caso contrario “No”.
- Fecha referencia votación inicial: Este campo es obligatorio si hemos indicado que se trata de un desempate y requiere introducir la fecha en que finalizó la votación original donde se produjo el empate.
- Fechas y horas de votación: Fecha y hora de inicio de la votación y fecha y hora de fin de la votación.
- Envío de índices de participación: En este apartado tenemos 2 campos que se rellenan con los valores por defecto pero que se pueden modificar y que contienen lo siguiente:
- Email: Correo electrónico de destino de los correos que contienen los índices de participación de las votaciones (aparte del correo indicado aquí, siempre se manda además una copia de estos correos a las direcciones: procesos_electorales@upv.es y aoc@upv.es).
- Horas: Horas de los días de las votaciones en que se obtendrán y enviarán por correo los índices de participación de las votaciones en marcha.
- Mesa electoral: Se introducirán los miembros que compondrán la mesa electoral de la votación, tanto titulares como suplantes.
- URLS para la votación electrónica: Aquí se indicarán las urls de la plataforma de voto correspondientes a la votación. Este campo se rellenará automáticamente por la aplicación cuando estén preparadas las votaciones electrónicas en la plataforma de Sequent.
- URLS para el manual de la votación: Si queremos que en la intranet, junto al acceso a la plataforma de votación, aparezca un manual sobre la votación electrónica, entonces rellenaremos estos campos con las urls donde se encuentra el manual, en versión castellano, y en versión en valenciano. Si pulsamos el botón “Copiar URL manuales última votación electrónica” se copiarán las urls utilizadas en la última votación electrónica.
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A continuación debemos introducir los datos relativos a los órganos que tienen elecciones en la/s convocatoria/s introducidas en el apartado anterior. Para ello, por cada elección que haya que hacer en la convocatoria, hay que crear el censo que corresponda. Cada censo corresponde a una elección a un órgano determinado, por ejemplo:
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- Un censo para órgano Consejo de Escuela o Facultad para el sector PDP y con las circunscripciones: ETS de Arquitectura y EPSA de Alcoy indicando para cada centro el departamento con vacantes (según se indica en el punto “2.1.5.3. Departamentos con vacantes en el centro” del manual.)
- Un censo para órgano Consejo de Escuela o Facultad con la circunscripción EPSA de Alcoy y sector PDP.
- Un censo para órgano Consejo de Departamento para el sector PIT y las circunscripciones: Departamento de Informática de Sistemas y Computadores y Departamento de Tecnología de Alimentos.
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El siguiente paso en la aplicación, consiste en indicar, para cada censo definido en el punto anterior, los sectores y circunscripciones que participan, así como lanzar los procesos de cálculo de los censos cuando corresponda o la introducción de las fechas relativas a la presentación y reclamación de candidaturas.
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En la parte de abajo tenemos 4 pestañas que explicamos a continuación:
Sectores y circunscripciones:
En esta pestaña hay que indicar qué sectores y qué circunscripciones participan en las elecciones correspondientes al censo.
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Si pulsamos este botón, podremos indicar, para cada centro incluido en las circunscripciones, cuáles son los departamentos que tienen vacantes en el mismo seleccionando el centro en el desplegable de centros y seleccionando los departamentos con vacantes en ese centro en la tabla inferior:
Carga o importación de censo:
Para calcular o cargar el censo se utiliza esta pestaña.
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Una vez se ha calculado o importado un censo, es importante comprobar que tanto la convocatoria como el censo están “Activos” (el campo está accesible en las pantallas de creación de convocatorias y de censos, si no están activos habrá que activarlos manualmente), para que aparezca en la intranet automáticamente una vez se alcance la fecha de publicación del mismo.
Fechas de candidaturas:
El siguiente paso, una vez calculado el censo, es la introducción de las fechas relacionadas con las candidaturas, accediendo a la pestaña “Candidaturas”. La pestaña muestra lo siguiente:
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En el caso de elecciones provisión de vacantes en los Consejos de Escuela o Facultad habrá que borrar la fila que no corresponda al tipo de vacantes a cubrir de las filas DEP_JUNTA_CEN (representantes de departamentos en el centro) o JUNTA_CEN.
Número de representantes:
En las elecciones en que existe un número de personas a elegir por circunscripción y sector, esta información está disponible para consulta y/o modificación en la pestaña “Número de representantes”.
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Es esencial revisar esta información y corregirla antes de generar la votación en la plataforma de voto, ya que de esta información depende el número de marcas que se permitirán en cada papeleta y el cálculo correcto de los candidatos electos al finalizar el escrutinio.
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Desde la pantalla de configuración de censos podemos acceder al mantenimiento de las personas censadas para consultar, añadir o modificar datos de personas censadas usando el botón “Mantenimiento de personas censadas”. También podemos acceder desde la opción de menú “Mantenimientos”, “Mantenimiento de personas censadas”.
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- Podemos modificar los datos o dar de baja una persona censada usando la columna “Editar” de la tabla.
- También podemos dar de alta una persona censada usando el botón “alta persona”.
- Podemos consultar si una persona está incluida en el censo o no, y en este último caso saber por qué motivo no se ha censado pulsando el botón “Consultar persona no censada”.
- Podemos ver el número de personas censadas por sector y circunscripción pulsando el botón “Ver resumen”.
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La gestión de las votaciones electrónicas se realiza utilizando los 2 sistemas involucrados:
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- La plataforma de votación electrónica para la realización de las votaciones.
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Una vez se han proclamado definitivamente los candidatos, ya está prácticamente lista toda la información que necesitaremos para preparar la votación electrónica en la plataforma de eVoto.
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*Esta generación no es obligatoria, puesto que, cuando exportemos los ficheros para la plataforma de votación electrónica, si no se han generado estos datos, se generarán en ese momento. Sin embargo, esta pantalla permite visualizar los datos para comprobar que se han generado correctamente.
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Para preparar la votación electrónica en la plataforma de votación, necesitaremos que todos los datos sobre la votación que hay en la aplicación Elecciones se introduzcan en la plataforma de voto (fechas de votación, circunscripciones, sectores, candidatos, votantes, etc.).
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- election_data.zip
- votantes.csv
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El portal de administración de la plataforma de votación electrónica se encuentra en:POR DEFINIR https://electa.eu-2.assemblyvoting.net/backend/en/user/sign_in
Una vez identificados en la plataforma, se visualizará la página principal del portal:
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Desde esta pantalla podemos consultar una elección existente pinchando sobre el campo "Id" de la misma o bien, crear una nueva elección.
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Para preparar la votación electrónica, habrá que crear una nueva elección. Esto lo podemos hacer pinchando en el botón "Nueva elección que hay en la parte superior derecha de la pantalla" y seleccionando la opción "importar elección":
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Y si recargamos la página o volvemos a pinchar en el menú "Elecciones" de la izquierda, ya podremos acceder a la elección recién creada pulsando sobre su "Id".
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Una vez importada la elección,
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se pueden hacer cambios de forma manual en su configuración. Esto será necesario si alguna elección requiere una configuración distinta de la habitual. Por lo general, no será necesario cambiar ninguna configuración de forma manual.
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Una vez creadas las elecciones con sus candidatos a través de la importación de los puntos anteriores, debemos importar el censo, es decir, los votantes de las elecciones.
Para ello, desde la pantalla de la elección, pulsaremos la opción "Votantes
Así entramos en la pantalla de gestión de la elección que hemos importado:
Para configurar la forma de autenticarse de los votantes cuando tengan que votar en esta elección tendremos que pinchar en la opción "Configuración" del menú de la izquierda, :
Lo que nos mostrará llevará a la siguiente página:
Desplazándonos por las opciones de configuración, buscaremos la opción llamada "Interface de votación para elecciones programadas":
Desplegaremos la opción y pincharemos sobre el submenú "URL de inicio de sesión externo", que mostrará a la derecha una sección para configurar el inicio de sesión.
En este formulario, seleccionaremos el check "Create new logins connection", lo que mostrará:
y pulsaremos el botón "Actualizar la configuración",y cuando se haya actualizado la configuración se mostrará el mensaje "Elección se ha actualizado con éxito":
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Una vez creadas las elecciones con sus candidatos a través de la importación de los puntos anteriores, debemos importar el censo, es decir, los votantes de las elecciones.
Para ello, desde la pantalla de la elección, pulsaremos la opción "Votantes" del menú de la izquierda:
Lo que nos llevará a la página de votantes página de votantes de la elección, actualmente vacía:
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Y volviendo a pinchar en la opción de menú "Votantes" del menú de la izquierda, se mostrarán los votantes importados para la elección:
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Una vez tenemos todos los datos introducidos en la plataforma, se deberá iniciar una ceremonia de claves para que los miembros de la mesa electoral generen y guarden la clave que les permitirá desencriptar los votos en el posterior escrutinio.
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Para iniciar la ceremonia de claves, pulsaremos el botón "Ceremonia de inicio" y se mostrará lo siguiente:
En esta página vemos una sección Vocales/Fiscales, que contiene las personas entre las que se va a distribuir la clave en esta ceremonia. En esta plataforma de votación existe un custodio que corresponde al propio sistema, y que siempre existirá por defecto, que es el que se muestra en la imagen con el círculo verde y que tendrá el nombre Lumi Trustee.
Este custodio por defecto lo tendremos que tener en cuenta a la hora de indicar el umbral, ya que siempre estará incluido en el número indicado. Por lo tanto, si queremos por ejemplo que sean 2 miembros de la mesa electoral los que tienen que introducir la clave para iniciar el recuento, como umbral tendremos que poner a los 2 miembros más el custodio por defecto. Es decir, que el umbral sería 3.
Para añadir a un miembro de la mesa electoral como custodio de la clave debemos pulsar el botón "Agregar custodio", y pinchar en "Invitar a un fideicomisario humano":
Deberemos indicar entonces el nombre y el correo electrónico del miembro de la mesa electoral:
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La pantalla mostrará que ese miembro ya forma parte de los custodios de la clave:
Habrá que hacer lo mismo con cada miembro de la mesa.
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Solamente cuando todos ellos estén conectados , y se haya indicado el umbral en el campo correspondiente podrá empezar el reparto de las claves.
Cuando todos los miembros estén conectados, la pantalla mostrará a todos ellos en verde:
En este momento, se puede cerrar la lista de participantes y empezar a generar la clave pulsando el botón "Bloquear participantes y continuar". Durante el proceso se irá visualizando el estado de cada clave en la pantalla:
Cuando todas las claves se hayan generado y validado, la pantalla indicará que la ceremonia de creación de claves ha finalizado:
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Cuando un administrador de las votaciones haya comenzado la ceremonia de claves, e invitado a los miembros de la mesa electoral, estos recibirán un correo que contiene un código de invitación. El correo será como este:
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El miembro de la mesa, al recibir este correo, debe abrir la aplicación "Trustee Application" que debe tener preinstalada en su equipo, que tiene el siguiente .
La aplicación se puede descargar desde la web https://aion-dk.github.io/apps/. Actualmente la versión que hay que descargar es la versión 4.1. Una vez instalada en nuestro equipo accederemos a ella a través de su icono:
Al acceder a la aplicación, en la pantalla inicial tendrá que elegir la opción "Registrarse como fiscal":
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A continuación, debe pulsar el botón "Conectar y elegir ubicación", que le permitirá seleccionar una ubicación del equipo donde se guardará su clave y cómo se llamará el nombre del archivo que la contendrá la misma, para que se guarde en ese archivo la clave cuando sea generada.
Una vez elegida la ubicación, en la aplicación verá lo siguiente:
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El miembro de la mesa tendrá la clave generada en el archivo y la carpeta que haya seleccionado en su equipo local. Deberá hacer una copia de seguridad de la clave y por último, finalizar su participación en la ceremonia pulsando el botón "He terminado y estoy listo para cerrar la aplicación".
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Una vez creadas las claves, se pueden publicar las elecciones.
Para publicar una elección o para ver el estado de publicación de la elección hay que acceder al menú "E2E" de la aplicación, y en la pantalla mostrada, pinchar sobre la pestaña "Junta electoral":
Se visualizará entonces el botón para publicar las elecciones si todavía no están publicadas:
Simplemente pulsando el botón "Inicializar la junta electoral", comenzará el proceso de publicación, cuyo progreso se mostrará en la pantalla:
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No se puede publicar una vez comenzada la votación o se descartarán los votos que ya hayan sido emitidos.
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En la UPV la apertura de la elección y de todas las rondas de votación (distintas votaciones que contiene) se hace de forma automática.También se pueden
Sin embargo, si es necesario se puede abrir o cerrar de forma temporal la elección o las rondas de votación accediendo a las mismas en el portal de administración y modificándolas para cambiar el estado de las mismas a la elección desde el apartado "Configuración", cambiando el campo "Estado" para cerrar o abrir la elección según se quiera cerrar o abrir:
También se puede cambiar la hora de inicio y fin programada para la apertura y el cierre de la misma en Abierto o CerradoPara modificar el horario de inicio y de fin de la elección hay que acceder a "Configuración", "Horario", donde puede modificar tanto la fecha y hora de inicio como la de fin y guardar los cambios con "Actualizar la configuración".
Para modificar el horario de inicio y de fin de cada ronda de votación, en la pestaña "Rondas de votación" hay que pinchar sobre una de ellas y pinchar en el icono que permite editarla:
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Con respecto a las rondas de votación, se pueden abrir o cerrar en bloque todas las rondas de votación mediante las opciones que hay para ello en la pantalla "Rondas de votación", pulsando en el botón con 3 puntos:
Al pulsar la opción para hacer una de estas operaciones en bloque se mostrará un aviso de que la operación está en marcha y una barra de progreso:
Por último podemos cambiar la fecha y hora de inicio o de fin de una o varias rondas de votación determinadas, modificándolas mediante el icono del lápiz de cada una de ellas:
Y cambiando as Y modificar las fechas y horas de inicio y fin en el formulario que aparece:
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Si lo que queremos es abrir o cerrar la ronda de votación de forma manual deberemos cambiar el estado (el desplegable mostrado en la imagen anterior) a Abierto o Cerrado según necesitemos, y guardar los cambios.
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Cuando finaliza la votación, se hace el escrutinio. Para ello, el administrador de las elecciones debe acceder a la opción "Rondas de votación". Esta pantalla mostrará todas las votaciones incluidas en las elecciones y, al haber finalizado el periodo de votación, estarán cerradas:
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Habrá que aceptar en la pantalla de confirmación que avisa de que se iniciará la extracción de resultados para todas las rondas cerradas y sin recuento previo:
Una vez confirmemos en el popup anterior, se muestra la pantalla del recuento:
En la sección "Delegados de confianza" aparecen los miembros de la mesa electoral que custodian las claves. La pantalla no iniciará No se podrá iniciar el recuento hasta que los miembros de la mesa se conecten a la ceremonia con la aplicación "Trustee application". En la pantalla, el administrador que está realizando el escrutinio puede ver que hay delegados de confianza que todavía no se han conectado. delegados de confianza que todavía no se han conectado. En el apartado siguiente se explica cómo deben acceder a la ceremonia de recuento.
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Para poder hacer el escrutinio de un evento electoral es necesario que el número de miembros requerido para iniciar el recuento (el umbral indicado en la creación de claves del evento) se conecte al recuento mediante aplicación Trustee Application.
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Cuando el recuento finalice, cada votación tendrá la barra de progreso al 100% y en verde:
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En la pantalla del escrutinio se mostrarán los miembros de la mesa, y además indicará si están conectados o no:
Aunque aparezcan conectados todos los miembros necesarios para realizar el escrutinio, si hay miembros no conectados y que no se van a conectar, el administrador deberá pulsar el botón "Omitir" para que el recuento pueda completarse.
Una vez que estén conectados los miembros de la mesa suficientes para alcanzar el umbral, y por tanto aparezcan en verde en la pantalla del recuento, deberemos iniciar el escrutinio pulsando el botón "Start counting":
La pantalla muestra el estado y el progreso del recuento de cada elección:
Una vez finalice el recuento, se indicará en la pantalla esta circunstancia y veremos el progreso completado en todas las rondas de votación:
En la propia plataforma podemos consultar el resultado de cada votación pinchando sobre una de las rondas de la página y accediendo a la pestaña "Resultado" de la misma:
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Una vez finalizado el escrutinio los resultados se importarán desde la aplicación de Elecciones directamente.
Si queremos obtener los resultados de las votaciones en ficheros excel, podemos descargar un fichero comprimido que contiene todos los resultados accediendo a la pestaña "Rondas de votación" y seleccionando la opción "Descargar todos los resultados":
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Para obtener los resultados de la votación, hay que acceder a la pantalla "Carga de resultados de la votación" de la aplicación de elecciones.
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Para obtener los resultados, pulsamos el botón "Carga de Cargar datos", que se conectará a la plataforma de votación y traerá los resultados:
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Por último, al final de la pantalla tenemos los botones que nos permiten obtener tanto el informe de recuento como el acta:
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Si se producen empates en las votaciones realizadas o no hay electos en la primera vuelta, hay que preparar las votaciones de desempate o de segunda vuelta. Los empates pueden ser de los siguientes tipos:
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*Este proceso no generará desempates para el sector PIT o el sector ALU en los Consejos de instituto puesto que este tipo de empates se resolverá por sorteo.
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Una vez finalizada la votación de desempate, habrá que indicar en la convocatoria original cómo han quedado los candidatos que resultaron empatados.
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Y tendremos que indicar el orden de estos candidatos según el sorteo realizado por la Junta Electoral:
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En el caso de elecciones de alumnos a departamentos, no se puede determinar qué alumno resulta electo a partir únicamente de los resultados obtenidos en la votación electrónica, sino que hay que realizar además un proceso para aplicar a los resultados obtenidos las prioridades de las candidaturas realizadas por los alumnos, por lo que en estos casos los resultados no se publican a partir de la importación de los resultados.
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En la parte inferior de la pantalla tenemos un botón para publicar resultados de alumnos en departamentos: Una vez completados los resultados del proceso, se podrán publicar estos para su consulta a través de la intranet por parte de la comunidad universitaria a través de este botón.
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En las convocatorias donde no se han producido empates o en aquellas donde ya se han gestionado los desempates que se hayan producido, deberemos pasar los candidatos que han resultado elegidos a miembros del órgano correspondiente a la votación.
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Para pasar los miembros electos en una fecha de votación pulsaremos el botón donde pone “CARGAR” y comenzará el proceso de carga. Una vez finalizado se mostrará en la parte de debajo el resultado de la carga o, si ha habido problemas en la carga, se mostrará un mensaje de error.
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Una vez tenemos los candidatos electos pasados a miembros de los órganos puede ser que tengamos que hacer alguna modificación de estos miembros.
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Esta pantalla nos permite tanto activar como desactivar miembros, así como añadir nuevos miembros a los órganos existentes.
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En la intranet de la UPV se muestra la información relativa a las elecciones dadas de alta en RIOS y se permite realizar ciertas operaciones a la comunidad universitaria:
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Si la información relativa a estos plazos se ha introducido en la aplicación el mismo día que se necesita que la información esté visible en la intranet, se deberá activar tanto la convocatoria como el censo de forma manual en la aplicación Elecciones de RIOS.
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Los censos se publican en la intranet el día que se ha indicado en la aplicación de elecciones en la pantalla de creación o edición de censos:
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Todos los censos se publican de manera automática en la intranet (siempre que estén activos). Sin embargo, se puede activar o desactivar la publicación de cualquier censo en la intranet modificando el valor del campo correspondiente en la pantalla anterior:
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Si la persona que accede al apartado de Elecciones de la intranet cumple las condiciones para presentarse como candidato en alguno de los procesos electorales con el plazo de presentación de candidaturas abierto entonces se mostrarán en la intranet los accesos a la presentación de las mismas.
Cuando el candidato se presenta se le asigna un número de instancia y puede imprimir el justificante de la presentación de la candidatura.
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Si, además, existe una votación electrónica en curso en la cual la persona es elector/a, se muestra un enlace para acceder a la votación.