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- Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
- Enviar borrador convocatoria: Permite enviar un correo con un borrador de la convocatoria de la reunión a una dirección de correo cualquiera.
- Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
- Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas de asistencia para la reunión.
- Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión) y enviándolos a firmar. La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
- Duplicar la reunión: Crea una nueva reunión a partir de la reunión que esté seleccionada copiando los datos de la reunión (excepto la fecha) incluyendo el órgano convocado, así como los puntos del orden del día (el título, sin copiar adjuntos ni deliberaciones o acuerdos).
- Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
- Enviar email a los miembros convocados:Permite enviar un correo a todos los convocados con un texto libre.
- Sincronizar miembros y cargos de la reunión: Si después de crear la reunión se ha producido algún cambio en los miembros o cargos pertenecientes al órgano convocado en la misma, estos cambios no se reflejan automáticamente en la reunión. Para aplicar los campos producidos en el órgano a la reunión se deberá utilizar esta acción.
- Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar. Sólo recibirán el correo los miembros del órgano a informar que no formen parte del órgano convocado en la reunión cuya convocatoria se envía. El gestor de la reunión original recibe copia del correo enviado.
- Más opciones: Esta opción nos dirige a una sección donde estarán disponibles otras funcionalidades extra sobre la reunión seleccionada. Actualmente al pulsar este botón tendremos disponibles los apartados:
- Firmar actas de reuniones con clave concertada: permite firmar con clave concertada las actas cuyo firmante es el usuario conectado.
- Consultar órganos y miembros: Permite listar y exportar los miembros del órgano de la reunión así como consultar fechas e histórico de alta en el cargo que ocupa en el órgano.
- Publicar acuerdos: Mediante esta opción se pueden publicar los acuerdos tomados en la reunión antes de hacer el cierre del acta. Se generará un documento por cada acuerdo que se firmará y si es un acuerdo público se publicará en el buscador de acuerdos. En estos documentos se advertirá de que el acuerdo ha sido publicado antes de aprobar el acta de la reunión. Esta opción genera, envía a firma y publica los acuerdos en bloque, por lo que se debe hacer cuando ya estén rellenados los acuerdos de todos los puntos. Si se repite la acción de "Publicar acuerdos" sólo se generarán los certificados de los puntos del orden del día que se hayan creado desde la última vez que se realizó esta acción.
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Fecha de fin de la reunión: Se rellena una vez finalizada la reunión con la hora real de finalización para que conste en el acta.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia. En el caso de la UPV, no se permite la suplencia en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto. En el caso de la UPV, no se permite la delegación de voto en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente un punto del orden del día correspondiente a la revisión del acta de la reunión anterior.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Votaciones: Este apartado incluye una serie de campos que se explican en el apartado de las votaciones telemáticas. Por defecto están desactivadas las votaciones telemáticas.
- Visibilidad: Permite marcar si las deliberaciones y los acuerdos introducidos son visibles en la ficha de la reunión y en el borrador del acta.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
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Con el botón "Seleccionar fichero" seleccionaremos el fichero a adjuntar desde nuestro ordenador. En los campos de descripción indicaremos una descripción del archivo, y en el desplegable "Tipo" elegiremos si se trata de un "Adjunto" (fichero adjunto al punto del orden del día" ) o de un "Acuerdo" (fichero adjunto que formará parte del acuerdo correspondiente y por tanto se enlazará desde el acta y desde el certificado del acuerdo):
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La pestaña de oficios permite enviar el certificado de un acuerdo definitivo (cuando se ha cerrado el acta de una reunión) a un destinatario concreto. Ello permitirá comunicar los acuerdos que no sean públicos (no estén publicados en el buscador de acuerdos) a algún interesado.
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Al entrar en este apartado, se visualizará una tabla con los documentos pendientes de firma:
En esta tabla podemos tener hasta 2 opciones posibles para cada documento pendiente de firma:
- Firmar: Esta opción siempre está habilitada.
- Descartar: Aparece esta opción en el caso en que el documento se haya generado antes de que se haya hecho una reapertura de la reunión (diligencia). En este caso el firmante podrá descartar la firma de este documento puesto que al reabrir la reunión para hacer correcciones este documento puede no ser válido ya.
Cuando se pulse el botón "Firmar" de un documento concreto, se mostrará la información de ese documento y los pasos a seguir para realizar la firma del mismo:
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Si el proceso de generación y firma del acta se ejecuta correctamente, se mostrará el correspondiente mensaje en la pantalla y se podrá visualizar el documento firmado:
Si se pulsa el botón descartar, se mostrará una pantalla al usuario muy similar a la pantalla de firma, que le permitirá visualizar el documento y descartarlo si ya no es necesario firmarlo. Al descartar un documento ya no aparecerá en la lista de documentos pendientes de firma.
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