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Una vez registrado el convenio o la encomienda, los datos de las entidades externas se incluyen en el repositorio global de la UPV.
IMPORTANTE: Si al intentar registrar un convenio, el nombre de una entidad suscriptora coincide con el de una entidad suscriptora de un convenio previamente registrado en la UPV, ( es el mismo nombre de entidad ) , se tomarán los datos identificativos (CIF) de la entidad previamente registrada. Esto se hace para unificar las entidades en el registro que al llamarse igual son claramente susceptibles de ser la misma. Si existe algún error en el CIF o cualquier otro dato identificativo de la entidad, es el SAET como administrador de la aplicación quien puede corregir el nombre o cualquier dato de la entidad ya registrada. Para subsanar este problema, póngase en contacto con el SAET pinchando aquí: poli[Consulta] - SAET - Servicio de Administración Electrónica y Transparencia |
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Por tanto:
Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde con el nombre de a la entidad externa ( CIF y nombre son correctos). Si no es posible validar el CIF, se recomienda usar un identificador que identifique univocamente a la entidad empezando por las palabras UPVID. por ejemplo, UPVIDNOMBRE_DE_LA_ENTIDAD |
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Para grabar los datos de una entidad externa, es imprescindible identificarla seria conveniente identificarla siempre mediante su CIF , si es una entidad de España, o un identificador único equivalente al CIF para entidades extranjeras.
Cada entidad gestora de la UPV es responsable de validar que el CIF indicado corresponde con el nombre de la entidad, y esto será correcto en la mayoría de los casos.
No obstante, no siempre se dispone de ese indentificador en entidades extranjeras, por lo que se puede hacer un alta usando el CIF comodín:
UPVIDNOMBRE_DE_LA_ENTIDAD
Además, siempre se ha de tener presente que pueden ocurrir errores de diversa naturaleza en los datos, de modo que se vincule erróneamente un CIF con un nombre de entidad equivocada.
| Si bien el CIF, o identificador extranjero, es UNICO en la base de datos de hacienda (AEAT) o en la base de datos de su equivalente extrajera, NO ES UNICO en la base de datos del repositorio de convenios y encomiendas. Esto es, pueden existir varias entidades externas con distinto nombre y el mismo código grabado en el campo CIF. |
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Esto es debido a factores tales como:
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| Es decir, en la base de datos de convenios y encomiendas, cada oficina gestora de la UPV puede registrar a la entidad participante de su convenio o su encomienda con el CIF e identidad que considera o que tiene grabada en sus bases de datos internas. |
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La misma entidad participante en el mundo real, podría aparecer repetidas veces en la base de datos de convenios con CIFs distintos y el mismo nombre o con el mismo CIF y nombres distintos.
Esto se permite para facilitar el registro de los convenios, pero obviamente, puede producir inconsistencias ( empresas duplicadas, por ejemplo ) que deben ser corregidas al ser detectadas.
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El directorio de participantes en convenios y encomiendas se alimenta de los datos que facilitan las oficinas gestoras de la UPV en el momento de registrar.
En este directorio, pueden existir distintas entidades que tienen grabado el mismo CIF, por todos los factores comentados en el apartado anterior.
El Directorio de Entidades Externas Distintas, se crea a partir del directorio de suscriptores de participantes en convenios y encomiendas, unificando las entidades de modo que tengamos una denominación única y correcta para cada CIF presente en el directorio.
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- Aquellos CIFs que están registrados en la tabla de terceros (proveedores de la UPV), se toman los datos de la tabla de terceros dado que están fiscalizados y tienen muchas garantías de ser correctos.
- Todas las empresas que no tenemos registrado su CIF en la tabla de terceros, se toma uno cualquiera de los nombres proporcionados por las unidades gestoras de la UPV.
- Todas las entidades que son españolas, se realiza una verificación contra la AEAT usando un proceso automático ( PENDIENTE DE HACER EN ENERO DE 2025), de forma que se pueda autenticar que el CIF y el nombre son correctos con la base de datos de la AEAT.
Edición de la denominación de una entidad en la tabla de Entidades externas Distintas.
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Si la entidad esta registrada con un CIF que ha podido ser validado, el nombre oficial que se muestra de la entidad externa sera será el que se ha podido validar.
Si por el contrario, la unidad se ha registrado con un identificador CIF que no se ha podido validar, el nombre que se muestra en la aplicacion aplicación es el que se ha recibido desde la unidad gestora de convenios.
| El admintrador administrador global de convenios y encomiendas puede editar el nombre normalizado, que sera será el nombre que se mostrara en la aplicacion aplicación y el que se usara para registrar. |
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Esto se hace desde el menu "Mantenimiento >> Directorio de Entidades Externas"
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Pinchando en el simbolito del lápiz, entramos a la ventana de edición donde se puede editar para indicar cual es el nombre de esta entidad que se le mostrara al gestor de convenios.
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