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La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios gestores o convocantes podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
Al entrar en esta sección se mostrarán las reuniones que han sido convocadas.Se mostrarán las reuniones que están en curso, es decir, aquellas en las que no se ha cerrado el acta.
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- Añadir: Permite crear una nueva reunión.
- Editar: Permite modificar una reunión existente.
- Borrar: Permite anular la reunión seleccionada. Si ya se ha enviado la convocatoria a los miembros, se les enviará un email informando de la anulación.
- Orden del día: Accede al orden del día de la reunión para visualizar, añadir, editar o borrar puntos del orden del día.
- Adjuntos: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
- Asistencia: Abre la pantalla que permite gestionar las asistencias de los miembros convocados a la reunión y de los invitados a la misma.
- Acciones: Este botón desplegable muestra un submenú de más acciones para realizar sobre las reuniones:
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Fecha de fin de la reunión: Se rellena una vez finalizada la reunión con la hora real de finalización para que conste en el acta.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia. En el caso de la UPV, no se permite la suplencia en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto. En el caso de la UPV, no se permite la delegación de voto en ninguno de los órganos colegiados regulados en sus normativas, por lo que no se deberá marcar esta opción.
- Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente un punto del orden del día correspondiente a la revisión del acta de la reunión anterior.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
En cuanto a los órganos asistentes, en la imagen superior aparece ya como ejemplo uno seleccionado (Órgano no ordinario para pruebas). Una vez hemos añadido un órgano asistente a la reunión, podremos gestionar la asistencia de sus miembros pulsando el icono de la persona que aparece al lado del órgano:
Al pulsar el icono, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en la tabla de la pantalla la reunión, con los datos que hemos introducido:
En la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:
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Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la reunión de la forma indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
la forma indicada más arriba (“Acciones”, “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
En este correo se incluirá un enlace para que los convocados accedan a la ficha de la reunión. Esta ficha también está accesible desde la aplicación pulsando el icono de la flecha que hay al lado del asunto de la reunión:
La ficha de la reunión se describe un poco más adelante.
Gestión de asistencias en la reunión
Una vez existe una reunión creada con algún órgano asistente indicado en la misma, podremos gestionar la asistencia de sus miembros a través del botón "Asistencia" disponible en la pestaña de reuniones si seleccionamos la reunión previamente.
Al pulsar el botón, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada miembro convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia". El convocante también puede añadir un suplente para una persona que no va a asistir.
Además, en esta pantalla podemos ver los invitados (invitados generales del órgano e invitados a la reunión) e indicar si asisten o no.
Ficha de la reunión:
La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
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Cuando se crea o edita una reunión, la aplicación mostrará los nuevos campos asociados a la votación telemática:
Estos campos son:
- Admite votación telemática: Si está marcado, se votarán telemáticamente los puntos del orden del día según el procedimiento indicado en cada uno de ellos. Por defecto el procedimiento de votación será ordinario.
- Admite cambio de voto: Permite indicar si se permite que un miembro cambie el voto emitido durante la votación.
- Responsable de la votación: El responsable de la votación por defecto es el secretario, quién podrá abrir o cerrar la votación de los puntos del orden del día de la votación. Sin embargo, a través de esta opción podemos seleccionar a un gestor de la votación, que será una persona, perteneciente o no al órgano, que podrá, al igual que el secretario, gestionar las votaciones telemáticas.
- Resultados de las votaciones: Permite indicar cuándo visualizarán los resultados:
- Al cerrar las votaciones: Se podrá acceder a los resultados de las votaciones de un punto del orden del día cuando se cierre la votación de ese punto, aunque existan votaciones en curso de otros puntos.
- Al alcanzar la fecha de fin de votación: Sólo se visualizarán los resultados de todas las votaciones cuando se alcance la fecha de fin de votación indicada en los campos “fecha de fin de la votación” y “hora finalización”. El secretario podrá reabrir las votaciones si lo considera necesario mientras no se haya alcanzado la hora de fin de la votación.
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En las votaciones por procedimiento ordinario, el secretario deberá o el responsable de las votaciones deberán abrir y cerrar la votación de cada punto del orden del día.
Para ello, deberá deberán acceder a la ficha de la reunión, donde encontrará encontrarán un botón “Acceder a la votación” que deberá deberán pulsar para acceder a las votaciones de cada punto del orden del día:
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O un botón que le permitirá cerrar la votación del punto si ésta está en marcha:
Si el secretario o el responsable no cierra cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, la votación se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
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En este tipo de procedimiento, la votación se abrirá automáticamente cuando se envíe la convocatoria a los miembros, sin que el secretario la abra o el responsable de las votaciones la abran de forma explícita.
Por tanto, una vez enviada la convocatoria, los miembros podrán acceder a la votación desde la ficha de reunión y emitir su voto de la misma forma que en el apartado anterior.
El secretario puede o el responsable de la votación pueden cerrar de forma explícita la votación de cada punto del orden del día. Si el secretario no cierra o el responsable de la votación no cierran la votación de cada punto de forma explícita, pero sí que se ha indicado una fecha de finalización de la votación, ésta se cerrara a la fecha y hora de fin de votación que se ha indicado en la reunión.
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