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Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la reunión, con los datos que hemos introducido:
En el grid la tabla se mostrará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en la tabla de reuniones, si hacemos doble click en la misma, se abrirá la pantalla correspondiente a los puntos del orden del día de la reunión:
La pantalla de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
- Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
- Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
- Borrar: Borrar un punto del orden del día.
- Documentación adjunta: Adjuntar documentación al punto del orden del día. Se pueden añadir nuevos documentos o sustituir un documento previamente subido. Se puede indicar si va a ser público, y en ese caso se podrá consultar desde el buscador público de acuerdos. Si no es público, sólo se podrá consultar por los convocados a la reunión.
- Acuerdos: Adjuntar documentos relativos a los acuerdos del punto del orden del día. Estos documentos forman parte del acuerdo, por lo que tanto en el acta de la reunión como en el certificado del acuerdo saldrá un enlace a estos documentos.
- Descriptores y claves: Asignar descriptores y claves al punto del orden del día (son palabras clave para clasificar el tema del punto de manera que luego se podrá filtrar por ese tema en el buscador público de acuerdos).
Al adjuntar documentación adjunta o de acuerdos al punto del orden del día, se puede indicar si ese documento se publicará en el buscador de acuerdos público, a través del check "Público" que aparece al lado del documento cuando se sube:
- Si pulsamos este botón nos aparecerá una ventana donde podemos seleccionar el archivo a adjuntar y además indicar sus propiedades:
Con el botón "Seleccionar fichero" seleccionaremos el fichero a adjuntar desde nuestro ordenador. En los campos de descripción indicaremos una descripción del archivo, y en el desplegable "Tipo" elegiremos si se trata de un "Adjunto" (fichero adjunto al punto del orden del día" o de un "Acuerdo" (fichero adjunto que formará parte del acuerdo correspondiente y por tanto se enlazará desde el acta y desde el certificado del acuerdo):
Además, una vez rellenados estos datos y pulsado el botón "Subir" para agregar el fichero al punto del orden del día, en la parte de arriba de la pantalla podremos indicar más propiedades si el documento es de tipo "Adjunto": Podremos indicar si queremos que se muestre en el buscador público de acuerdos, accesible a todo el mundo, y también podremos indicar si queremos que aparezca en la ficha de documentación de la reunión, la cual es accesible a los convocados la reunión. Si el documento es de tipo "Acuerdo" estas 2 propiedades no son modificables, ya que en este caso, el documento aparecerá en el buscador de acuerdos si el punto del orden del día es público, y también será visible en la ficha de documentación de la reunión.
- Descriptores y claves: Asignar descriptores y claves al punto del orden del día (son palabras clave para clasificar el tema del punto de manera que luego se podrá filtrar por ese tema en el buscador público de acuerdos).
Para cada punto del orden del día, tal y como se muestra en la siguiente imagen, podemos Para cada punto del orden del día, tal y como se muestra en la siguiente imagen, podemos rellenar el título, la descripción, las deliberaciones y los acuerdos. También permite indicar si se publicarán sus acuerdos en el buscador público de acuerdos:
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Podremos buscar reuniones finalizadas introduciendo un texto que se buscará en los datos de la reunión o los puntos del orden del día, o también filtrando por asunto, tipo de órgano y órgano, y también podemos consultar la ficha relativa a una de las reuniones pinchando sobre la flecha que hay al lado del asunto.
El botón "Acciones" que se encuentra en la parte de arriba de la derecha de esta sección, permite realizar las siguientes acciones con la reunión que se haya seleccionado:
Reabrir reunión:
Si existe algún error en los datos de la reunión o de los puntos del orden del día, mediante este botón podemos reabrir la reunión. De esta forma, la reunión volverá a aparecer en la pestaña "Reuniones" donde podremos corregir los errores detectados y volver a generar la documentación asociada a la reunión (Acta de la reunión y certificados de los acuerdos modificados o añadidos).
Añadir hoja de firmas:
Si se quiere añadir la hoja de firmas a la reunión una vez se ha cerrado el acta, esta opción permite realizarlo.
Rectificar visibilidad:
Permite modificar la visibilidad de la reunión y de cada uno de sus puntos del orden del día de forma que se muestren o no en el buscador público de acuerdos. Si elegimos esta opción se abrirá la siguiente ventana:
En ella se muestra tanto la reunión como sus puntos del orden del día, y en la columna "Público" se muestra el valor que tienen asociado. Para cambiar uno de estos valores, deberemos hacer doble clic sobre el valor que queramos cambiar, lo que nos permitirá modificarlo.
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